ダンス自主公演の企画①~やる事と順序~
2024年1月、コンテンポラリーバレエの小作品を上演するダンスの自主公演を横浜で開催しました。
初めての自主公演で、自分でいろいろと手探りで準備をすすめましたが、多くの方のご協力のもと、無事に公演を開催することができました。
自主公演を企画～開催まで、どのように準備を進めていったのか、どのくらいの金額がかかったのか等、細かくお伝えしていこうと思います。
「自主公演を開催してみたいけれど、何からはじめたらよいのか？」、「いつ頃準備をはじめたらよいだろう？」、「どのくらいの予算があればよいのだろう？」等のお悩みの解決の糸口になるかと思います。
公演の規模によってかかる金額は大幅に変わるとは思いますが、準備の手順は大体同じだと思いますので、
まずは、自主公演を開催するにあたっての準備、「いつ頃何の準備に取り掛かっていたのか」をお伝えします。
今回行った公演は、ブラックボックス仕様のホールを借り、客席数は最大150席ほど、今回は舞台の見え方を考え、100席ほどに減らしました。
公演は1日のみで昼夜2公演行うという、小規模の公演でしたが、照明はしっかりとつけていただき、割としっかりとした内容になっていたと思います。
それでは早速、公演準備で行ったことと順番をお伝えします。
こちらの記事では行った内容はざっくりと記載しますが、また別の記事に行ったことの内容も細かく書いていこうと思っています。
ちなみに今回は費用を抑えるため、チラシデザイン等の専門的なこと以外は全て1人で行いました。
①会場を決め、公演日を決める(約9カ月前)
会場を決めるにあたり、まずはインターネットでいろいろなホールを調べました。公共のホールや、県民共済のホール等、いろいろと調べました。
その中でも、希望の公演日時に予定を入れやすく、客席数、照明機材やスタッフの有無、立地や準備のし易さ等を考えた結果、「THE HALL YOKOHA」という施設をお借りすることにしました。
ホール見学は2023年の3月末に行きました。そこで、ホールが自分の行いたい公演に適しているかを再確認し、ホールの空き状況を確認しました。
公演は2023年の11月～2024年の1月の間に行いたいと思っていたので、その旨をホールの担当者の方にお話ししました。
その時に、ホールの空き状況と、ざっくりとした費用についてお伺いしました。諸々お話をしていただいて、このホールで良いと感じたため、必要な準備期間などを考えて、1月にホールのレンタル予約をしました。
本番日とその前日を仕込み&リハーサルの為、2日間を予約しました。
また、出演者の待機&更衣室用に、ホールに隣接した小さなスタジオも合わせて予約しました。
ホールの予約が確定したのが4月半ば、公演の約9カ月前です。
②演目を決め出演者を募る(約9カ月前)
ホールと公演日が決定したら、演目を決め、出演してくださるダンサーを募集しました。
今回は小作品を複数上演する計画で、その為には最低でも6人が必要でした。
インスタグラムで募集をかけ、最終的には募集に反応してくださった方、私からお声かけした方を含め、7人の方の出演が無事に決定しました。
募集の際に、皆さんには7月からリハーサルを開始したい、という旨をお伝えしました。
3月末から声かけ・募集を開始し、最終的に出演者を決定したのは4月末頃です。こちらも約9カ月前の決定です。
そして、出演者用のグループラインを作り、公演に関する連絡が始まりました、。
③協賛を募る(約8カ月前)
今回の公演を行うにあたり、練習スタジオを確保するための協賛をお願いしました。（予算が十分にある場合は必要ないと思います。）
そして、THE HALL YOKOHAと馬車道のバレエスタジオ、K×Jバレエアカデミー様が賛をしてくださることになりました。
場所を提供してくださるという協賛内容でしたので、相手方のスタジオのご都合をお伺いしてからスケジュールを立てる必要がありました。
協賛を募り、決定したのが5月末頃です。公演の約8カ月前、リハーサル開始の約2カ月前です。
両者ともに、練習スタジオの提供をしていただき、予算を抑えて準備をすることができました。本当にTHE HALL YOKOHAとK×Jバレエアカデミー様には感謝感謝です。
④リハーサルスケジュール作成(約7か月)
出演者が決まったら、配役を決め、リハーサルスケジュールを組んでいきます。
それぞれに予定を聞き、なるべくNG日が出ないよう、それぞれの作品もまんべんなく練習できるようにスケジュールを調整します。
出演者と上演作品が多いとこれがなかなか頭を使う作業となりました。笑
出演される方々は皆さんプロでそれぞれフリーランスで活躍していらっしゃるので、スケジュール組みはパズルのようでした。笑
そして、6月半ばにダンサー全員にスケジュール(時間・場所・練習作品)をお渡ししました。
⑤チラシ作成業務開始(約7カ月前)
6月末にはチラシ作成についてデザイナーさんに連絡をとり、チラシとチケット、そしてパンフレットのデザインの見積もりを取ってもらいました。(今回は、紙チケットにしました)
チラシは公演の3か月前(この場合10月)には配布を開始したかったので、それに合わせてデザインをしていただき、確認や修正をそれまでに何度か繰り返す必要がありました。
なので、チラシやパンフレットに載せたい情報も随時お送りする、ということもこの時期から始めました。
チラシやパンフレット作製に関して、デザイナーとどのようなやり取りがあったかはまた別に細かくまとめようと思います。
⑥リハーサル開始(約6カ月前)
上演作品は、私の振付け作品が7つ、協賛いただいたK×Jバレエアカデミー様が2つの作品を行うという内容でした。
作品の数が多かったのもあり、リハーサル時間は最低半年は必要と判断しました。
ソロの作品は6月から練習を始めていましたが、グループ作品は7月からリハーサルを始めました。
⑦チケット予約フォーム作成・衣装サーチ開始(約5カ月前)
チケット予約を承るために、Google Formを使い、チケット予約フォームを作成しました。
どの回を希望か、必要枚数、取り置きか郵送か、などの必要事項を選択式にしたフォームを作成してQRコードを作り、チラシに載せました。
また、この時期には衣装についても考え始めました。
ダンサーの採寸も行い、作品のイメージに合う衣装を探しを開始します。
レンタルにするのか購入するのか、いろいろと見て回り、最終的には、ほとんどの衣装を購入しました。
最終的に全ての衣装がそろったのは公演の1カ月くらい前だったと思います。
⑧チラシ配布・チケット予約開始(約3カ月前)
遅くとも公演の3か月前にはチラシを配布したかったです。
ですので、10月にチラシ配布を開始し、同時にチケットの予約も開始しました。
また、チラシだけでなく様々なWeb媒体にも宣伝のお願いをして、公演情報をいろいろなサイトに掲載して頂いたり、SNSでの広告も利用しました。
ちなみにチラシは、全部で2000枚ほどいろいろな場所に置いていただいたり、配ったりしました。
広告・宣伝に関しても別記事にまとめようと思います。
⑨手渡し・郵送チケット配布開始(約2カ月前)
チケットを予め受け取っておきたいお客様に、チケットのお渡しを12月に開始ししました。
⑩会場の担当者とミーティング・照明案作成(約2カ月前)
THE HALL YOKOHAの担当者と本番の流れや照明などについてミーティングを行いました。
ここで、当日の受付の人員が何人くらい必要かを確認し、ミーティングの後すぐに受付人員の確保も行いました。
また、この時には照明を担当してくださる照明さんも来てくださり、実際にどのような効果が出せる照明があるか等、説明してくださいました。
それを基に、照明案を作成し、ミーティング後3週間以内に作品の動画と照明案、衣装の写真を送り、照明のデザインして頂きました。
⑪パンフレット完成・前日&当日スケジュール決定・当日用資料作成(約1カ月前)
パンフレットは1月に入り、最終確認を行い印刷しました。
公演の前日・当日のスケジュールは、ホール側とダンサーに確認を取り流れや時間配分に問題がないかチェックし、タイムスケジュールを決定し、当日に受付をお手伝いいただく方々にも共有しました。
この時期に、当日運営に必要な資料、お客様アンケート、アナウンスの台本も作成し、必要な備品も購入しました。
⑫前日会場設営&ゲネプロ
公演前日からホールを借りていました。
午前中に客席を並べたり、照明をセッティングしたりする会場設営、午後から場当たりを開始、夕方からゲネプロをおこないました。
ここで、忘れていたフィナーレの存在を思い出し、慌ててフィナーレを付け足しました。笑
⑬本番✨
こうして無事に本番を迎えることができました。
最後のバラシはお疲れのところで申し訳なかったですが、受付の皆さんとダンサーの皆さんが手伝ってくれ、あっという間に終えることができました。
公演後は、諸々の事務作業、お礼や精算をコツコツ片づけていき、全部が終わりました。
今回は公演までのざっくりとした流のお伝えになりましたが、深く掘り下げられるトピックは掘り下げてお伝えしたいと思いますので、興味があればぜひご覧ください。^^