IVRyでの1年間のインターンを振り返る 【前編】
最近更新できていなかったIVRyテックブログ、4月からまた頑張ってみんなで更新してまいります…！
4月1本目も初回と同じく、ワタクシ藤田が担当いたします。
はじめに
こんにちは、IVRy（アイブリー）でインターンをしている藤田です。
2021年4月から始めたIVRyでのインターンですが、ちょうどこの4月で丸1年が経過します。
この機会にIVRyでの1年間を振り返って、インターンをやってみて感じたギャップや学び、実際にやった業務などについて書いていくので、インターン選びや就活に困っている方は、ぜひ読んでいってください！
電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」について
本題に入る前に、私のインターン先である株式会社IVRyが扱っている、電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」について簡単に説明します。
「IVRy」とは、1日100円から利用できる電話自動応答サービスで、”安価に、今すぐ、誰でも、簡単に” 使うことができます。
自由な分岐設定と自動応答・SMS送信・電話転送などの様々な機能によって、医療機関から飲食店やホテル、さらには企業の代表電話まであらゆる場面で導入をしていただいており、数多くの電話DXを実現しています。
IVRyの詳細は、以下のリンクよりご確認いただけます！
IVRyでインターンをすることになった経緯
キッカケは居酒屋バイトと「りょうが」
さて、実際にインターンについての振り返りをする前に、なぜIVRyでインターンをすることになったのか、その経緯から説明します。
インターンを始める前の私は、部活とサークルに打ち込み、ひたすら自分のやりたいバスケットボールしかやっていなかった大学生でした。
しかし大学2年生の春休みになると、そろそろ就職活動を始めないとヤバいな〜という漠然とした不安も込み上げてきていました。
しかし、やりたいことが全くなかった私には、就職活動はおろか、インターンさえどういった軸で探せば良いのかわからなかったのです。
本来ならば自己分析をして自分がどういう人間なのか、自分がやりたいことは何なのか、というようなことを考えるべきだったのですが、部活・サークル・アルバイトをしているだけであっという間に時間が過ぎ去ってしまい、結局何もすることなく春休みは終わってしまいました。
そうして気が付けば大学3年生になっていた4月の初旬。
私はいつも通り大学近くの居酒屋で、ホールスタッフとしてアルバイトをしていました。
ところで、私の下の名前は『涼雅』というので、その居酒屋でのアルバイト中も胸元に『りょうが』という名札をつけて働いております。（いきなり突拍子もない話になり恐縮ですが、この後の展開に関わるので頑張ってついてきてください）
居酒屋で働いていると、テーブルにドリンク等を持っていった際にお客さんと話が弾むのはよくある話なのですが、その日は特に、良く絡んでくださる3人のお客さんがいたんですよね。
オーダーを取ったりドリンクを持っていったりする度に話をしていると突然、3人の内の1人のお客さんに名札を指差され、「キミ、ぼくと名前同じじゃん！」と言われました。突然のことで驚きましたが、なんとその人の下の名前も『りょうが』というではありませんか。
…それが、IVRy代表の奥西亮賀さんだったのです。
「名前同じだし、就活に困ってるなら、とりあえずうちにインターンしにおいでよ！」とアルバイト中にいただいた名刺に、バイト帰りの電車でメールをしたところ、あっという間にインターンをすることが決まってしまいました。
インターンを始める前に思っていた仕事と、実際にやってみてギャップを感じたギャップ・学び
小学生レベルの認識
〜インターンを始める前に思っていた『仕事』〜
結局やりたいことがないままインターンをすることになってしまったので、『仕事』に対する解像度ははっきり言って0。
自分でも薄すぎて驚きますが、インターンを始める前に思い描いていた『仕事』のイメージは、「毎朝9時とか10時くらいに出社して、17時とか18時くらいまでパソコンで作業して、たまに残業をして帰る！」くらいの、小学生レベルのものでした。
今になって振り返ってみると、ドラマで描かれているような典型的なサラリーマンのイメージがそのまま自分の思い描く『仕事』の像となっており、そのイメージを変える機会がないまま大学生3年生になってしまっていたのだと思います。
『仕事』ナメてました！
〜実際にインターンをやってみて感じたギャップ〜
そんな認識のままインターンを始めてしまった私ですが、当然『仕事』をしていく中で思い描いていたものと比べて多くのギャップを感じました。
そのギャップの内いくつかを、以下に抜粋して記していこうと思います。
①大体の『仕事』は1日単位で完結すると思っていた
こう思ってしまっていたのは、アルバイトでの経験が原因でした。
先述したように、私は大学生になってからはずっと居酒屋のホールスタッフとしてアルバイトをしていました。
しかし、居酒屋でのアルバイトは開け作業から営業、締め作業まで毎日同じことの繰り返しで、ほぼ全てがルーティンワークでした。
さらに、私自身アルバイトは社会勉強、すなわち『仕事』というものがどういうものなのかを学ぶ場だと考えていたこともあり、『仕事』は毎日同じことを繰り返すルーティンワークだと思っていたのです。
（これは居酒屋のアルバイトは仕事じゃないと言っている訳ではなく、単純にマニュアルワーカーとナレッジワーカーの違いからきているものだったのですが…。）
私がインターンを始める前に思い描いていたような、いわゆる一般的なサラリーマンの『仕事』は1日単位で終わる仕事の方が少ないかもしれません。
なぜ1日で終わらないかの理由にも、純粋に作業量が必要で1日で終わらせられない重いタスク、途中でレビューをもらわないと進められないタスク、先方と日程調整をする必要のあるタスク…などなど、様々なものがあります。
いずれにせよ、『仕事』は1日で完結するものではない！ということは、IVRyでインターンをしてみて感じられたギャップでした。
②『仕事』は言われたことをやったら終わりではない
これも①と同様にアルバイトでの経験が原因となり、思っていたことでした。
先述した通り、アルバイトは基本的にルーティンワークのため、初めに研修等で一定水準での仕事ができるようになると、極論を言ってしまえばそれ以上はスキルアップをする必要がありません。
しかし、プロフェッショナルとして働く場合はそうではなく、より良いものをアウトプットし続け、より良い人間に成長し続ける必要があります。
例えば、簡単な例になってしまいますが「この数字をまとめておいて」とだけ言われた時、アルバイトなら言われた通りにただまとめるだけでいいかもしれません。
しかし、プロフェッショナルとして仕事をするなら、「どうすれば見やすくなるのか？」、「なぜその順番に並べるのか？」、「その他の数字は必要ないのか？」など、アウトプットの質を上げるために考えるべき点はたくさんありますし、それが自分なりのロジックに基づいて必要なものなら、むしろ確認・追加を怠ることこそ仕事の放棄だと言えます。
つまり、プロフェッショナルとして働くなら、言われたことをただこなすルーティンワークとは異なり、思考をし続ける必要があり、決して放棄してはいけないのです。
また、思考をし続ける必要がある話とは若干異なりますが、より良いアウトプットをするためには、完全なアウトプットを出す前に壁打ちをしたり、細かくレビューをもらった方が良いということも、インターンを始めてからの学びとして得られました。
（というのも、私はここを疎かにしていきなりアウトプットを出してしまい、そのアウトプットの方向性がズレているため、最初からやり直し！手戻り多すぎて時間が無駄！といったようなことが多々ありました…。）
③『仕事』は黙々とするものだと思っていた
これは、インターン前に思い描いていた仕事像が原因で思っていたことでした。
なんとなく、『仕事』は基本的に1人で黙々とするもので、会議や電話くらいでしか話すことはないんだと、勝手に思い込んでいました。
実際、ただ作業をするだけなら1人で黙々とするというのは間違っていないのですが、『仕事』を進めるためにはコミュニケーションは必要不可欠で、少し考えてみればわかるものの、これもインターンを始めてから感じたギャップの1つでした。
特にインターンを始めたての頃は、文字通り本当に右も左もわからないので、自分からコミュニケーションを取らないと何の仕事も進められません。（初めのうちならまだ上司から声をかけてもらえるかもしれませんが、いずれなくなります）
要はコミュニケーションには「主体性」が必要だということですが、これはコミュニケーションだけに限らず、『仕事』をする上でも常に求められていることでしょう。
そしてこれは最近の気付きなのですが、コミュニケーションというのは一生付きまとう問題なのではないでしょうか。
例えば、私が年齢を重ね部下を持つようになったとしても、必要なら自分からコミュニケーションを取らなくてはいけないということは何ら変わらないはずです。
IVRyでのインターンを通して、仕事は1人で黙々とするものだと思っていた学生が『仕事』とコミュニケーションというのは切っても切り離せない関係だというところにまで気が付くようになりました…。
1人のプロフェッショナルとして
〜1年間のインターンを通して得た学び〜
1年間IVRyでインターンをしたことでギャップを感じたことはもちろんですが、それ以上にたくさんの学びを得られました。
その中でも特に、この記事を読んでくださっている方に共有して学びになるような点を2つ、以下に記していこうと思います。
①各タスクのQCD管理をきちんと行う
QCDの「Q」は「Quality」の頭文字で、品質マネジメントのこと、（中略）
QCDの「C」は「Cost」の頭文字で、コストマネジメントを行い、（中略）
QCDの「D」は「Delivery」の頭文字で、納期の管理を行います。
QCDについては上述の通りで、これらはトレードオフの関係になっています。
ちなみに、QCDは本来プロジェクト管理方法の一種なのですが、これがタスク管理にも応用できるため、ここではタスク管理におけるQCDについてお話しします。
ギャップ①の「仕事は1日で完結しない」理由の部分でも若干触れましたが、重いタスクや期限の迫っているタスクが複数ある場合、それらはどのように優先度付けをして進めていけばいいのでしょうか？
特に私の場合、何かを行うときに必要以上に考えすぎてしまう性格なこともあり、やることが溜まってしまって膨大な量のタスクと期限に追われてパンクしてしまったことがありました。
その時に助けられたのが、このQCD管理の考え方です。
例えば以下のような、明日が期限として設定されているタスクが3つあったとしましょう。
自分の所属部署の中で優先度高めで進めているタスク
緊急で差し込まれた急ぎのタスク
とりあえず叩きを作成してレビューをもらうタスク
この3つのタスクそれぞれについて、QCDの考え方を適用してみます。
すると、
「2.は品質(=Q)を担保する必要があるから、コスト(=C)をかける必要がある」、「（確認の上）じゃあ、1.のタスクは急ぎじゃないから、期限(=D)を延ばして、2.のためのコスト(=C)を確保しよう」、「3.は緊急ではないけど、叩きを作るだけの、現段階では品質(=Q)もコスト(=C)もそこまで必要ないタスクだから、期限(=D)は守ろう」
といったように考えられ、結果的に「2.→3.→1.」の順番でタスクを進めればいいということがわかります。
期限だけを見てしまうと、1つのタスクをしている間に他のタスクのことを考えて無駄に焦ってしまったり、焦りから複数のタスクを並行して進めてしまったりして、却って効率が落ちてしまいますし、それが原因で寝る時間や休日までなくしてしまうと、いずれ私のようにパンクしてしまいます。
このQCD管理の考え方に私は助けられましたし、これはいずれ社会人になってからも絶対に必要になる場面が出てくると思うので、IVRyのインターンで身につけられて良かったスキルだと言えます。
②思考を『言語化』する
これは全てに通ずることですが、とにかく『言語化』できるということはプロフェッショナルとして最も大切なスキルではないでしょうか。
例えば先程タスク管理の話をしましたが、QCD管理をするにしてもそもそも各タスクが「どういったことをやるタスクなのか」を明確に把握していないと、正しくQCD管理もできなくなってしまいます。
そのために必要なことが『言語化』という作業です。
具体的には、作業を始める前にまず5分使って「なぜそれをやる必要があるのか（背景）」、「具体的なアクションとしては何をやるのか（やること）」、「どうすればそのタスクは完了するのか（完了定義）」、「何は自分がやるアクションではないのか（やらないこと）」を考えて、それを書き出します。（IVRyではNotionのチケットでタスク管理を行っているので、そのDescription欄に記入します。）
これによって、タスクの優先度付けや進捗管理がきちんとできるようになりますし、優先度が低くて寝かせていたタスクを後からやる際などにも役立ちます。
これを書く必要がないようなタスクはそもそもすぐできるタスクなので、その場でやりましょう！
またその他には、1日の始業前にその日行うことを書き出したり、終業後にその日1日やったことをYWTというフレームワークに則って書き出したりもしました。
これも『言語化』の練習であると共に、私自身の学びや成長にも繋がっています。
YWT（やったこと・わかったこと・次にやること）とは、日本能率協会コンサルティング（JMAC）が開発した振り返り・リフレクション（内省）の考え方・実践手法である。
もちろんこれ以外にも『言語化』するという能力は、様々な仕事をする上で絶対に必要になるスキルです。
IVRyのインターンによって思考を言語化できるようになったことで、私はより質の高いPDCAを回せるようになりましたし、今後も言語化のスキルは磨きつつ、本質的には1人のプロフェッショナルとしてのレベルも上げるため、頑張ってまいります。
後編に続く…
続けて、IVRyのインターンでやった主な業務について振り返ってみようと思……ったのですが、書いているうちに文字数があまりにも多くなってしまったため、その振り返りは次回の更新でお話ししようと思います。
↓ IVRyでの1年間のインターンを振り返る【後編】はコチラから！ ↓
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前編だけではIVRyのインターンって具体的に何するの？という部分がわからないと思いますが、このブログを読んで少しでもこの会社気になるな、力が付きそうだな、と思ってくださった方がいらっしゃいましたら、ぜひ私たちと一緒に働いてみませんか？！
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