vol.3【Excelの基本のコツ・エクセルで困ることへの対処】
今回も、前回に引き続きExcelの基本的なコツをお伝えします。
前回、方眼用紙にしたエクセル、そのままではまだ使えません。
エクセルは、見たままに印刷するのが苦手なんです。
それを踏まえて、表を作る必要があるんです。
Excelで困ること
どこまでが１ページに印刷されるかがわからない
エクセルのセルは縦・横ともにたくさんあります。どこまでが１ページ内に印字されるのかわかりません。
そこで、一度、[ファイル]→[印刷]として印刷プレビューを表示します。
印刷する対象がないので、プレビュー画面には
「印刷する対象がありません。」
と、表示されます。
それでもあきらめないで、今回の資料を印刷するプリンタを選択します。
そして、エクセルのSheet1に戻ってくると、矢印のあたりに縦の「薄い
」点線が表示されます。
これが、選択したプリンタで１ページに印刷される境界線となります。
どこまでが１ページなのかは、プリンタ次第
１ページに印刷される境界線がわかったからと言って、ページいっぱいに表を書いてしまい、お客様先でエクセルを印刷するとページがはみ出して２ページ目も印刷されてしまうことがあります。
自分のプリンタと、お客様先のプリンタが異なる場合に起こり得ます。
自分のプリンタではZ列32行目までが１ページでも、お客様先のプリンタではY列31行目までが１ページということがおこるのです！
エクセルは、編集中の見た目よりも、表計算の処理速度を優先として作られているため、印刷されたイメージと同じにならないことがほとんどです。
１ページの範囲は、プリンタによって異なってくることを覚えておいてください。
そのために[表示]の[改ページプレビュー]で表示される改ページの確認をしましょう。
指定プリンタで改ページされる位置が「点線」で表示されます。
Excelで困ることへの対処
プリンタまかせの「自然改ページ」ではなく、「指定改ページ」で設定しておくと良いでしょう。
「自然改ページ」は点線で表示されています。
この点線の上にマウスを持っていき、マウスの形が変わったことを確認してから、点線を一つ右の列へドラック＆ドロップ操作で一つ右AA列に移動させ、
実線となったページ区切りを、ドラック＆ドロップで元のZ列に位置に戻します。
この操作は、「改ページ」位置を強制的に固定する操作となります。
どのプリンタで出力してもZ列で改ページすることを、エクセルに記憶させたことになります。
行方向でも同じ操作ができます。
エクセルの基本のコツ
印刷プレビューを表示させ、行・列どこまでの範囲が１ページか把握する
改ページプレビューを表示して、「自然改ページ」を「強制改ページ」にする
なかなか面倒ですが、仕方がないです。
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