生産性を劇的に上げる７つのルール

生産性とは

生産性を高めることは、事業にとって永遠の課題です。
私も高校時代にアルバイト先で「生産性を上げろ」という言葉を人生で初めて聞きました。

生産性とは一体何なのでしょうか。
そもそも生産性を上げるというのは、どういうことでしょうか。

昨日までは１時間で１０個作っていた
↓
今日は１時間で１２個作れるようになった

このような場合だと、１時間の生産性が１．２倍になっています。
１個１万円で売れるものだとしたら、１時間で１０万円の売上が１時間で１２万円となるわけです。

私はこの生産性を高めるという行為は、企業活動において永続的に実施していく必要があると考えています。

単純な計算ですが、給与を上げたいと思ったら利益率を上げるしかありません。
仮に、売上が変わらない中で人件費だけを上げていたら、いつか破綻しますよね。

２２歳で就職して６０歳まで働く場合、３８年間の職業人生があります。
３８年間、給与を上げ続けるつもりなら、
３８年間、自分の生産性を上げ続ける必要があるわけです。

よって、給与を上げたいなら生産性を上げろ！という理屈になります。
※ただし、時間を無視するのはルール違反です。
　時間は最も有限なものですから、先に時間の枠を決めておきましょう。

生産性を上げるには

しかし、生産性を上げることは容易ではありません。
今まで取り組んでいた作業を、突然１．５倍速でできれば苦労はしませんが、そんなことは難しいでしょう。

「今日から頑張ります！」と素早く動いても、２分後には普段通りになっていますし、そもそもそんな超人的に早く動けるなら、スポーツの世界で活躍して欲しいものです。

「もっと早く」「急ごう」だけでは改善しません。
生産性ＵＰに重要なことは以下の２点です。

・無駄な時間を減らす
・考える時間を減らす

しかしながら、これらを単純にやろうと思っても難しいでしょう。
人は、怠惰で弱い生き物です。
少し時間があればサボるし、何かを始めるのは面倒です。

つまり、意志の力で生産性を上げるのは人類には不可能です。
特に「頑張ろう」「変えよう」などの気合だけでは絶対に無理です。
私自身も「頑張ろう」と思った１分後には、いつもサボっています。
むしろ意志で何とかなるなら、もう何とかなっています。

したがって、強制的に生産性が上がるルールを設定することが必要です。

生産性を上げる７つのルール

生産性を上げるために重要なルールを決めましょう。
先日「生産性を飛躍的に高める７つの習慣」というのを教わって、その通りだと思ったので紹介します。

①集中できる単位でやる！

人が集中できる時間には限界があります。
１セット９０分、そのあと１５分の休憩が理想だそうです（休憩中は歩くのがおススメ）。

②集中する時間を決めておく！

前述の通り、人は意志では勝てません！
いつ、どこで、タスクに取り組むか、しっかりとスケジュールに入れて決めましょう。
全日の夜には、翌日の作業内容と時間をしっかり決めることが大事です。先に作業時間と終える時間を決めていないと急ぐこともしなくなるので、絶対に決めましょう！
始める時間だけではなくて、終える時間も決めること！〇日〇時までに終わらせる！といった具合です。

また、大きなプロジェクトは個別のパーツに分解しましょう。人は途方もない作業に取り組もうとすると心が折れてしまいます。
最大でも９０分で終わる範囲に分解しましょう。

仕事を工程に分けるのは本当に大事です。工程を分けると、途中でやめたくなくなります。
※ツァイガルニック効果：人は始めたことを完了できないと不協和音を感じる

③しっかりと進捗をモニタリングする。

人はすぐに嫌になります。そこで、逃げられないように進捗や状態をモニタリングしましょう。
確認できないものは、達成できません。逆にいうと、進捗や状況のモニタリングが可能なものしか達成できないということだと思います。

可能な限り数値で追えること、数値で明確に判断できることが重要です。この判断基準は、人によって差が生じるようなものは避けてください。
また、場合によってはTODOリストのようなものを上から消すのも有効です。

④マルチタスクをやらない！１つのことに集中する

マルチタスクの弊害はロスタイムが多いことです。
Aの仕事の途中でBの仕事を始めたとします。その後、Bが終わってAに戻ると、前回の確認や思い出し作業でロスタイムが発生してしまいます。

ドラマでも「前回のあらすじ」の時間がありますが、無駄のように感じたことはありませんか？
このような時間を削るためには、マルチタスクをやらない！と徹底しましょう。

⑤注意散漫に打ち勝つ

電話やメールやSNSなど、集中力を阻害する要因がたくさんあります。
本当に集中したいときは、外部からの阻害要因を排除しましょう。
どうしても必要なら、上長や同僚に頼んで話しかけないでもらえるようにしておくほうが良いと思います。
仕事が止まると、再開時は確認から始まるのでロスタイムが発生します。
実際、電話があるとなかなか難しいけどね！
ですが、やらなければならないことがあるなら電話は折り返しで対応しましょう。

⑥より少ない事柄を、より上手に行う

９０％の時間を最も重要な５つのことに使うのが良いそうです。
収入につながる活動にフォーカスして、日々のルーティンを作りましょう。

➆NOと言えるようにする

できないことを断るのも大事です。
「いま手が離せないので、、、」
「ぜひやりたいのですが、今は難しくて、、、」
「相談してご回答します」
業務範囲外のことを適切に断る努力も必要です。

とりあえず明日のスケジュールをしっかり決めて帰りましょう！