いざ、業務マニュアルを作ろう！まずは業務を3段階に整理してみる

こんにちは。デジイチです。

前回、業務マニュアルの重要性についての記事を書きました。

業務マニュアルが重要なのは分かったので、次にいざ作成する際の考え方について私なりの考えを本記事でまとめます。

最低でも以下の3段階に分解して整理すると、比較的スムーズに進められます。

①そもそもどのような業務なのかを把握する
②その業務を構成する工程を明確にする
③それぞれの工程を手順化する

①そもそもどのような業務なのか
→これはさほど難しくありません。

例えば、
・リスティング広告運用
・オウンドメディアの記事執筆
・Webサイトのアクセス解析と改善

など、
「これはそういう業務ですか？と聞かれたらこう答える」
という程度の定義で十分です。

しかし、この段階では、
具体的にどのような作業が発生するのかは不明瞭です。

②それぞれの業務を構成する工程
→業務ごとに「工程」という単位で分解します。

例えばリスティング広告運用であれば、

（以下、想定される工程の一部を抜粋）
広告運用ツールにログイン
新規キャンペーンを作成
・
・
・
出稿完了

という粒度で十分です。「出稿完了」をゴールとしたら、最初に着手すべき工程からそのゴールまでの工程を細かく分解します。

③それぞれの工程を構成する手順
→細かく分解した工程を、最初からゴールに辿り着くまでの順番に並べます。

その後昇順で番号を振り、手順化します。

1.広告運用ツールにログインする

↓

2.「キャンペーン」タブをクリック

↓

3.「新規キャンペーン作成」ボタンをクリック
・
・
・
10.出稿完了

手順自体はテキストが中心になると思いますが、合わせて説明文を載せた画像を追加すると、より伝わりやすくなります。

最終的にマニュアルを掲載するアプリケーションの機能上可能であれば、動画を取り入れるとさらに分かりやすくなるでしょう。

パソコンで操作する様子を撮影するだけであれば、PowerPointの機能でも動画制作は可能です。

YouTubeとは言いませんが、実際に手を動かす様子が確認できると、作業者側が工程や手順を理解しやすくなります。

注意事項も漏れなく盛り込む

マニュアルに記載する手順が整理できたら、その手順に倣い、作業をシミュレーションします。

その際初めて気づいた、あるいは、手順作成時に漏れていた「注意事項」を必ず追記しましょう。

例)

「このAのチェックボックスにチェックを入れないと、次のBの項目が選択できない。そのため、必ずA にチェックを入れる。」
などです。

重要な注意事項であれば、マニュアルを読む人間が見落とさないよう、文字装飾(色、太字、下線、背景色など)や記号(※印、「！」マークなど)で強調することをオススメします。

※業務マニュアルに「！」マークを使うことは多くないかもしれませんが、ミスを回避するべく、ここだけは絶対にミスをしてはいけないという手順や作業においては使っても良いのではと思います。

業務マニュアルを作ったら実際に第3者に使ってもらおう

いざ、マニュアル作成後、実務に則って運用を開始します。

作成者自身はもちろんですが、可能であれば当該業務に関わる第3者にそのマニュアルを使ってもらい、「マニュアルの有用性を客観的に判断する」ことが重要です。

PDCAサイクルに則り、1回マニュアルを実運用で使うごとに第3者（＝運用者）にフィードバックしてもらうことが理想です。

業務工程の変更が生じたら都度変更は必要ですが、不備があったり、あるいは分かりにくい点を調整し、定期的にあるいは空いた時間でマニュアルをメンテナンスするサイクルを作ります。

それにより、業務効率化に向けた手順の最適化に繋がります。

その他注意点

「頻度が少ない作業こそ早急に可視化しよう！」

月に1回
四半期に1回
半年に1回
年に1回

頻度が決して高くはないが、定期的に必要な作業ってありますよね？

そのような作業こそ、マニュアル作成に向けて普段から工程や手順を書き留めるクセを付けましょう。なぜなら、作業頻度が少ない業務ほど、その手順を作業者の頭と手は覚えないからです。

マニュアル作成は時間がある時にまとめて実施しようとすると割と苦労します。イメージ的には夏休みの宿題と一緒です。

どんな作業にしても、一度にまとめて実施するよりは、週に1度、月に1度でも業務工程手順を振り返り、可視化＝マニュアル化することが望ましいです。

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最後まで読んでいただきありがとうございます。

業務マニュアルを作成し、ご自身の業務に付加価値をプラスしてみてはいかがでしょうか。