バーチャルオフィス始めました！｜株式会社ジンザイベース
みなさん、こんにちは！和須津です。
今回は、社内でバーチャルオフィス「oVice」を導入しましたので、簡単にご紹介できればと思います！
このnoteでは、oVice導入の背景から課題をお伝えすることで、ジンザイベースの社内状況をお伝えできればなと思います。
oViceさんについてはこちら↓
なぜバーチャルオフィス導入をした？
結論、社内コミュニケーションの活性化が目的です。
弊社では、創業以来リモートワークを推進してきました。新型コロナウイルス感染症への対応等を目的に、当時はまだ従業員数が3名程度であったことも相まって、リモートワークが自然と定着していました。
特に大きな問題もなく、日々の業務推進できてましたし、採用活動においても一定のポジティブな効果を発揮していました。（本当に小さなベンチャー企業での採用活動は全く応募が集まらなくて大変です。。）
一方で、リモートワーク環境下だと、どうしてもコミュニケーションの主な手段はslackでのテキストメッセージが中心になってきます。
弊社では、ベトナム・ミャンマー・インドネシアなど、外国籍社員が半数以上を占めておりますが、公用語は日本語です。大半のケースにおいて、日本人同士であれば、文脈から相手方の感情の温度感を読み取ったり、文章表現を柔らかくすることで円滑なコミュニケーションをとることが可能だと思います。
が、日本語が母語でない外国人社員にとっては、なかなか難しく、どうしても意図しない伝わり方をしてしまい、感情的な衝突が発生するというケースが散見され出しました。
また、人数が増えるに従い、直接的に業務で関わらない限り、他の部署で働いているメンバーとコミュニケーションをとる機会もほとんどなく、少数組織でありながら全く話したことがない人がいるという距離感のある環境になりつつありました。（もちろん、斜め1on1などを導入し、仕組みで解決できなくもないですが）
こういった背景から、少なくともオンライン上で擬似出社状況を強制的に作ることで、コミュニケーション上の課題点をクリアできるのでは？と思い、「一定のリアル感」「音声での会話＋手軽にビデオ会話もできる」「お手頃価格」の3点を満たすバーチャルオフィスを検討し始めました。
oViceとは？
複数のサービスがある中で、「oVice」の導入を決断します。
oViceの面白い点は、近くで話しかけると声が大きく聞こえ、距離が遠くなると声が小さくなるという点。もちろん、複数人で集まって会話をすることもできます。話しかける向きによっても、声が聞こえたり聞こえなかったりと、一定のリアル感を味わうことができます。
また、画面共有やビデオ通話も可能で、音声のみならず手軽に資料を共有したり、顔を見ながらコミュニケーションをとることも可能です。オープンスペースでは黒い円の範囲内に入れば誰でも声を聞くことができますが、ミーティングルーム（会議室）に入ると現実世界の会議室と同じように外部の声は聞こえず、逆にミーティングルーム内の音声が外に漏れることもありません。
最後に、気になる料金ですが、Basic/Standard/Organizationの3つのプランがあります。現時点でのジンザイベースは、社員数10名なのでBasicプランを活用しています（月額5,500円とかなりお手頃！）。同時接続人数に応じてプランが変わってきますが、弊社の場合はまだBasicプランで対応できそうです（早く50名を超す規模になりたいですが）。
oViceは我々が望んだ「一定のリアル感」「音声での会話＋手軽にビデオ会話もできる」「お手頃価格」の3点をキレイに満たしていたため、無料お試し期間を経たのち、本格導入する運びとなりました。（※ 決して案件ではございません。）
実際に導入してみてどうだったか？
弊社の場合、フレックスタイム制を導入しているため、各社員の始業時間は日々バラバラです。なので、始業と同時タイミングでoViceにログインすることを全社ルールとして通知しました。
また、他のoVice活用ルールとしては、各自のアカウント設定（プロフィール写真と名前はファーストネームの設定）と社内ミーティングを全てoViceで実施することのみで、音声のon-offに関しては各社員に任せています。
上記の最低限のルールを設けた上で運用していますが、やはりリアル感も相まってテキストメッセージのみの場合と比べると感情的な衝突は減ったかなという印象です。
また、ちょっとした相談事項なども気軽に話しかけて解消できるようになったので、一定の成果は出ているのではないかと感じています。
ただ、距離が離れていると結局誰の話し声も聞こえず、従来通りのリモート環境と全く変わらないという事態になってしまいます。なので、ある程度座席指定などした上で、密になっていた方がよりコミュニケーションが生まれ、リアルオフィスに近づいていく気がします。ここに関しては、運営方法を改善していこうと考えています。
いずれにせよ、今後も人数は増えていくことが予想されるので、社内コミュニケーション含めた組織体制構築を急がないといけないですね。。
ジンザイベースでは新メンバーを募集しています！
いかがでしたか？ジンザイベースの社内状況、少しは伝わりましたでしょうか？
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