【例文紹介】オンライン選考で失敗しないために事前に送るべき6つの連絡事項
コロナの影響で採用活動にオンラインを取り入れる会社が増えました。
導入の有無に関わらず、
・オンラインって本当に求職者の事がわかるのだろうか
・やっぱり直接会う方が良いのではないか
このような、オンラインに対してのネガティブなイメージはありませんか？
確かに対面の方が慣れ親しんだ方法なので取り組みやすいのかもしれません。しかし、オンライン自体が悪いのではなくオンライン選考の「準備」が完全ではないために失敗してしまったように感じて、「オンライン＝良くない」というイメージがついている可能性があります。
オンライン選考はコストも労力もそれほど掛からず効率よく行える手段なのでやらないのは勿体ないですよ。ではどのような準備が必要かと言うとオンライン選考をする前の求職者に対しての案内です！
先ほど「対面の方が慣れ親しんだ方法で取り組みやすいのかもしれない」と述べました。それは求職者側も同じです。求職者も慣れていない、という点を留意した案内を送らなければなりません。
この記事では、2日間にわたる新卒のオンライン選考を成功させた弊社が、実際に求職者（学生）に送っていた案内をお見せしながら、オンライン選考を行う前にどのような連絡をするべきか、全てご紹介します。
※なお、ご紹介致します例文はコピーペーストでご自由にお使いください。
Wi-FiやPCの準備ができるかどうか
例文は以下のように表示します。
※※重要なお知らせ※※
お世話になっております。
○○社 人事採用担当です。
××に実施予定の選考ですが、
現在の社会情勢を鑑みて、実施方法を
【オンラインに変更】することに致しました！
2日間を通して、来社はなく全てリモート（オンライン）で実施致します。
最終日に実施を予定していた懇親会はございません。
詳細な開始・終了時間、参加方法、連絡ツールについては
追ってご連絡をさせて頂きます。
それにあたり、WEB会議のできるPC（カメラが使用できればOK）とWifi環境のご準備をお願いできますでしょうか。
PCやWifi環境のご準備ができない場合は、
弊社で対応を検討させて頂きます。
以下の期日までに、PCとWifi環境の準備の可否について
ご返信をお願い致します。
※※メッセージご返信期日※※
《 月 日（ ）時 分》まで
それでは、メッセージのご返信をお待ちしております！
また、何か不明な点やご心配事、
質問などがあればお気軽にLINEでご連絡下さい。
会社にいると環境が整っているため気づきにくいですが、Wi-Fiが繋がる部屋が限られている。PCが重くてZOOMをすると落ちてしまう。など人それぞれ環境が違います。
当日、お互いに良い時間となるように、そもそもオンラインでの選考が可能な環境が整っているかどうかの確認は必須です。
ツールのダウンロードについて
※※選考前にご準備頂きたいこと※※
お世話になっております。
○○社 人事採用担当です。
PC及びWifi環境のご準備について
ご返信ありがとうございました！
先日、××で実施予定の三次選考をオンラインで開催する旨をご連絡させて頂きましたが、少しずつ次回の選考の準備を進めて頂きたいと思っています！
実施にあたり、必要となるZOOMという会議ツールのダウンロード、使い方の予習をしておいて頂きたいと思います。
既にダウンロード済みの方はそちらを使用頂ければ問題ありません。
※※ご対応期日※※
月 日（ ）００：００まで
ご準備頂きたい内容は以下3点です！
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①ZOOMのダウンロード、アカウント設定（サインアップ）
以下の解説動画を参考にして、ZOOMのダウンロード、
アカウント設定（サインアップ）をお願いします。
▼ダウンロード、サインアップはこちら
https://zoom・・・
▼分かりやすい解説動画はこちら
https://youtube.be・・・
※無料版をご利用頂きます。料金は発生しないのでご安心ください。
※名前の表記は「姓名（ニックネーム）」に設定ください。
選考で使用する直前に変更頂いても構いません。
※PCでの使用を推奨します。
環境が整ったら、次は使用するツールのご案内です。相手のPCに、選考で使いたいツールが入っているとは限りません。開設方法が分かる動画を載せると好印象でしょう。
また、求職者の中には「毎回選考を受けるたびに違うツールをダウンロードしなければならず、とてもストレスを感じる」という方もいます。ツールを選ぶ際は一般的によく使われている、ZOOMやSkypeを選択するよう注意してください。
ツールの操作方法
②ZOOMの操作方法について予習
上記の動画には、参加者としての参加方法、
ホスト（会議の開催者）の操作方法の解説も入っています。
▼動画はこちら
https://youtube.be・・・
基本的に参加者として招待を受けて参加頂くかと思いますが、
ご自身がホスト（会議の開催者）になって頂く場面も発生するかもしれません。
そのため、必ずご視聴頂き、
どちらの立場でも対応ができるように予習しておいてください。
決して難しい作業ではないのでご安心ください。
動画をみればおおよそお分かり頂けると思います(^o^)
選考が始まってからツールの使い方を説明する時間が生まれるのは非常にもったいないです。YouTubeにツールの操作方法が載った動画がたくさんありますのでそちらをお送りするだけでも時間に無駄のない選考ができます。
初心者のズームの始め方（ホストの設定やダウンロード・マナーなど）に関する動画です。参考にしてみてください。
オンライン上でのやりとりの注意点
“マナー”と聞くと堅苦しく聞こえますが、
スムーズで対面以上に良質なコミュニケーションを取ることは
良い結果をだすことにもつながるはず！
そのために心にとめておいてほしい事柄をお伝えします。
私達運営側は、オンライン選考会ははじめての試みになります。
是非みなさんのご協力を得て、
円滑な選考会にしたいと思っているので、一緒に以下を実践できれば嬉しいです。
★★★気をつけてほしいこと★★★
①ネット環境は安定しているか（デザリングは不安定なため推奨しません）
②周囲は雑音のない環境か（カフェなどは避ける）
③イヤホンは準備できているか
（あると音が聞きやすくコミュニケーションがスムーズです！）
④部屋の明るさは適切か
（暗いと表情が見えづらいためできるだけ明るい場所で！）
⑤カメラとの距離を確認する
（遠すぎると表情が見えづらいため）
⑥服装は普段着でOK！
⑦リアクションは大きめに！※超重要！
オンラインのコミュニケーションは皆が緊張してしまいがち…
聞き手のリアクションがあると話し手は安心します！
うなづき＆ジェスチャー＆拍手など、リアクションはいつもの5割増しで！
こちらはオンラインでのコミュニケーションを円滑に進めるためのポイントをお送りしました。今回弊社の選考では、グループワークを設計しており、議論を円滑に進めてもらうために特に重要となる事前連絡のひとつでした。
顔しか見えない分、背景や明るさ、リアクションなどから情報を得ようとします。これは企業側も意識しなければならないポイントですね。
電話番号などの連絡手段
【連絡ツールのダウンロードと招待グループへ参加】
「チャットワーク」へご登録をお願い致します。
チャットワークとは、社内で使用しているコミュニケ―ションツールです。社内ではメールではなく、こちらのツールを使用します。
三次選考中もZoomと合わせてこちらのツールを使用いたしますので、下記より無料登録をし、アカウントの発行と招待グル―プへのご参加をお願い致します。
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【緊急連絡先について】
当日、何かしらのトラブルがありZoomに参加できない場合は、
LINEのチャットでご連絡ください。
また、万が一、インターネットが使えない状況であれば、
xxx-xxx-xxx（採用担当直通）までお電話ください。
選考がスタートして以降のトラブルの対処方法については、
当日ご案内させて頂きます。
オンラインでのやりとりは途中で通信が途切れてしまうことも考えられます。トラブルが起こった場合、どのように対処すれば良いのかを伝えておきましょう。
ZOOMのテスト（使用に問題がないか）
こんばんは
人事採用担当です。
先日LINEでご案内させて頂いた、
ZOOMのアカウント設定はトラブルなく大丈夫でしたか？
画面越しですが、みなさんのお顔が見れる日も近くなってきて、
人事部一同、楽しみにしています！
当日を迎える前にZoomやネット環境にトラブルがないか確認、
Zoom操作に慣れるためにも、一度ひとりずつZoomのテストMTGをしたいと思います。
所要時間は10分程度の予定です。
そこで、 月 日（ ）～ 月 日（ ）の間で、
ご都合の良い日程を以下のフォーマットを参考にご返信頂けますでしょうか？
確認でき次第、日程調整をさせて頂きます
<希望日程>
第一希望：●日（●）●●:●●以降
第二希望：●日（●）●●:●●～●●:●●終了まで
第二希望：●日（●）終日
返信期限
月 日（ ）００：００まで
短い期日となりますが、ご協力頂けますと幸いです。
こちらは時間が割ければ是非やっていただきたいです。きちんとZOOMを使用できるか、環境に問題はないかをチェックするテストです。弊社の場合は2日間という長丁場の選考でしたので行いました。
選考前に10分でも顔を合わせることで求職者の不安が解消され、選考にも良い意味で緊張感なく取り組んで頂けました。このように事前連絡をしっかりと行うことで当日の選考の質も格段に上がります。
オンライン選考を行う際は是非この記事を参考に事前の案内を作成してみてください！