【日本の生産性はファイル名の付け方だけでかなり上がる！】ファイル名は日付を先頭にしよう！
皆さんはファイルが見つからなくて困ったことはないでしょうか？
少しおおげさなタイトルの記事ですが、日本の多くのビジネスパーソンのファイル管理は、非効率であるかもしれない。という心配から、ファイル命名についてのヒントを紹介します。
デスクトップが散らかっているなぁ。と思っているあなたにも有効な記事かもしれません。
今回も結論から書きますと、
2022/12/01_○○.pptx のように、ファイル名の先頭に日付をつけることで、生産性は飛躍的に上がります。
その理由としては
人間の記憶の手がかりとして強い時間が入っているので探しやすい
同じフォルダでは時系列順で整列される
バージョン管理ができる
テキストコミュニケーション時に混乱がない
即追加できる
があります。
一つひとつ説明します。
人間の記憶の手がかりとして強い時間が入っているので探しやすい
ファイルというものは、生成された時から探される宿命を背負っています。
あなたがファイルを探すという状況を考えた場合、ファイル名も探しやすさを意識したものが良さそうです。
人間にはエピソード記憶という概念があります。これは個人が経験した出来事に関する記憶です。
例えば、何かを経験した際に、時間や場所、心理状態などが一緒に記憶されるらしいのです。
ファイル名に時間をつけておくというのは、このエピソード記憶の「時間」を活用したものです。
あの「ええと、先月の上旬の打ち合わせ用に作ったファイルだったなぁ」といった感じで、頭に浮かんだ際に、ファイルに日付がついていると、記憶と照合できるということなのです。
同じフォルダ内では時系列順に整列される
そしてフォルダを開いたときもファイル名の前に日付がついていると日付順に並んでくれるので、便利です。
アルファベット順やあいうえお順に並ばれても、意味はないですし、更新順に並ぶような設定をしてもよいのですが、それでは、どの日付のものかは意図的に設定できなくなってしまいます。
自分でつけた日付で並んでくれるのでとても便利です。
バージョン管理ができる
同じファイル名でバージョンがわからなくなったことはありませんか？
複数人で同時に触っていたりすると、同じファイル名のものが乱立する状況をよくみます。
ファイル名の後ろに日付を書く方もいると思いますが、私は俄然前に日付を書く派です。
テキストコミュニケーション時に混乱がない
とある行政機関の方とのやりとりで、「9/7のファイルにはそう書いてあります。」とメールされて、ファイルを探すことに苦しみました。
ファイル名に日付が入っていれば、すぐ探せるのに、、と思いながら。
日本の生産性はファイル名の付け方だけでかなり上がる。と良く思っています。
即追加できる
MacOSの場合「きょう」と打って変換すれば今日の日付がすぐに出ます。
例えばこの記事を書いている今日は2022/12/01なので、「2022/12/01」が一発で変換されます。
ただスラッシュ「/」がファイル名に入ってしまうのが、OSによっては不具合が起きることがあるので、その場合は他の変換候補の「2022年12月1日」としても良いでしょう。
いかがでしたでしょうか。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
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