try! Swift Tokyo 2024にOrganizerとして参加したぞ！
こんばんは、Rokuです🐉
2024/3/22~24に開催されたtry! Swift Tokyo 2024にOrganizerとして参加したので、自分視点で色々書いてみようと思います👀
私とtry! Swift Tokyo🗼
まず初めに、try! Swiftは開発言語Swiftに関する知見をみんなで共有するための世界的なコミュニティです
その中でもtry! Swift Tokyoは東京を中心に日本でSwiftについての国際カンファレンスを開いてきました。スピーカーや参加者は全世界から集まります！
私の初参加は2019年で、その時は当日スタッフとして参加しました
それをきっかけに2020年からOrganizerとして関わるようになりましたが、残念ながら2020はCOVIDにより直前に中止になってしまったため、今回の2024は意外にもOrganizerとして初めて当日運営するカンファレンスとなりました
（2023のMeetupもOrganizerとして参加していますが、ナンバリング？は初…！）
自分としては雪辱の思いを晴らす思い入れの強いカンファレンスになったぞ〜！
事前準備で担当したこと💪
5年ぶりの開催ということでOrganizerメンバーが少ない中、フルパワーで頑張りました🔥
かなり裁量をもらえたので、個人的には「Organizerトップが意思決定するだけの状態を作る」を目標に行動できました
主に担当したのは以下
全制作物の進行管理
当日スタッフまわりの管理
スポンサースタンプラリーの企画
全制作物の進行管理🎨
ひとえに制作物といっても、参加者ノベルティ、会場の装飾物、スタッフ向けのグッズ、飲食物に使うものなど多岐に渡ります
今回はなんと約50種類の制作物をデザイナーのゆこびんさんと2人で捌ききりました（かなり大変だったw）
とはいえデザインを作るところが一番大変なので、デザインは全てゆこびんさんにお任せしつつ、「デザイナーがデザインするだけの状態にする」ことを目指してデザイン以外の全部を担当しました
その結果、PMっぽい動きをしていたかもな〜と思ってます
普段業務ではやってないPMのようなポジションを、Organizerとして参加することで体験させてもらえるのは面白い経験だな〜と感じました
以下のような流れで捌いていきましたが、これを全発注会社分やらないといけないのでなかなかに大変😇
さらに3月が近くなると毎日入稿締め切りに追われるのでメンタルとの戦いも始まります
人類が最もイヤであろう言葉No.1候補の締切くん…❤️🔥
ノベルティのブレスト会開催
ブレストをもとに制作会社を探し、実現可能なノベルティを探る
各社見積もり依頼
予算と相談し、ノベルティ決定
ノベルティのサイズや仕様決め
締め切りをもとにデザイン入稿締め切りを設定、入稿スケジュール作成
チケットの売れ行きを見ながら発注数の確定
発注・入稿作業
サンプル品を受けてデザインの微調整連絡
経理担当に入金依頼
制作物の配送先の手配・調整
出来上がった制作物の確認
このほかにも複数業者に見積もり依頼を出し、過去に依頼した業者さん以外も検討することでコストカットにも励みました
さらに会場チームやスポンサーチーム、Foodチームとの連携も必須なので、他チームとの仕様調整もたびたび発生し、特に3月が近くなると縦横無尽にメンションしまくってました
（おそらくこいつメンションうるさすぎと何度か思われたことでしょう…😂）
【どんなものを作ったか】
東京で開催される国際カンファレンスということで、日本を意識したノベルティが多めでした
特に型安全（TypeSafe）お守りはかなり好評だった感じがします
「型安全お守り」思いついた時バチクソいいアイデア来たー！って思ってたんですが共感してくれる方いらっしゃいませんか😂 #tryswift pic.twitter.com/G8NaLbeQ8U
— jollyjoester (@jollyjoester) March 27, 2024
また、今回は半袖Tシャツではなく長袖のTシャツを作ってみました
袖にもなんとロゴが入ってます！
さらに会場制作物周りでは登壇台のバックボードがイチオシです👍
2020に屏風のようなバックボードを作りたいねと話していたのですが、調べていたらダンボールで屏風が作れるダンビョーブという商品を発見し、今回はそちらに制作をお願いしてみました
なんとダンボールなのでコストも安く、制作期間も短く、軽いので一人で設置が可能…！
また、写真撮影担当からはどの角度から撮ってもロゴが見えるという意外なポイントが好評でした📸
ゆこびん先生のデザインが最高なので、制作進行担当として、一番最初に上がってきたデザインを見られるのが特権ポジションでした😏デザインができるたびに参加者のみなさんに早く届けたくて毎度うずうずw 今回いいものがたくさんつくれたかな〜と思ってます！（特にノベルティ喜んでくれる声が聞こえるととても嬉しい…！）
反省点としては今回デザイナーの人手が明らかに足りず、とても負荷重めだったので、制作チームの人数を増やしたいな〜と切実に感じています👀
当日スタッフまわりの管理📝
try! Swift TokyoはOrganizerだけでは運営できません
ボランティアの当日スタッフの皆さんがいてこそ当日の様々な運営が成り立っています！
そんな当日スタッフの管理を今回は担当しました
当日スタッフの募集要項決め
募集ブログ・アンケートの作成、公開
広報
スタッフ採択連絡
当日スタッフのシフト作成
マニュアル作成
オフライン当日スタッフMTGの企画・運営
これも自分でひととおりドラフトを作り、Organizerトップにはドラフトの確認と採択決定だけ依頼する形にできたので、「Organizerトップが意思決定するだけの状態を作る」に近づけたかな〜と思ってます
特にスタッフのシフト作成がなかなかに難しかったです。全員分のプロフィールを見て、得意なことやモチベが高そうなことを文章だけで判断してアサインするのは至難の業でした。そのため、もしミスマッチが起きていた方がいらっしゃれば非常に申し訳ないです…得意なことややりたいことを書いてくださっている方はアサインがとてもしやすくありがたかった印象でした！
また、国際カンファレンスのため諸々のアナウンスは日英両方で行う必要があり、その辺りもDeepLやChatGPTなどの文明の利器を頼りつつ準備しました🔤 すらすら一人でかけるようになりたいな〜！
今回初めて当日スタッフ周りを担当しましたが、コミュニティを作るスタッフと一番距離近く接することができるのが醍醐味だなと感じました🤝
ただ、バタバタしてしまい当日スタッフの皆さん全員とたくさん話せたわけではないことを心残りに思っています。当日スタッフMTGでもっとお互いのことを話す機会をつくれば良かったかなあ。またきっとお会いする機会や、今後のSwfitコミュニティでお話しする機会はあると思うので、その際にじっくり話せたらいいな〜と思ってます！ぜひ話してください〜！🔥
スポンサースタンプラリーの企画🛩️
せっかくスポンサーをしていただいているので何かしたい…！ということで、DroidKaigiさんの企画をお借りして、急遽スポンサースタンプラリーを企画しました
想像以上に参加してくださる方が多く、スポンサーと参加者のふれあいの機会が増えて企画としては大成功だったなと思っています
景品は以下のようなものを準備し、ガラポン抽選機でどれかが当たる…！という形式で配布しました
バックパック（2020幻のノベルティ）
キャップ（2020幻のノベルティ）
ピンバッジ（2020幻のノベルティ）
サコッシュ（2024スタッフ用ノベルティを特別配布）
さらに以下のものは抽選なしで、スポンサーシールを全て集めた人みんなに配布しました
Rikoのビックリマン風ステッカー
iPhoneの壁紙用の画像
AppleWatch Face用の画像
実は開催5日前（！？）にガラポン抽選機や鐘を急遽レンタルしたのですが、演出としてとても良かったな〜と思ってます
SNSでも景品を使ってくれている方を度々見かけて、それもとても嬉しかったです🫶
当日担当したこと🏃
当日は本部チーム遊撃担当として、会場をふらふらしつつ必要そうなことをよしなに拾ってく役割や、全体把握や判断をしているjollyさんの手足役をしました
jollyさんとはSwift愛好会を5年くらい一緒に運営をしているのもあって、阿吽の呼吸で手足になれたのでは…！？とこっそり自画自賛してます✊🦵
具体的にどんなことをしていたか並べるのは難しいのですが、例えばこんなことをやっていました
奥のスポンサーエリアへの人の流れが弱かったので、人を誘導する施策の準備
セッション開始前のアナウンス
ランチまわり手伝い
スタンプラリーの様子見、景品の調整
スピーカールームにRikoお菓子設置
一人担当で頑張ってるスタッフを覗いて邪魔しに行く😈
ノベルティの廃棄が出ないよう調整
合間で会社のみんなと写真を撮れたのも良かったです📸
終わってみて💭
今回わりと分身できたかも…？と思ってますが、色んなものを犠牲にしてしまった感もあるので、周囲の皆さんと会社には感謝してもしきれません…！
さらに他のOrganizerのみなさんがそれぞれ特殊技能を持っていて、それにより成り立った側面がかなりでかいので、ぜひぜひ他のOrganizerの皆さんのお話も聞いてみて欲しいです👍
ありがたいことに参加者のみなさんから「try! Swiftが帰ってきて嬉しい」「参加して良かった」などの声をいただくことがあり、今回復活の手伝いができて嬉しいなと思うとともに、このコミュニティが今後も続くと嬉しいなと感じました
最近は参加ブログを見て余韻に浸りつつニヤニヤする日々を過ごしています😄
あたたかいSwiftコミュニティの一員で本当に良かったです
今後もコミュニティメンバー、Organizer、スタッフ共に増えるといいな！
余談
打ち上げの後、AirPods Proの中身だけ無くして未だ見つかっていません😇w
どこに行ってしまったの…
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