UPWARDとMicrosoft Teamsを連携する新製品「UPWARD CONNECT」のご紹介
2023/7/10にプレスリリースでも発表いたしました通り、UPWARDとMicrosoft Teams（以下Teams）を連携する新製品「UPWARD CONNECT」をリリースいたしました。コミュニケーションツールとの連携はかねてから重要なロードマップとして位置付けておりました。プレスリリース内でもUPWARD CONNECTが部署横断での情報共有やコミュニケーションの活性化を促すものであることを記載しておりますが、本noteではより具体的な機能やそのメリット、開発背景をご紹介いたします。
UPWARD CONNECTでできること
UPWARD CONNECTでできることは現時点では以下の2つです。
①UPWARD AGENTで入力した報告をTeamsの任意のチャネルへ投稿
UPWARD AGENT（以下AGENT）にて入力した活動報告をCRMに記録すると同時に、Teamsのチャネルを指定して投稿できます。また、連携する報告項目も別途設定画面にて指定できます。
投稿の有無や、そのチャネルは報告の都度選択できるようになっております。また、2回目以降は前回投稿したチャンネルがデフォルトで選択されているため、投稿先が固定的であれば、都度選択しなおす必要はありません。
Teams上では通常の投稿と同様に扱われるため、投稿に対するコメントや、いいね、ハートなどのスタンプでリアクションすることができます。
②Teams上で活動レコードを更新
Teams上に投稿された活動に対し、Teams内で簡易な更新を行えます。編集ボタンを押すと編集フォームが展開され、更新が行えます。例えば、各報告に対してマネージャーの内容チェック（チェック後のチェックボックス入力）やコメントが必須とされているケースが多々ありますが、都度CRM/SFAへログインすることなくTeams上で完結できます。
UPWARD CONNECTのメリット
UPWARD CONNECTを利用することで、CRM/SFAがTeamsという全社的なコミュニケーションプラットフォームであるTeamsにつながり、多くのメリットが得られます。
メリット①：CRM/SFAへ入力された情報の全社横断での活用
CRM/SFAは顧客情報、営業情報共有の中心的な役割を果たす一方で、導入部門が営業部門、営業関連部門のみであることが多く、情報共有の範囲が、それら部門の方、かつ、定常的にログインする方に閉じてしまうことが往々にしてあります。一方、Teamsは全社的に導入されることが多く、かつ、多くの人が毎日ログインして定常的に利用するコミュニケーション基盤、業務基盤になっているため、Teamsに情報連携されるようになることで、会社全体、部署横断での情報共有が可能となります。
例えば、Teams上に「製品フィードバック」というチャネルを用意しておき、営業担当が顧客訪問時に製品に対する改善要望を受けた場合にそのチャネルに投稿するようにすれば、製品開発部門の担当者は別途営業担当者から共有を受けられ、CRMにログインをしなくても製品フィードバックをタイムリーに受け取ることができます。
メリット②：データ入力のモチベーション向上による入力定着化
先日CTO門畑が公開したnote「営業の課題に対するUPWARDコア技術」でも紹介されておりましたが、営業担当者がデータを入力しない原因の34％が「入力する必要性を感じない」というものですが、この課題をUPWARD CONNECTによって解消できると考えております。
データ入力の問題はCRM/SFAの導入失敗要因として多く挙げられるものなので、担当者が入力のメリットを感じることは非常に重要です。また、弊社がこれまで多くのお客様からお話を伺ってきた中でも、営業担当者の方々から「データを入れたところで、だれが見ているか、どう使われているかがわからないので入力の必要性を感じない」という声を非常に多くいただいておりました。
入力内容がCRM/SFAに定常的にログインしない人や、関連部署の人の目にも触れるようになり、多くのフィードバックも得られ、Teamsならではの多彩なリアクションが得られるようになります。これが、データ入力のモチベーション向上につながり、データ入力の定着化にも寄与できると考えています。
メリット③：一体感の醸成と社員エンゲージメント向上
営業担当が直行直帰となっているケースが特に昨今はコロナの影響もあり多く、これに伴って組織のつながりが希薄化し、営業担当者の孤独感やモチベーション低下といったことが課題になることが非常に多いです。UPWARD CONNECTにより営業活動報告が起点となり、部署内、部署間のコミュニケーションが活性化することで、一体感の醸成、モチベーションの向上が図れます。
活動報告確認業務の効率化
金融機関やエンタープライズ企業の場合、報告に対するマネージャー確認を厳格に行っているケースも多く、活動レコードの項目として、マネージャーコメントや、マネージャーチェック項目の入力を必須としている場合もあります。このような場合に、UPWARD CONNECTの編集機能によって、Teams上でコメントやチェックが行え、マネージャーの業務不可を削減できます。
開発の背景
UPWARDのお客様において、現場担当者のCRM/SFAへの入力情報を全社活用、共有することで高い効果を発揮しているお客様が数多くいらっしゃることが開発の背景でした。活動報告結果などのsalesforceの更新結果を独自開発にてChatter（salesforce内のSNS/コミュニケーション機能）に連携しているお客様も多く、このあたりもTeams連携開発の重要なヒントとなっております。
例えば、UPWARDを導入している株式会社クレハ様では、店舗を巡回するラウンダーの入力データを販促企画部門がすぐにキャッチでき改善アクションが行えるようにしたことで業務改善が図れました。
店舗の情報がタイムリーに入ってくるのは本当に有難いですね。実際に販促企画でも、ラウンダーからの店舗での感想や「このキャンペーンは少し反応良くないです」といった生の声を日々活かしています。
つい最近もレポートに「スーパーでホットケーキミックスが売れている」というフィードバックをもらって、新しい企画作りのきっかけにできました。実際の売り場の写真が添付されているので、それらを確認しながらアイデアを出しています。
また、社名は非公開ですが、データ入力結果をChatterに連携し、コミュニケーションの活性施策を実施したところ、企業の一体感が醸成され、社員満足度が上がった、実際に離職率が下がったという声をいただいたお客様もいらっしゃいました。
一方で、CRM/SFAの更新を情報共有やコミュニケーション活性化に活用したくても、例えばChatterへの連携を行う場合はSalesforceの「フロー」という自動化仕組みで連携設定をする必要があり、他のコミュニケーションツールと連携する場合は、Power Platform等のオートメーションの仕組みを活用する必要があるなど、ある程度のITリテラシーがある方が、ローコードでの設定作業を行う必要がありました。また、それらの仕組みを使った場合でも、都度投稿先のチャンネルを指定することが難しいことや、あくまでCRMからコミュニケーションツールへの一方通行での連携となるといった制約が発生してしまいます。
今回のUPWARD CONNECTでは、上記のような成功事例や、標準機能やローコードツールを利用した独自連携ではどうしても回避できない課題や制約を取り除き、シームレスかつ柔軟にTeamsと連携できるようにしておりますので、多くの企業にとって効果をもたらすことができると考えております。
今後の展望
今後のUPWARD CONNECTの展望としては大きく2点あります。
1点目は、UPWARDとTeamsのさらなる双方向の連携強化です。例えば、UPWARD AGENTで検知した滞在検知結果をTeamsにも連携し、Teams上からでも活動報告が行えるようにする機能、レコード更新は活動レコードだけでなく、顧客情報等活動の紐づけ先に対しても行えるようにと考えております。さらに、Teamsへの連携結果のリアクション状況が取得できることもわかっておりますので、組織で注目を浴びている活動をピックアップして全社共有する機能等も検討しております。
2点目は、Slack、その他コミュニケーションツールとの連携です。Teamsのみならず、複数のコミュニケーションツールとの連携が可能になることにより、より多くのお客様にメリットをお届けできると考えており、連携先の拡大も重要なロードマップとして位置付けております。
さいごに
最後まで読んでいただきありがとうございます。今回は新製品「UPWARD CONNECT」の機能やそのメリットをご紹介させていただきました。本製品は、UPWARDのプロダクトビジョン「6 UX Values」にある、「顧客タッチポイントの情報を共有化」「シームレスなプロダクト体験」をまさに体現するものであり、前述の通り重要なロードマップであったため、本リリースを本当に嬉しく思っております。
今後もnoteにて、UPWARDのプロダクトに関連する内容を発信いたします。ご興味頂いた方はぜひ、次回以降も見逃さずにご覧いただけるようアカウントをフォローいただけますと幸いです。また、本記事への「いいね」もぜひお願いします。
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