テレワークを円滑にする3つのルール

新年度が始まりましたが、新型コロナウィルスの猛威はとどまることを知らず、ビジネスに大きな影響を与え続けています。

そんな中で一つの大きなトピックが「テレワーク」かと思います。
外出自粛が強まる中で、自宅にこもって仕事をせざるを得なくなっている方が増えていますが、一方で今回慌てて仕組みを導入した企業は、仕事の進め方で壁にぶつかっている、というようなケースも発生しているようです。

私の会社は、ITツールを販売しているということもあり、遠隔で業務については割と慣れていましたが、全社員が自宅で業務というのはさすがに行っていなかったため、「全員テレワーク」で進めるのは当初は何かと苦労しました。

3月中旬から社員全員（といっても8人ですが）が、オフィスに全く来ずに自宅で業務となりまして、いろいろな試行錯誤をした結果、今では割と業務がスムーズにいくようになりました。

今回は、私の会社の「リモートワークをスムーズに活かせるようにするために行った3つのルール」についてnoteで公開したいと思います。

「これからテレワークを行う」もしくは「テレワークを社内で行っているが情報伝達で困っている」という方は参考にしてもらえればと嬉しいです。

前提としてですが、チャットツール・ビデオ会議ツールは必須です。
チャットツールはSlackやChatwork、ビデオ会議ツールはZoomやGoogleハングアウトなどを活用しましょう。

えー使い方わからない、という方は個別に連絡ください（笑）

ルール１．要所要所でのあいさつ

テレワークを行う際に、一番課題となるのが「一緒に働いている相手が見えない」ということかなと思います。一緒にオフィスにいれば、すぐそばにいて、何をしているのかはわからなくても「そばにいる」ということだけで安心感があると思いますが、テレワークにしてしまうと一人ぼっちで仕事をすることになるわけで、漠然とした不安が常に起こりがちです。

こういった不安を和らげるため、私の会社では下記のタイミングで挨拶を必ずするようにしています。

始業時→「おはようございます。業務開始します」
就業時→「おつかれさまでした。業務終了します」
休憩時→「お昼ごはん入ります」「お昼ごはんから戻りました」

これだけで十分です。こうするだけで「仲間も働いているんだな」という安心感に繋がります。

ルール２．即レスが基本

相手の顔が見えないだけに、チャットで話しかけて返信がないと、イライラしてしまいがちです。ですので、何らかメールやチャットが来たときには、「可能な限りすぐに返信する」ということをルールにしています。

一方で、作業にしばらく没頭したいので返信がすぐにできない、という場合には、下記を２点を推奨しています。

・共有カレンダーに「集中TIME」などと入力しておいて、何らか作業をしていることを公開しておく。

・作業に没頭するタイミングで「これより１時間○○の作業を集中的に行うため、返信が遅くなります。よろしくお願いいたします。」などとチャットで状況を共有しておく

こうすることにより、同僚に相手に話しかけやすくなりますし、やりとりがスムーズになるため、業務の遂行が円滑になります。

ルール３　ビデオ会議はできるだけ顔を見せあって

社内会議などは、ZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議ツールを使うことが非常に多くなっています。

ビデオ会議は多くの情報をやりとりするため、参加者全員が自分の顔などを写してしまうと通信容量を圧迫して、会議の発言が聞き取りづらくなったりするため、音声のみで会議をしたりすることもあるかと思います。また、作業を自宅でやっているがために、自宅を写したくないから音声だけにしていることもあるでしょう。

そういった状況は理解できますが、やはり会議やミーティングは人と人とのコミュニケーションの舞台ですので、最初の挨拶だけでもいいので、お互いの顔を出して会話をしたいものです。

そういったことによって、会議参加者の相手を実感できますし、その後のコミュニケーションも円滑になります。

ですので、最初の１分だけ、挨拶だけでいいですから、お互いの顔を出し合ってから会議をスタートすると良いかと思います。

以上、私の会社のテレワークルールをまとめました。

これまで取り組んでいた、というより今回の事態を受けてやむを得ずテレワークを導入した企業も多いかと思います。ただ、テレワーク自体は東京オリンピックの混雑緩和に向けて、取り組みの推進が政府からも出されていましたし、うまく活用すれば通勤時間を圧縮できて楽ちんだったり、子育て中の方の職場復帰がスムーズになったりと、メリットも大きいのが事実です。

これを機会に、テレワークを会社の機能の一つとして、取り入れてしまえると良いかと思います。

コロナウィルスとの戦いは長期戦の様相を呈してきましたね・・・。

みなさま、一緒に乗り切っていきましょう！

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