【複業人事の仕事術】締め切り3日前締め切りルール

みなさんこんにちは！
ショーゴです。

複業人事スタイルで幾つかの企業・プロジェクトを横断して働いているとよく言われるのは「どうやってタイムマネジメントしてるの？」ということ。
自分なりにいくつかのマイルールがあるのですが、その中の一つが「締め切り3日前締め切りルール」です。

今回はなぜこのセルフルールを課しているのかについて、理由をまとめてみました。

最初から締め切りを前倒しておく

そもそも「締め切り3日前締め切りルール」とは何か。
これは色んなタスクやToDoを進めるにあたって、本来の締め切り日の3日前を締め切りにする、と言うものです。

例えば、10月10日が本来の締め切りの場合、僕の中では10月7日を締め切りにし、カレンダーなどにも7日を締め切りと設定するということですね。

これが最初のポイントでもあるのですが「できたら早めに仕上げよう」という意識ではまず前倒し出来ません。
最初から締め切りがここだと設定しておくのが大切です。
何なら本来の締め切り日を忘れてもいいと思います。結果として、依頼主からすれば締め切りより早く上がってくることになるので。

ではなんでこんなルールにしているのか。

イレギュラーに対応できる

一つ目の理由は「イレギュラーに対応できるから」です。

僕の場合、幾つもの企業・コミュニティの案件を同時並行で進めている都合上、締め切りが被ることもありますし、どこかのプロジェクトで突発的な対応が必要なトラブルが起きることもあります。

何かの案件を締め切りギリギリで進行していると、別なプロジェクトで丸一日割かれるような大きなトラブルが発生した時点で詰みます。どちらかを捨てなくてはならない事態に追い込まれてしまう。

それを避ける為にそもそも全ての締め切りを前倒して進めておくようにしているんです。それでもしイレギュラーが起きたとしても、次の日に着地できればまだ締め切り2日前なのでセーフです。

修正対応できる時間を確保する

二つ目の理由は「クライアントの確認・修正に対応できるから」です。

僕の中で締め切りは「初案を出す期限」ではなく、「完結させる期限」です。
ここを勘違いしている人は意外と多いなと感じていて、締め切りギリギリに提出してきた書類が全然方向性違うもので修正間に合わない（結果僕が自分で対応する）ケースに今まで何度も遭ったことがあります。

なので、僕は部下に対して何か仕事をお願いする際に本来のデッドラインは伝えず、それよりも数日前倒して締め切りを伝えています。
そこでもし数日前に提出してきたらラッキーくらいの心持ちでいて、万が一1日遅れたとしても本来のデッドラインは超えないという管理をしています。

基本、何かしらの確認や修正が入る前提で考えておいた方がいいと思うので、あらかじめ締め切りを前倒しで設定し、もし修正対応が入っても元々の締め切りには間に合うようにしていると言うわけです。

相手の期待を超える

三つ目は「相手の期待値を超えるため」です。

僕は仕事ってキャッチボールのようなものだと思っています。
これってどうなってますか？と相手にボールを渡す。
それはこうですよ。と自分にボールが返ってくる。
じゃあこの案でいきましょう。と相手にボールを渡す。
といったようなイメージで、常に誰かがボールを持っているイメージ。

僕は自分の手元に極力ボールを置かないことを大切にしています。
それはメールの返事1通などもそうです。
返事を返していないとめちゃめちゃモヤモヤするので、その日のうちにできることは全て返して手元にボールがない状況にしたいんです。

締め切りについても同じ感覚で、例えば、仕事を頼まれた日が4月1日だったとして、相手から「4月11日までにお願いしたい」と言われたとしましょう。
締め切りまで10日あると言うことになるのですが、仕事というボールが手元にあること自体でモヤモヤがスタートするんです。
一刻も早く手放してスッキリしたい気持ちが強いので、遅くとも3日前、巻けるなら次の日にでも仕上げて相手に納品します。

すると、相手から「すごいね！もう出来たんだ！」と通常よりも高い評価をしてもらえたことがありました。相手からすれば4月10日納品されるんだろうな、と思っていたものが3日後に納品され、かつクオリティも高かったら嬉しいですよね。
これが「期待値を超えた」ということです。

元々はただ自分が仕事抱えてるとモヤモヤするからという理由だったのですが、結果的にそれが高い評価に繋がり、「また次回もお願いするよ！」と気に入って頂けたので、今は極力早く納品することを標準にしました。

同じ仕事をしても、早くて質が高ければより評価も高くなります。
僕のような複業家やフリーランスで「個人のカンバン」で仕事をしている人にとってはより大切なことかもしれません。

ということで今回は「締め切り3日前締め切りルール」について、なぜそんなセルフルールを課しているのかの理由をまとめてみました。

これって元々締め切りを前倒しちゃうだけなので、実は意外と誰でもできることだと思いますし、それによって得られるメリットも大きいのでぜひおすすめしたい仕事の進め方です。もしよかったら試してみてくださいね。
最後まで読んで頂いてありがとうございました。