ITリテラシーを中小企業も高めよう！【リモートワーク】

製造やサービスは現場にこそ価値がありますが、リモートワークをどんどん進めるべきです。実際、大企業ではリモートワークを推奨しているところが出ていますが、中小企業ではなかなか実施されませんが、できることとポイントを解説します。

なお誤解のないように、リモートワークと在宅勤務は似ていますが少し違います。社外で作業することをリモートワークと言います。在宅勤務は自宅を作業場所とすることです。

1.リモートワークを導入する理由

私が考えるリモートワークを導入する理由は5つあります。

①移動や会議のムダを付加価値に変える
②中小企業も近い将来グローバル化が必要。今からリモートに慣れる
③意思決定や行動のスピードを速くできる
④働きやすい環境を作る
⑤BCP（事業継続計画：災害やパンデミックへの対応など）

なお、①④は近年あちらこちらで言われており、⑤は新型コロナウィルスで注目されましたので説明は割愛し、②は別の記事で詳しく解説します。

③についてですが、何かを把握する時にいちいち会社に行って人の話を聞く必要があるのはスピードに難ありです。例えば、客先で在庫量や生産状況を即座に確認して納期回答できる、社外の勉強会先から設備の稼働状況が確認できる、緊急時にTV会議がすぐにできる、などリモート作業が会社のスピードを上げます。

2.大人な組織であることが大前提

簡単に言うと「大人な組織である」ことが条件です。アウトプットに焦点を当てることができ、やるべき時にやるべきことをやるべき方法でできる人はどこで仕事をしていても全く問題ありません。

逆にダメなのは、リモートだとサボる・他の人と作業時間が変わる、などと考えてムダな管理しようとすることです。家で何をしているか、8時間ちゃんと稼働しているかの管理をすると、効率化の効果はきれいサッパリなくなります。

ある企業では、事前申請で作業内容を報告して事後にも作業結果を報告する、報告する側も誤魔化すので、たまに電話する、というようにムダの極みのような制度になっていました。やはりその企業はリモートワークとは関係なく、そんな組織でしたので業績は落ちました。

3.簡単なツールの活用から始めよう

会社の状況をリアルタイムで外部からアクセスするのは、結構なシステムが必要です。営業状況だけならセールスフォースなどで簡易的に作ってしまえば費用も期間も少なく開始することは可能ですが、取り急ぎもっと簡単にツールを使うことから始めることをオススメします。

・ZOOMやSkypeで外出先からTV会議をする
・slackでチャットや掲示板を活用したり、各種ツールにアクセスする
・G Suite（Googleのメール、カレンダー、ドライブなど）を活用する

私はいくつか作業場所があり、これらのツールやそれ以外も使っています。ちょっと気分転換に作業場所を変えたり、緊急の作業は場所に注意して色んなところで作業しています。なお、これらのツールは世界中で使われている（中国など例外はある）ので、海外の人とも同じツールを使えます。

4.リモートワークの注意点

何でもかんでもどこでもツールを使って作業するのは危険です。以下の点には注意が必要です。

・セキュリティが甘く、不正アクセスされる
・人の目に触れる場所で作業をして、情報が漏れる
・アウトプットの質を高める意識がない組織は、効率が落ちる
・ネットワーク環境とツールの相性が悪く、ツールが使えない

誰か担当者を決めて、こういった注意点に対する対策を考える必要があります。

5.リモートワークの準備を始めよう

簡単に言うと「ちゃんと担当者を置いて、詳しい人に相談する」「担当者がとりあえずツールを使ってみる」ということをすぐやりましょう！これだけだとあまりにも乱暴と怒られそうなので、シンプルに準備をまとめます。

①担当者＋数名が試用する
　・リモートワークの担当者を決める
　・少しでもリモートでやってみたいことを考えてツールを使ってみる
②リモートワークの企画をする
　・目的を明確にする
　・適用範囲、使用ツール、予算、進め方を決める
　・（必要であれば）ネットワーク環境を確認する
　・リモートワークの状況を確認する仕組みを作る
③対象者にセキュリティの教育をする
④リモートワークの状況を確認し、改善する
　・リモートワークを進めながら大人な組織にする

6.まとめ

中小であろうと大半の企業が海外を意識せざるを得ない状況になります。そういったことに備える上でも、グローバルでも通用するITツールを活用することは必須になります。働き方改革で推奨することは間違いで、こういった戦略的なことやスピードを理由にリモートワークは進めるべきです。
明日からツールの試用をやりましょう！