【Outlook】タスク管理をどうするか問題【Capitio】
皆さん、こんにちはー！
今日は、僕のタスク管理を紹介します。
地獄のポンコツぶりだった
昨日、僕がオーナーのLINEのオープンチャット「人材派遣営業の駆け込み寺」で、タスク管理が話題に上がったので、それをきっかけにお話します。
僕は、実は相当ポンコツです。
昔は恥ずかしくてポンコツとばれないように生きていました。
今は、オンラインサロンに入っているくらい大好きな澤円さんがご自身をポンコツとおっしゃるっていることにより、「貴様のポンコツは・・・その程度か！」って言われるのが怖くて、あまりポンコツアピールしないようにしています。（言われるわけない）
iPhoneの誕生とともに、少しずつ解消されていったのですが、スケジュールやタスク管理で迷惑をおかけしたことは、もう数え切れません。
北陸で営業していた時に、面接をすっぽかした、Sさん、Hさん、Iさん、すみませんでした。（マジでひどいっすね・・・）
すっぽかしではなく遅刻したというレベルなら、もはや思い出せない回数、やらかしてます。
必死でいただいた、新規営業のアポイントを自ら失念するということも度々・・・・
依頼いただいた仕事をすっかり忘れて締切オーバーしてしまうことも、数えきれないほどにありました。本当にその節は、大変失礼いたしました。
Outlook集約作戦！
しかし、今の僕は、スケジュールミスやタスク漏れは、ほぼありません。
どうして、そこまで変わることができたのかを紹介します。
当たり前ですが、反省して、強く意識するようにしても無駄です。
僕が10年近くの歳月を持って、その挑戦をして、敗れ去っているので、強い意志でミスを減らすという挑戦は避けてください・・・！
では、どうするのか。
それは、「Outlookに集約する」ことです。
これは、実は所属している会社で、Outlookでのスケジュール共有がルール化されたことで発見した管理手法です。（偶然！）
まず、スケジュールはOutlookの予定表に集約します。
その際、アポイントや会議など、他人との約束だけではなく、テレアポするとか、資料作成するとか、会議の準備、移動などの自分だけのスケジュールも入力します。
これによって、当日は、Outlookがボスだと思って、自分は従順に行動するだけにすることができます。（というか、それに集中します）
また、その日にやらないといけないことも、終日の予定としてTODOリストを作ります。
↓こんな感じ
TODOの中身は↓のように、箇条書きです。僕はもうやめてしまいましたが、昔は、記号ごとに優先順位を分けて（緊急かつ重要とか、今日中とか）書いていました。
そして、もう1つのタスク管理はメールそのもの。
メールボックスの中に、対応が必要なメールを残しておき、処理が終わるor予定表に反映するということが完了した段階で消去（もしくはアーカイブへ移動←バックスペースキーで一発！）します。
あまり、そうなりませんが、メールボックスが０になって、予定表のTODOも０ならば、タスクが０ということです。
まとめると、
①スケジュールは予定表に集約。それに忠実に行動する。
②タスクは予定表にTODOをつくる。
③メールボックスはタスクそのもの。終了したら削除して余計なメールを残さない。
という3つのルールでOutlookに集約することで抜け漏れを防ぎます。
そして、スマホと同期することで、パソコンが手元にないときでも問題なく同じ動きが出来るわけです。これも当然、大事なポイントです。
Teamsという黒船
この管理法を編み出した（そんな大それたものではないですねｗ）のは、2011年くらいだったかと思います。
その頃は、Outlookに集約することで、タスクとスケジュールの漏れが無くなって、本当に助かっていたのですが、その便利さを脅かすものが生まれます。
それは、マイクロソフトのアプリ・・・「Teams」です！
なんてことをしてくれたんだ・・・・Outlookから主役の座を奪う勢いの便利アプリじゃねぇか・・・
Teamsのサービス開始が2017年でしたので、たった6年で僕のタスク管理はピンチを迎えることになりました。
お気づきかと思いますが、僕のタスク管理は、連絡のほとんどがメールであることに支えられています。もしもメール以外の電話や対面でタスクが発生したら、予定表のTODOに記載するわけですから、メール以外の連絡が増えると困ります。
ですので、電話や対面の対応は、イレギュラーではあり、唯一、僕の手作業が発生するので、抜け漏れリスクがあるのです。
・・・そこに！チャット！！！
これは、事件です！職場でのLINE活用（LINEは2007年から）は、会社では推奨されていなかったので、たまーにLINE連絡したがる派遣スタッフさんのために利用はしていましたが、タスク漏れするほどではなかったです。
でも、そんなLINEでさえも、脅威に感じていたところに、マイクロソフトがチャット機能を搭載したアプリをサービス開始したのです・・・！
いや、普通に考えて素晴らしいサービスだし、チャットの生産性はメール以上だよね。しかもあんなシームレスにマイクロソフトのアプリと連携できるし、ありがたいよね。って思いますけど・・・
でも、僕はチャットでも連絡が来るようになることで、タスク管理的に、とってもピンチになりました。
欠点を補完するアプリ「Capitio」
そんなピンチ、Teamsという黒船の襲来から、救ってくれたアプリがあります。
それが、
Capitio
です！
現時点（2021年10月2日）で、250円のアプリですが、お値段以上の価値です！
このアプリは、テキスト入力したメモや、safariで開いたページ、写真データなどをワンタッチで指定のメールアドレスへ送信できるアプリです。
後で、対応しないといけないタスクが発生した時はそれをそのまま自分にメールします。Teamsなどの手段で連絡を貰って、後での対応やスケジュール調整などが発生するものは、そのチャットをコピペして、ワンタップで自分へメールができます。
僕の管理法だと、メールそのものがタスクですので、Captioにメモすることは、タスクメモを作ったことと同義になります。
このアプリを知ったことにより、電話や対面でのタスク発生時の手作業が限りなくなくなり（アプリにメモするのみ）、Teamsだろうとショートメッセージだろうと、メッセンジャー、TwitterDMであろうと、何で連絡を貰ってもメールのTODOに変換することができらようになりました。
僕は、プライベートのスケジュールが漏れるということがないように、会社貸与のスマホと自分のスマホの両方にこのアプリをインストールしていて、一番使いやすい下段にセットしています。
ポンコツのタスク管理の注意点
ここまで、「Outlookへ集約＆Capitioで補完」というタスク管理を紹介しました。
続いて、ポンコツさんがタスク管理することにおいて、僕が試行錯誤の結果気が付いた注意点を３つお伝えします。
①集約せよ！
Outlookがおすすめですが、仕事の進め方やメインのツールによってはOutlookでは不便な方もいると思います。
その場合もポンコツさんは、基本的には「集約する」ということが一番重要だということを念頭に置いておくと良いと思います。
実は、僕の場合、手帳で管理していた時よりも、iPhoneが誕生して、Outlookでスケジュール共有するようになったころに、手帳と併用していた時が一番ミスや漏れが多かったです。（手帳がお気に入りすぎて、手離せなかったｗ）
たくさんツールがあると、どこにメモしたかわからなくなり、見なくなります。
これは、素敵なTODOリストアプリなんかでも同じで、３つも4つも見るべきツールが増えたら、管理できなくなり、見なくなります。
アナログよりはデジタルのほうがタスク漏れは減ると思いますが、ツールをいくつか併用するくらいなら、紙の手帳に集約するほうがミスが減ると思えるくらいに、できるだけ集約することは大切です。
「これを見ればＯＫ！」というシンプルなものにしておかなくては、タスク漏れから逃れることはできません・・・！
②メールのフォルダ分けをしない
それから、メールボックスをTODOリストにしていくと、やりたくなることが1つあります。
おそらく、人間の何かの本能に訴えるのだと思いますが、
フォルダをたくさん作って、分けたくなる
という現象が起こりますw（なぜだろう？）
で、クライアントごととか、プロジェクトごととか、分け始めるのですが、何に分けていいか微妙なものが出てきたり、フォルダありすぎて、見つけられなくなります・・・ｗ（ナイスポンコツ！）
こんなことに時間使うより、
アーカイブ＋検索
で乗り切ったほうが良いです。全て、アーカイブに入れてＯＫ。
どうしても見つけたいメールは後から検索すれば見つかります。
送信メールフォルダは皆さん、そうですよね？なんで受信フォルダは分けたくなるんですかね？（僕だけですか？すみません・・・でも、本当のことを言ってごらん？フォルダ乱立、やったことあるでしょ！？）
そして、それでも、フォルダ分けしたければ、検索フォルダを使いましょう。
僕も上司が差出人の検索フォルダなどを作っています。これは、アーカイブにいれたメールが常に検索された状態になっているので、分ける必要がなく非常に便利です。
設定は↓
③プライベートと分けない
最後の注意点が、できるなら、プライベートと仕事で分けない方が良いということです。
僕は、しばらく分けていたのですが、18時、19時くらいの予定が入るとブッキングしたり、すっぽかしたりすることがありました。
全ての予定を集約して、予定表に入れたほうが良いです。タスクもスケジュールも。
僕の所属している会社のように、Outlookでメンバーとスケジュール共有している場合、見られたくない予定はプライベート（非公開）で入れることができます。そして、僕は会社のOutlookにプライベートの予定を入力していますが、「奥さん誕生日」とか、「幼稚園説明会」とか入れても怒られたことはないです。
心配だったら一度会社に確認してもいいかもしれませんが、それをダメということはないのではないでしょうか。
ここで紹介したこの3つの注意点は、ポンコツさんのタスク管理では、躓きやすいポイントだと思います。
最後に
今日は、僕のタスク管理を紹介しました。
Outlook集約＋Capitio
は非常におススメです。
スケジュール、タスク管理が苦手な方は、ぜひ試してみてください。
では、また！
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