143、「流れ」があることの有り難さ
こんにちは。
最近、友人が「はたらく細胞」というアニメを紹介してくれました。
そのアニメは知っていましたが、どうやら「はたらく細胞BLACK」があるとのこと。
ネタバレしないように結論だけお伝えすると、そのアニメを見てから食事に気をつかうようになりました。
（糖質や脂質を多く含む食事をしている時は、細胞さんたちに「ブラックな環境にして申し訳ない」という気持ちで美味しく食べています）
さて、今回も仕事を通じての個人的な気づきを気ままに書いていきます。
読んでいただけると幸いです。
（あくまでも個人の見解なのでご了承ください）
業務フロー（流れ）のありがたさに気づくまで
ここ最近、直面していたこと課題が、「業務フロー（流れ）」がない中で「業務フロー（流れ）」を作ることの難しさでした。
これまで、既存の業務フローや手順が用意された環境で働いてきた私としては、この「流れ」の価値に改めて気づかされることとなりました。
過去にいろいろな仕事をしてきましたが、どの職場でも業務フローは当たり前のものとして存在していました。朝のミーティング、タスク管理ツールの使用、経費申請プロセス、発注と在庫管理など、組織全体で統一された流れがあり、それに沿って仕事を進めるだけで成果を出す環境が整っていました。当時は、その流れに特段の感謝を抱くことはありませんでしたが、今ではその「流れに乗ること」がどれほど大きな助けとなっていたのかを痛感しています。
業務フローがない環境での苦労
ゼロイチを経験するということは、業務フローやプロセスを何もないところから構築する必要があります。
具体的には、以下のような課題に直面しました。
タスクの優先順位が曖昧
どの作業を先に進めるべきか明確な基準がなく、気になることから着手した結果、重要なことを後回しにしてしまうことがありました。コミュニケーションの非効率化
関係者間での役割分担や情報共有の方法が統一されていないため、無駄な会議や、手戻り、仕事の重複や連携不足によるチャンスロスが頻発しました。リソースの無駄遣い
業務効率が良くないため時間の浪費、修正作業に対する追加費用など多くの無駄遣いがありましたが、もっとも痛手だったことは業務内容が不明確だったことによる人件費の無駄遣いが発生したことでした。（明確に業務を伝えれば1時間で終わったことが1日かかってしまったことなど）
これらの問題は、私個人だけでなく、チーム全体の士気や生産性にも悪影響を及ぼしました。
業務フローがもたらすメリット
一方で、業務フローが整っている環境では、多くのメリットがあったと感じます。以下に私が感じるメリットの一部を記載します。
タスク管理が容易になる
優先順位が明確になり、無駄な作業を減らすことができます。効率的に動くことで、短い時間でより多くの成果を上げることが可能です。チーム全体の一体感が生まれる
統一されたプロセスがあることで、誰が何をすべきかが分かりやすくなり、コミュニケーションが円滑に進みます。また、責任の落とし所も明確になるために、お互い責任のなすりつけのようなものを防ぐことができます。ミスやトラブルを減らす
明確化された業務フローと流れがあることで、誰が作業を行っても一定の品質が担保され、属人化を防ぐことにつながります。「この人がいないと仕事が回らない」という状況を防ぐためにも、非常に重要なことだと感じています。
ゼロから業務フローを作り上げるためのポイント
たくさんの失敗の中で得た学びから、ゼロから業務フローを構築する際に重要だと感じたポイントを共有します。
現状の課題を洗い出す
最初に、現在直面している問題をリストアップすることが必要です。問題点が明確になれば、何を解決すべきかが見えてきます。ここで重要なことは、問題点のようで問題点ではないことを見分けることです。シンプルさを重視する
最初から完璧なフローを目指さず、最低限必要なプロセスを定めることから始めます。動き出すまでに時間をかけ過ぎずに、徐々に改善していくことが重要になります。他社の事例やツールを参考にする
「ゼロから作る」という表現ですが、実際には完全に独自の方法を作る必要はないと考えています。既存のテンプレートなどを活用することで、大幅に効率化できます。チームメンバーの意見を取り入れる
自分一人で決めるのではなく、実際に業務を行うメンバーの意見を聞くことで、実用的なフローを作ることができます。「使いやすいか」という観点と「工数をかけずに対応できるか」という観点でチェックしてもらうとよいかと思います。
まとめ
業務フローや手順がある環境のありがたさは、それが無くて業務連携がうまくできていない時にはじめて気づくものだということがわかりました。
仕事において、業務フローや流れがある環境に身を置かれている方が多いと思いますが、それは単なる「手順」ではなく、組織や個人の生産性を最大化するための重要な基盤であり財産であるということです。
ですが、もしこの記事を読んでいる方が、新しい環境やプロジェクトに取り組む中で、業務フローと流れが整っていなくて、同じような苦労を感じているなら、まずは簡易的なフローを作り、少しずつ改善していくことをお勧めします。
1つ重要なことをお伝えし忘れていました。
この「流れを作る」というところが最も負荷が大きい仕事だと思っています。
そして、最も仕事が面白い部分だということも最近は感じています。
私が「流れ」を作っていく過程で、大変なことばかりでしたが、「流れ」がもたらすメリットも同時に実感することができ、こんな経験ができること自体が非常にありがたい機会だなと思って、どうしたらより効果的な「流れ」を作れるのかを考えながら、日々チャレンジしております。
今回の記事がどなたかの仕事において、業務フローの重要性に改めて目を向け、より効率的でスムーズな仕事の流れを作るお役に立てれば幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。