共有メールアドレスで毎日100件の案件管理をしていたら限界を迎えた話
「おい！おまえはいつだって全力だったと言えるのか？俺は言える！」
（う、言い切れるかなあ、、厳しいなあ、、）あ、こんにちは、橋本です。
今回は以前noteに記載したファーストキャリアの海外営業時代のお話です。
共有メールアドレスで営業案件を管理
朝一で100件の英文メール斜め読み
海外営業をしていた際、当初は北南米とオセアニアの案件を担当しており、その際はチームで共有メールアドレスを使用して案件を管理していました。
案件量としては北南米が多く、時差があるため夜に受信したメールを朝確認することになります。大体朝出社するとチーム、自身宛含め100件以上が未読の状態からスタートするのですが、担当地域の市況把握のためまず共有メールアドレスに入った全てのメールに目を通すことが朝のルーティンです。
とは言え（私は）英語は第二言語なので、最初は読むことすらかなり時間がかかってしまい、斜め読みで時短化できるまでかなり時間がかかりました。
100件のメール担当割り振り祭
さて、始業時刻になると先に斜め読みしていた上司の「割り振りやっぞ！ハッ！やっぞ☆」の号令により割り振りが始まります。流れとしては受信したメールを昨日～今朝の時間軸で以下のように①受信時刻、②送信者、③件名を読み上げていき、担当者は自身のTO DOフォルダにメールを移す形です。
上司「03:29のJamesの〇〇案件はAさんお願いします」
Aさん「はい」→メールを自身のローカルメールのTO DOフォルダへ移動
以後Aさん担当の同案件の送受信メールも共有メールアドレスで全員受信
さて、この割り振り際をしている時も落ち着く暇はなかったりします。なぜなら日本の朝は米国西海岸の終業時刻に近く、駆け込みで「あの件どうなった？」と鬼電がかかってきたり（大体昨晩のメール＝今初めて見ている）、もたもたしていると時差上少し先に進んでいるオセアニアが昼休憩に入るので、海外営業として避けられない時差との戦いは朝から始まっています。
とまあそんな感じで急かされながら割り振りをしていると対応漏れや遅れが発生したりします。例えば03:14のJamesのメールを03:16のJackのメールと見誤り1件分しか割り振らなかったり、朝の割り振り祭終了後の日中にオセアニアから受信したメールのアサインを翌朝まで忘れてしまい、遅れが発生したりなどです。そもそも北南米の顧客視点では即返信しても1日遅れの対応となるため、海外営業として漏れや遅れはクリティカルだったりします。
対応漏れや遅れを解決するためには
1. がんばる（≒気合という名のオペレーションで解決する）
がんばるって素敵な言葉ですよね。やる側としても汗かいてる感あっていいですよね。とは言え、これでは根本的な解決にはならないので、いずれ限界を迎え、最悪のケースとして顧客に迷惑をかけてしまうリスクがあります。
と言いますのも、共有メールアドレスにおける対応遅れや漏れを防止する手法として、個人のメーラーの仕分けルールを活用する手法があるのですが、これは個々人の運用に依存するため限界があります。例えばAさんがフィルターを用いてもBさんと条件が異なっていたり、仮に揃えたとしてもそれは管理者のCさんや同僚のDさんには見えないため負荷の平準化もできません。
また、メールは返信したがタスクは残っているようなものの管理が難しい点も挙げられます。言い換えますと、常にチーム全体の共通認識を図り続けるためには、オペレーションでの実現は難しく、別の方法が必要となります。
2. がんばらない（≒効率的なツール導入で解決する）
といわけでがんばらない方法はツール導入による仕組み化であり、その際に必要となるツールがメール管理システムです。メール管理システムとは、案件管理にOutlook等の個人メーラーを使用しているものの、複数人での情報共有や管理が難しい課題を解決するもので、担当者へのコメント機能や二重送信防止などの機能により、対応漏れや重複対応を防げる効果があります。
おわりに
（実は弊社もメール管理システムを提供しています）
「そんなツールどこにあるの？」と思われた皆様へ朗報です（にっこり）。弊社のRe:lation（リレーション）は上記のメール管理システムを兼ねており、メールのみならず電話、LINEなど複数窓口の問い合わせの一元管理や対応状況をチーム全員で共有できるツールとなっています。概要はこちらから
メリットその1：対応漏れや遅れを防ぐ
案件状況が「未対応・保留中・対応完了」といった形で管理され、未対応の案件がそのまま放置されることがなくなります。さらに、チーム内でリアルタイムに共有されるため誰がどの対応をしているかも一目瞭然になります。
メリットその2：メール以外の様々なチャネルにも対応
メール以外にも電話やLINE、Chatwork、更にInstagram DMなどのメッセージもRe:lationで一括管理ができます。これにより、複数のチャネル対応窓口を一画面に集約し、同じ画面上で返信・対応履歴の確認が可能になります。
メリットその3：業務の自動化・効率化が可能
単純作業を自動ルールで自動化したり、自動返信機能を用いて業務を効率化できます。これにより営業時間外でも迅速な返信が可能となったり、生成AI機能も搭載されているため業務の生産性を向上することが可能となります。
一緒に働く仲間も募集しています
ここまでのお話で「わかりみが深い」と思われた方は弊社へのフィット感が高いと思いますので（偏見）、ぜひ以下の採用ページを斜め読みしていただければ幸いです。実際、私自身も上記のペインとメール管理システムを導入して課題解決した原体験があったため応募し、入社に至りました（n=1）。
今回の投稿は以上となります。長文お付き合いいただきありがとうございました！この投稿が少しでもお役に立てましたら、以下のスキ♡ボタンをポチッといただけますと幸いです。noteアカウントお持ちでない方も押せます！
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