仕事時間の何割がミーティング！？

こんにちは、Savetime（セーブタイム）の植川です。

Savetime（セーブタイム）は、会議・ミーティングを改善するサービスですが、解決したい問題としてまず真っ先にあがるのが、「会議・ミーティングが多い」です。

特にマネジャーの方であれば、誰でも自分のカレンダーを見て「会議・ミーティングが多いなぁ…」と思ったことがあると思います。

会議・ミーティングが多いとコストが嵩むだけでなく「残業時間の抑制が難しくなる」「意思決定が遅くなる」「必要な会議室数が増える」などドミノ倒しのように問題が増えていきます。

でも「会議・ミーティングが多い」のが問題だとして、不思議なことに「自分がどのぐらい会議・ミーティングをやっているか」をちゃんと調べたことがある人も少ないですよね。ダイエットしなきゃ…とは思うけど、体重計にはのっていない、みたいな感じです。

そこで今回は「どのぐらいの時間、会議・ミーティングをやっているのか」を調べている過去の調査を紹介したいと思います。

仕事時間の約15%が会議・ミーティングに使われる

まず私たちは仕事の内、どのぐらいを会議・ミーティングに使っているのでしょうか。2012年の調査では、業務時間の「15.4%」が会議・ミーティングに使われているという結果があります（※1）。仮に1日8時間勤務とすれば、1日あたり約1時間半にもなります。

この調査では、社員数が多い企業ほど会議が多くなるという結果も出ており、社員数が99人以下では「11.8%」なのに対して、社員数が5000人を超えると「17.3%」にまで業務時間に占める会議時間の割合が増加しています。

一般的に「大企業は会議・ミーティングが多い」というイメージがあると思いますが、実際の調査でも裏付けられてますね。

（※1） 2012年10月5日「会議の革新とワークスタイル」に関する調査（株式会社ＮＴＴデータ経営研究所）

管理職・マネジャーはメンバーの約3倍の時間を使う

管理職やマネジャーの方は、「いや、自分はもっとミーティングしてるよ！」と思った方も多いと思います。私も自分自身がマネジャーとして仕事をしていた頃を振り返るともっと多かった実感があります。

当然、職位、立場、役職によっても会議・ミーティング時間は大きく変わってきます。2019年の調査では、役割に応じてどの程度、会議・ミーティングの時間が変わってくるかについて明らかになっています（※2）。

部下を持たないメンバーであれば会議・ミーティングの時間は1週間あたり3.1時間ですが、復数のチームを統括しているような部長級だと1週間あたり8.6時間になり、「3倍近く多い」んですね。年間で換算すると部長級で434.5時間、営業日に換算すると1年のうち2ヵ月半くらいを会議・ミーティングに投じています。

一般的な日系大企業であれば組織が大きくなればなるほど階層化が進み、従業員に占める管理職の割合が増加傾向にあると仮定すると、「管理職ほど会議が多い」ことが原因となって「大企業ほど会議が多い」という結果が生じているとことも想像できます。

（※2） パーソル総合研究所・中原淳（2017-8）「長時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」

あなたの会議・ミーティングはどのぐらい！？

仕事の15%が会議・ミーティングに使われ、企業規模が大きくなればなるほど、役職者になればなるほどその時間数が増えていく、ということが分かりましたが、これはもちろん平均です。もしも、あなた自身や自分のチームがどの程度をミーティングに投じているか、すぐに答えられないならば、ぜひ1,2週間分でもいいのでカレンダーを集計してみるといいかもしれません。

「平均より多いと悪い」とか「少ないと良い」といった単純な問題ではないと思いますが、まずはどのぐらいの時間・コストをかけているのかを知ることが、会議・ミーティングの生産性を上げる出発点になると思います。

（ここからは宣伝になりますが）Savetime（セーブタイム）では、1週間の仕事時間に占める会議・ミーティング時間の割合を自動的に集計するアナリティクス機能を提供しています。日頃使っているGoogleカレンダーを連携するだけで過去1年分の会議・ミーティング時間・コストを可視化できるので、試してみてください。

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次回：何が会議・ミーティングを増やす要因！？

今回は「会議・ミーティングどのぐらい多いんだっけ」という事実を確認してきましたが、では「なぜ会議・ミーティングは増える（発生する）」のでしょう？

先にあげたように組織の階層化が会議時間の増加を招いているならば、階層を減らすとミーティングが減りそうですよね。でも、階層構造を作らないティール組織を推進するある企業の方からは「めちゃくちゃミーティング多いです」という話を聞いたこともあり、そう単純な問題でもないのかもしれません。

そこで次回は、「会議・ミーティングは昔から多いのか？あるいは最近増えているのか？、増えているのだとすればなぜなのか？」といったことを掘り下げてみたいと思います。それではまた。（植川）