ポンコツマーケターの謝恩会奮闘記
3月に保育園を卒園したの息子がいる。
昨日は遅ればせながら保育園の謝恩会をおこなった。私は謝恩会係で、つまりは幹事だった。
参加した方々は満足度は高そうだったのでとてもよかった。
一方で参加者にも自分たちにも店にとっても、もう少し負担をかけない方法はもっとあったなと思って反省している。
謝恩会が終わった翌日の今日、
「私ってこんなに仕事できなかったっけ…もっと改善できたはず…」
と大反省モードなんだけども、この反省を活かす場がないのでnoteを書いておく。
謝恩会係、まあできるでしょと思っていた。
正直、謝恩会係をナメていた。
まあ、これまで自分でも色々イベント企画してきたし、片手間でどうにかなるだろうと。
飲食店の予約と、レクレーションだけ企画するんでしょ。
まあ多分できるできる。
そんなふうに考えていた。
しかし私がこれまで企画してきたのは10〜15名程度のイベントで、40名を超える参加人数の企画はやったことがなかったことをこの時は考えてなかった。
参加人数が増えれば増えるだけキャンセルリスクが増えるのも、子どもが混じれば当日欠席が発生するだろうことも。
今になって振り返ると、企画運営にはさまざまなスキルが必要だったし、多分もっと真面目に取り組めばもう少しできることもあったんだろうなと思う。
例えば
マーケットイン的な企画力
コミュニティマネジメント能力
イベント運営能力
現場のオペレーション力
みたいなところだ。
時系列で反省点を順に追っていこうと思う。
概要決め：いつどこでどんな会をやるのか
謝恩会の企画運営をする上で最も困ったのが、保育園の謝恩会って何をするの問題。
まず保育園の先生に聞いてみたのだが
「保護者会でやるものなので、上に兄弟がいる保護者の方に聞いた方がいいかも」
という回答。
そこで上に兄弟がいる保護者に昨年以前何をやっていたか聞いてみても
「密を避けるために公園で開催した」
「コロナで謝恩会やらなかった」
という感じで、望んだ情報にアクセスできなかった。
ちなみにググって出てくるのは謝恩会係に何人もいるような大規模なものばかりで参考にならなかった。（うちは私ともう1人の計2人でやった）
謝恩会係の私ともうひとりで色々話した結果、あるツテで近所の小学校の体育館を借りれそうだからそこで開催し、ランチは近くの店に移動して食べようとなった。
役割の割り振りが、なんとなく体育館が相方のママさん、なんとなくレストランの予約などが私という割り振りになった。
ここでの反省ポイントとしては、困った時点で、2人で解決しようとしてしまったところだ。
もっと単純に、保護者LINEでアンケートとって、どれくらいの予算感でどれくらいの規模のものをやるか決めればよかった。
謝恩会とはコミュニティ内のイベントなので、前例とか一般論とかに頼る以前にコミュニティ内でリサーチをかけるべきだった。
リサーチできるマーケットがあるのに、リサーチしなかったのは仮にもマーケティングを生業にしている人間として、どう考えても怠慢だったな思う。
出欠確認：ひと家族何人参加するのか
この辺りはマーケティングというか、予約管理的なオペレーションの話なんだけど。
自分の首を絞めたのは出欠確認で、もっとちゃんと管理すればよかった。
Googleフォームを作って参加管理をすればよかっただけの話なんだけど、一度フォームを仮で作りながら思った。
「いやこれ、出欠聞くだけならLINEの投票フォームで事足りるな」
当たり前だが、全然こと足らなかった。
我が家がシングルマザーと一人っ子という極めてシンプルな構成なので、私当初の発想では2人1組と思い込んでいたのだ。
つまり、出席に20人投票があれば、大人20名、子ども20名で予約を取ればいいだろうと。
しかし、当然きょうだいがいれば連れて行くだの置いて行くだのある。
子どもの年齢によっては、食事のキッズプレートがいるとかいらないとかもある。
なので、理想はGoogleフォームで
子どもの名前
参加か欠席か
ひと家庭あたりの参加人数と内訳（大人◯名、こども◯名）
兄弟のキッズプレートの有無
あたりをもらっておけばスムーズに済む話だった。
参加状況の変更があっても、スプレッドシートで管理できる。
なのに、これをLINEの投票フォームで出欠確認したものだから、後から思い至ったきょうだいについても「ごきょうだいが参加する人はLINEください」と呼びかけたり、「キッズプレートの有無を確認させてください」と連絡をしたり、参加者にとってもスムーズではない形になってしまった。
また、これはコミュニティマネジメント的な反省点なんだけど、LINEで連絡を取り合ったり、後述するが個別に出欠を確認したりしたことが、なんとなくいつでも参加・不参加を言っていい空気感を作ってしまったような気がしている。
コミュニティの空気感というのはコミュニティ内のメンバーからメンバーへと伝播するので、一度作った空気というのは払拭しにくい。
相方ママさんに連絡が集中しがちで、負担をかけてしまったように思う。
参加管理：子どもの体調不良との戦い
出欠管理とは別に、参加管理も難しかった。
「子どもが体調不良で」に対応できるスタイルで店を予約できればもっとよかったなと反省をしている。
元々、ランチの店は貸切利用がしたかった。
体育館でテンションの上がった子どもたちが大勢来店すると、他の来店者に迷惑をかける可能性が上がる。
当たり前だが、子どもたちには「他の人がいるから静かにね」と何度も言わなければならなくなる。
また、その店は貸切にするとビュッフェスタイルになるので、子どもの好き嫌いや食べ残しに親が悩まなくなる点も楽だ。
「とりあえず好きなもの食べな〜」ができる。
何より、これは昨日体験して改めて思ったのだけど、子どもはすぐ体調不良になる。
前日当日の欠席連絡があった。
（急きょいけない人がいると聞いて、急きょ行くと言ってくれた人がいたので、本当に助かった）
なので人数を確定させるスタイルの予約ではなく、最低金額を支払うので当日人数は前後するかもしれませんが、大体◯名くらいですという感じで予約できるスタイルが良かったのだ。
しかし最初の出欠確認では、貸切の最低金額に満たない参加人数しか参加表明がなかった。
おそらく年度跨いだ4月開催ということも相まって、スケジュールを確定させにくかったのが原因だと思う。
はじめは「参加表明していない人は欠席で良いかな」と思っていたのだが、謝恩会係の相方のママが親切な上にしごできだったので
「なるべくたくさんの人が参加できた方がいいと思うので、投票ない人に連絡してみますね！」
と言って個別で連絡してくれた。
結果、参加人数は増えて貸切予約できる人数にはなったのだが、その頃には店も他の予約が入っていて貸切に切り替えられなかった。
そもそも大前提が、参加者はみんな忙しいワーママなのだ。
参加表明を忘れることだってある。
だからそもそもギリギリのスケジュールではなく、もっと早く出欠確認をして、余裕を持ったスケジュールで店を予約できれば良かった。
直前の準備：そうだ、お釣りお釣り！
この辺りは細かいオペレーションの話だけど、
「そういえば当日に会費を現金で集めるんだった！」
と思い至って直前に2万円分くらい崩していった。
1000円札と100円玉をこさえていったわけだが、これも地味に予想が外れた。
ありがたいことに、多くの参加者が律儀にピッタリ用意してきてくれた。
結果店に支払う際に1万円札不足というか、めちゃくちゃ細かくなってしまった。
必要なのは、1万円札だったのか…。そのパターンは予測してなかった。
小銭で集まった集金分は自分たちが持っていた1000円札で両替したりして、なるべく大きなお札で支払えるようにしたけど限界があった。
確か12万くらい払ったのだが、6万くらいは1万円札で、残りは5000円札と1000円札で支払った。
会計時、数えるのに手間がかかったので申し訳ないなと思いつつ、店員さんはにこやかに「逆に助かります！」と言ってくれたので良かったのかな。
現金の計算がヒヤヒヤしたので、できればお釣りとともに大きなお金にできるようにも準備していれば良かったなと思う。
総括：満足度の高い企画と、されてこなかったチームビルディング
今日の夕方、謝恩会に参加してくれたママとすれ違った。
「昨日は楽しかった〜！企画ありがとね〜！」
とわざわざ声をかけてもらって、大反省モードだった私としては救われた気持ちになった。
私の反省とは裏腹に、お客様の声的には満足度が高かったわけだ。
まあ、だったら良いかという気分にもなった。
満足度を上げた大きな要因は、体育館でやったレクレーションだったと思う。
当日まで私も体育館で何をするかあまり把握しておらず、びっくりした。
相方ママさんは午前中いっぱい使ってのレクレーションプログラムを考えて、色々と準備してきてくれたのだ。
大人も子どもに混じって色々と遊ぶようなもので、子どもたちは親と遊べてすごく楽しそうだった。
プログラムの内容はもちろん、司会進行も子どもたちの扱いも完璧で、「一体何者なんだ！？」と思ったら、お仕事が子どもを相手にするような仕事らしい。
プロの仕事を見た。
一方で、私は私でこれまでセミナーやイベントなどを自分で企画や運営してきた。
今回の参加者管理は穴だらけだったとはいえ、まあある程度は慣れているわけで。
お互いそんなことも知らないまま、謝恩会の準備していたのかと思うと、初めから自分は何ができて得意かを話し合えば良かったんだなと思う。
実は相方ママさんとは保育園の迎え送りの時間が合わず、これまであまり顔を合わせる機会がなかったのもあって、お互いのことをあまり知らない状態だった。
謝恩会係は2人だしいらないかもと思って提案しなかったが、最初にキックオフミーティング的なことをやっておけば、もっと相手に気兼ねなく任すことができたんだろうなと思う。
ここまで色々と自分の首を絞めたポイントや反省点を書いてきた。
反省して次回に活かせられれば良かったが、その次回がないのでnoteにつらつらと書き連ねてしまった。
気づけば4000文字越え。自分で書いてSEO記事かと思う。
まあ、そうはいっても、子どもたちが楽しそうで親も満足そうで、参加者の声としても良かったので、成功と言って良かったのではないかと思う。
大変だったし、反省点も多いけど、まあやって良かったかな。