同窓会評議員会@三田祥雲館高校

こんにちは。
今日は高校の同窓会の、年に一回の評議員会でした。
自分の記憶メモとして、そして同窓会の運営をされてる方の参考になればと思い記事を書きたいと思います。

同窓会活動とは

同窓会というと、年末やお盆に集まって、旧友との再会をイメージする方も多いですが
私が行っている同窓会活動は、もう少し裏方の仕事。

学校と連携して、在校生支援や同窓生の親睦を図るための事務局運営になります。

母校、三田祥雲館高校は現在１８回生まで卒業しており、私は７回生。
７年前の社会人一年目からこの同窓会の副会長として、会務及び予算編成とその実行の一端を担っています。

主な支出項目は会報の制作・発行と学校絵の援助。同窓会ホームページの管理費用、個人情報管理外部委託費用、お知らせの郵送費用などが挙げられます。

これまでは同窓生の親睦のためという名目では上手く支出ができていなかったことが課題になっていました。

同窓会総会の開催について

会則では、年に一回の総会もしくは重要議題がない場合は評議員会でこれを代用することができるという規則があります。

今回はコロナのこともあって久しぶりの会則通りの開催でしたが、重要議題もなかったため、評議員会として開催させていただきました。

評議員会というのは各学年クラスごとに２名ずつ設けられた評議員が出席する会です。
今回は18回生×5〜8クラス×2名のおおよそ、最低でも180人に参加資格がある会でした。

ちなみに組織構成としては過去にこちらで触れたことがありますが、間違っていたので今回修正しています。

実際何人くらい集まるのか

今回の評議会は16名の現地参加でした。
出席率は10％未満となります。

これからの同窓会運営の課題

ずばり、SNSやＩＣＴでのネットワークがあるので、同窓会という組織が音頭を取らなくとも繋がりを持つことができるようになりました。

今回の評議員会から、YouTube Liveの利用も併用して行い、現地参加者以外に10名以上がオンラインで参加してくださりました。
一方で質問などの発議は、現地参加者からのみだったため、リモートでも参加しやすい雰囲気が重要ではないかと思われました。

ここまで読んでいただくと非常に地味なコミュニティーに感じられるかもしれませんが、おそらくPTAよりも予算は持っておりますし、自由度の高い資金(余剰金や繰越金)は学校本体よりもあるのではないかと思われます。

経済的にパワーは持っているものの、会員の積極性が薄いため上手く予算活用出来てないなとも感じますね。

ちょっと、雑然と書いてしまいましたが課題をまとめるとこんな感じ。

☑同窓会(事務局)という組織だからこそできる、同窓生の親睦コミュニティの形成
☑現地にいなくても完結する事務局側の運営
☑同窓会員及び理事・評議員等の会費予算に関する自分ごと化
☑卒業生のための前向きな予算活用方法の検討

個人的な考えです

これは税金の活用、公共政策を考える自治体の悩みと被ってくるところがあるのではと思います。

きっと自治体が税金の使途を決めるときも、徴収元である市民国民の意見を取り入れたいと思うでしょうが、
なかなかこの場に参加してくれる人は少ない。

税金の使途を自分ごと化して、意見を行ってくれる人は一体何割くらいなんだろうか。

今回の評議員会では出席可能な評議員のうち、出席率は10％以下でしたが、発議者は当然これよりも少なくなるわけです。

とはいえ今回の成功事例

オンライン配信のデビューと会報のオンライン発行については今回非常に良いチャレンジになったと思います。

そして、同窓生のイベントの企画。
これは恒例行事として同窓会の事務局が主催となって、集まれるイベントを企画しましょうとなりました。

私自身、遠方に住んでいたときはほぼ活動に参加できませんでしたし
会報の郵送発行では一度に一年分の収入を上回る出費が出ていきますので、紙での発行は隔年。

発行しない年はオンラインでの作成と発行に舵をきれて、もっと前向きな予算を組むことができました。

地域・母校に根ざした卒業生が集まれるイベントを、これから時間をかけながらも育てて行きたいと思います。

現地でご参加いただいた卒業生。
オンラインでご参加いただいた卒業生、ありがとうございました。