【朗報】社員からの質問はAIが回答する時代になりました

社内の総務や労務担当者が直面する問題の一つに、繰り返し同じ質問に対応する時間が取られてしまうことがあります。
しかし、そんな悩みを解消する方法として、「FAQBot」を導入することで大幅に業務効率を向上させることが可能です。
今回は、AIを活用した社内FAQボットの作成方法を紹介します。

「そんなこと言ったって、どうせ開発知識ないと難しいんでしょ？」と思った方、ちょっと待ってください。

Botを作るってなんだかハードルが高く感じられる方もいると思いますが、今回は本当に誰でもできるものを用意して参りました・・！

その方法とは、Googleアカウントさえあれば手軽に利用できる「NotebookLM」というツールを使った方法です。

難しい技術は一切不要。誰でもできるAI活用術をぜひお見逃しなく。

この記事がぴったりな人

・会社の労務・総務担当で、社員からの質問対応に疲弊している方
・難しいことは一切抜きにして、FAQBotを作ってみたい方

今回の担当

目次

1. NotebookLMとは？

NotebookLMは、Googleが提供するAI搭載のノートブックサービスです。
このツールは、ユーザーがアップロードしたドキュメントに基づいて、AIが質問に自動回答してくれます。
例えば、社内の就業規則をそのままNotebookLMにアップロードすれば、就業規則の内容に基づいて、社員からの質問に自動的に対応するFAQボットとして機能します！

特徴

• アップロードした資料に基づいた正確な回答

• 質問の候補が自動で表示される

• 回答元となる資料の参照リンクも提供される

• 簡単な設定で即座に利用可能

なお、NotebookLMの基本的な使い方については、以下の記事で紹介しておりますので、まだ使ったことがないという方はぜひこの記事をご覧ください！

2. GoogleNotebookLMでFAQボットを作成する方法

ステップ1：資料のアップロード

NotebookLMのダッシュボードから「作成」ボタンをクリックし、FAQボットに使いたい資料をアップロードします。
今回は例として、就業規則のドキュメントのダミーを作成したので、こちらをアップロードしてみましょう
この資料に基づいてFAQボットが自動回答を行うようになります。

## 就業規則ダミー

第1章 総則
 （目的）
第1条  
本就業規則は、株式会社XYZ（以下、「会社」という）の従業員の服務および就業条件を定めることにより、会社の円滑な運営と秩序の維持を目的とする。

 （従業員の定義および適用範囲）
第2条  
本就業規則は、会社に雇用された正社員および契約社員を対象とし、これらの従業員に適用する。

 （従業員の遵守義務）
第3条  
従業員は、本就業規則を遵守し、誠実に業務を遂行することにより、企業秩序の維持に努めなければならない。

 第2章 採用・試用期間
 （採用手続）
第4条  
会社は、従業員を採用する際、書類選考および面接を経て、採用の可否を決定する。

 （試用期間）
第5条  
新規採用された正社員および契約社員には、原則として3か月間の試用期間を設ける。試用期間中の勤務成績により、本採用の可否を判断する。

 第3章 労働時間・休憩・休日・休暇
 （労働時間）
第6条  
会社の所定労働時間は、1日8時間とし、休憩時間は1時間とする。

 （休日）
第7条  
会社の休日は以下のとおりとする。  
1. 週休2日制（日曜日およびその他の1日）  
2. 年末年始（12月29日から1月3日まで）  
3. その他会社が定める日

 （年次有給休暇）
第8条  
従業員には、法令に基づく年次有給休暇が付与される。付与される日数は、従業員の勤続年数に応じて決定される。  
1. 初年度は入社後6か月経過時に10日  
2. 以降、勤務年数に応じて最大20日まで付与される

 （特別休暇）
第9条  
従業員が退職の意向を示した場合、退職までの間に取得可能な特別休暇を付与する。この特別休暇は、退職予定月に応じて日数が計算され、未消化の年次有給休暇から差し引かれる。

 （慶弔休暇）
第10条  
従業員は、以下の場合において、所定の日数の慶弔休暇を取得することができる。  
1. 本人の結婚：5日  
2. 配偶者の出産：3日  
3. 近親者（配偶者、親、子供）の死亡：5日  
4. その他の親族の死亡：3日

 （産前・産後休暇）
第11条  
女性従業員が出産予定日の6週間前から産前休暇を取得することができ、産後8週間の産後休暇を取得することができる。産前・産後休暇中の給与は支給されない。

 （育児休業）
第12条  
従業員は、法令に基づき、子供が1歳に達するまでの間、育児休業を取得することができる。

 （介護休業）
第13条  
従業員は、要介護状態にある家族を介護するために、法令に基づき介護休業を取得することができる。

 第4章 賃金
 （賃金の支払い）
第14条  
賃金は、毎月末日締め、翌月10日に支払う。ただし、支払い日が休日の場合はその前日とする。

 （時間外労働手当）
第15条  
会社は、所定労働時間を超えて労働した従業員に対し、時間外労働手当を支給する。時間外労働の割増率は法令に基づく。

 （深夜手当）
第16条  
午後10時から午前5時までの深夜労働に対しては、通常の賃金に対し、25%の割増手当を支給する。

 （休日手当）
第17条  
法定休日に労働を命じられた場合、法定休日労働手当を支給する。割増率は法定通りとする。

 第5章 退職・解雇

 （退職）
第18条  
従業員が退職を希望する場合は、退職希望日の30日前までに会社に申し出なければならない。

 （解雇）
第19条  
会社は、次の事由に該当する場合、従業員を解雇することができる。  
1. 勤務態度が著しく悪く、改善の見込みがない場合  
2. 業務上の重大な過失があった場合  
3. 会社の業績悪化等による業務上の必要性がある場合

 （懲戒解雇）
第20条  
会社は、従業員が重大な法令違反や背信行為を行った場合、即時に懲戒解雇を行うことができる。

 第6章 福利厚生
 （健康診断）
第21条  
会社は、従業員に対して年1回の健康診断を実施する。従業員は、指定された時期に必ず受診しなければならない。

 （従業員の健康管理）
第22条  
従業員は、健康状態を維持するため、定期的に健康診断を受ける義務がある。会社は、業務上必要と認めた場合、再検査を命じることができる。

 第7章 安全衛生
 （安全衛生の確保）
第23条  
従業員は、法令および会社が定める安全衛生規則を遵守し、労働災害の防止に努めなければならない。

 （災害時の対応）
第24条  
災害時、従業員は速やかに安全な場所に避難し、会社の指示に従って行動するものとする。

 第8章 服務規律
 （服務の基本）
第25条  
従業員は、会社の規則に従い、誠実に職務を遂行しなければならない。会社の名誉と信用を損なう行為を行ってはならない。

 （機密保持）
第26条  
従業員は、業務上知り得た機密情報を第三者に漏洩してはならない。また、退職後も同様とする。

 （ハラスメントの禁止）
第27条  
従業員は、職場においてセクシャルハラスメント、パワーハラスメント、その他の嫌がらせを行ってはならない。

 第9章 教育・研修
 （教育訓練）
第28条  
会社は、従業員に対し、業務に必要な知識および技能を向上させるための教育訓練を実施する。

 （自己啓発支援）
第29条  
従業員は、自己啓発の一環として会社が指定する研修や講座を受講することが奨励される。

 第10章 懲戒
 （懲戒処分）
第30条  
従業員が就業規則に違反した場合、会社は以下の懲戒処分を行うことができる。  
1. 戒告  
2. 減給  
3. 出勤停止  
4. 解雇

 （懲戒処分の手続）
第31条  
懲戒処分を行う場合、会社は事前に従業員に対し、その理由を説明し、弁明の機会を与えなければならない。

 第11章 休職
 （休職）
第32条  
従業員が次のいずれかの事由に該当する場合、会社は一定期間の休職を命じることができる。  
1. 業務外の傷病により長期間の療養が必要な場合  
2. 出産、育児、介護のための休職が必要な場合  
3. その他会社が特別に認めた場合

 （休職期間）
第33条  
休職期間は、原則として1年間を限度とし、会社が認める場合には延長することができる。休職期間中の給与は支給しない。

 （休職中の復職手続）
第34条  
従業員が休職期間中に復職を希望する場合、会社に復職申請を行い、医師の診断書などの必要書類を提出するものとする。

 第12章 安全衛生
 （安全衛生規則の遵守）
第35条  
従業員は、会社が定める安全衛生規則を遵守し、労働災害の防止に努めなければならない。

 （災害時の対応）
第36条  
災害が発生した場合、従業員は速やかに安全な場所に避難し、会社の指示に従うものとする。

 （健康診断の受診）
第37条  
従業員は、年に1回、会社が指定する健康診断を受けなければならない。健康診断の結果に異常が認められた場合、会社が指定する医師による再検査を受けることがある。

 第13章 退職
 （自己都合退職）
第38条  
従業員が自己都合により退職する場合は、退職希望日の30日前までに会社に退職願を提出しなければならない。

 （定年退職）
第39条  
従業員の定年は満60歳とする。定年に達した従業員は、定年退職するものとする。ただし、会社が必要と認めた場合、再雇用契約を締結することができる。

 （退職時の手続）
第40条  
退職者は、退職日までに会社からの指示に基づき、業務の引継ぎおよび貸与物の返却を完了しなければならない。

 第14章 労働時間管理

 （フレックスタイム制度）
第41条  
会社は、業務の効率化を目的として、従業員にフレックスタイム制を適用することができる。フレックスタイムのコアタイムおよびフレキシブルタイムは別途定める。

 （事業場外労働）
第42条  
従業員が事業場外で勤務する場合、労働時間の算定が困難な場合は、所定労働時間労働したものとみなす。

 （時間外労働）
第43条  
会社は、業務の必要性に応じて従業員に時間外労働を命じることができる。時間外労働は、法定の範囲内で行うものとし、従業員は正当な理由なくこれを拒むことはできない。

 第15章 福利厚生
 （福利厚生施設の利用）
第44条  
従業員は、会社が提供する福利厚生施設を利用することができる。福利厚生施設の利用に関する詳細は、別途定める利用規則に従うものとする。

 （育児支援制度）
第45条  
会社は、従業員の育児支援のため、短時間勤務制度および育児休業制度を提供する。これらの制度の利用方法は、別途定める規程に従うものとする。

 （介護支援制度）
第46条  
従業員が要介護状態にある家族の介護を行う場合、介護休業や短時間勤務制度を利用することができる。詳細は、介護休業規程に基づく。

 第16章 情報管理

 （情報セキュリティ）
第47条  
従業員は、業務上知り得た会社の情報を適切に管理し、情報漏洩を防止するための対策を講じなければならない。

 （個人情報の保護）
第48条  
従業員は、取引先や顧客、同僚の個人情報を正当な目的以外に利用してはならず、またこれを漏洩してはならない。

 第17章 雇用の継続
 （定年後の再雇用）
第49条  
従業員が定年退職後も雇用を希望する場合、会社は本人の能力および業務の状況に応じて再雇用を行うことができる。

 第18章 附則
 （就業規則の改正）
第50条  
本就業規則の改正は、会社の経営状況や法令の変更等に応じて、従業員代表との協議の上、行うものとする。

 （施行日）
第51条  
本規則は、令和X年X月X日から施行する。

なんと・・！これで準備は完了です✨️

ステップ2：質問のテスト

資料のアップロードが完了したら、早速質問をしてみましょう。
例えば、「給料はいつ支払われますか？」と質問すると、就業規則に基づいた正確な回答が表示されます。

ちょっとソース元はずれてますが、正しく回答はしてくれていますね！
※このあたり、就業規則は「賃金」なのに対し、質問が「給料」なので、微妙なズレが生じたのかもしれないです。

また、質問の候補も自動生成されるため、よくある質問などをNotebookLM側でアシストしてくれるので、「これを聞きたかったんだよ！」という社員の要望にも応えられて一石二鳥です。（なんとかゆいところに手の届いたシステムなのでしょう・・）

私自身、長くバックオフィスをやっていると、社員が何がわからなくて困っているのかがわからない？状態になってくるので、このようなアシスト機能はバックオフィス担当としても大助かりです(泣)

3. まとめ

なんと、あっという間に記事の内容が終わってしまいました。
裏を返せば、これほど簡単に設定ができてしまうのです。驚きですよね。

NotebookLMを使えば、手軽に社内FAQボットを作成することができます。就業規則の他にも、例えば社員からの問い合わせが多い年末調整のルールなどをあらかじめ定めたドキュメントを入れておけば、社員は労務担当に聞かなくてもNotebookLMが代わりに回答してくれます。

他にも、アカウントの申請方法、稟議申請のやり方、交通費の申請方法などなど。。
あらゆるFAQをNotebookLMに記憶させてあげれば、明日からもう一人のバックオフィス担当を無料で雇うことができます。

必要なのはGoogleアカウントのみ。
ぜひみなさんの会社でも活用してみてくださいね✨️