【仕事】報告書を早く書く方法

2020年11月26日 05:50

おはようございます。

今日の結論は「考えながら書くと遅くなる」です。

訪問看護報告書

訪問看護では、月末になると医師・ケアマネージャー等の連携先に報告書・計画書等の書類を送付するというイベントがあります。

全ての利用者さんの１ヶ月の経過と今後の計画を書き起こす作業って、なかなか大変なんですね。

僕はこの報告書等を書くのが結構早いんです。（取り掛かるのは遅い）
報告書を早く作るために、大きく３つのポイントを意識しています。
※あくまで僕の場合です。

① 考えながら書かない
② 長い文章を書かない
③ 時間を決めて書く

これが今日の結論です。
文章を書くことを生業としているプロならともかく、僕みたいな凡人が文章を組み立てながらタイピングすると逆に時間が掛かります。

「あ、これも書かないと…。」
「この言い回しだと次の文に繋げにくいな…。」
「時系列が分かりにくいな…。」と。

こんなことを考えている時間って、全く書けてないんです。
パソコンの前で止まっているハズです。

この時間はどうしたら省けるか？

僕は移動中などに内容の大筋や言い回しを考えています。

「この出来事は書こう。」
「こういう言い回しが伝わりやすいかな。」
「この順番で書こう。」と。

描き始めた時点で頭の中で大筋が出来上がっているので、あとはタイピングしながら細かい言い回しを修正するだけで済みます。
ほとんど手が止まらないので、無駄な時間なく書けます。

時間を決めずにダラダラ作業すると、間違いなく時間を浪費します。
作業する前に時計を見て「この書類は10分で書こう」と決めて書き始めます。

基本的に「一文につき読点（、）は１つまで」と決めています。
長い文章は読みづらいだけでなく、描きづらいんです。
文章が長くなるほど「てにをは」を考える時間が増えて無駄が多くなります。

ポイントをまとめると
① 先に内容を考えおき、
② 時間を決めて、
③ 短い文章で書く。

あくまでこれは僕のやり方であって、別のやり方で作業効率が上がる方もいると思います。

誰かの参考になることがあれば幸いです。
とくに「考えながら書かない」は大事だと思ってます。
（noteの記事も前日に内容と構成を考えています）

最後まで読んで頂きありがとうございます。
今日も素敵な一日をお過ごしください✨