【初心者向け】５分で劇的に変わるプレゼンで使える提案書の書き方

仕事で提案書を作成しないといけない…社会人をやっていればそんなことはままあると思います。

「でも、提案書苦手なんだよな…」

･･･と、いう人向けに真似するだけで提案書がぐっと良くなる具体的なテクニックをご紹介したいと思います。

何故、こんな話を書くのかというと、会社だと特段教える相手がいないからです。

中小企業あるあるですが、

「出きる奴がやる！以上」

なので、弟子とかいないし、寂しいので備忘録代わりに書いています。

存在しない弟子にノウハウは伝えられませんからね。

１）伝えたいメッセージは一行で

文字は沢山書けば良いものではありません。

本当に伝えたいことは一行で収まるはずです。

「ポイント１ページ１行で伝えたいことを纏める」

何故かと言うと提案書というのは本質的に斜め読みされるものだからです。

出来るだけ無駄な表現はそぎ落として下さい。

どうしても沢山文字を書きたいなら、１ページに情報を書ききるというのも手です。

トヨタ式なんかは、１ページに全部書ききる資料作成方式です。参考にすると面白いかもしれません。

ページも文字も少ない方が可読率はあがります。

もっとも、これは社内向けの資料作成としては有効ですが、対外的な資料には向かない方法です。

多少ページが増えても良いので、１ページに１行のキーワードや訴求点を書くのは結構有効です

２）文字の大きさはプレゼンの基本

文字は目立たないと意味がありません。

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①文字サイズは１８ポイント以上
②強調したい文字は赤ではなく白
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文字サイズが１８ポイント以上という表現はあまり適切ではないのですが、オフィスソフト基準の考え方です。

ここで伝えたいのは文字が小さいと読んでもらえなく確率が上がるということです。

なので、多少お年を召した方でも読めるくらいの大きさであることが重要です。

後、強調したい時は文字そのものを赤くするよりも、周りを赤くして文字を白抜きにした方が目立ちます。

赤字が悪いわけではないのですが本気で強調したい場合は有効です。

ただ、少々過激な印象があるのでマーカーするとマイルドな感じに強調できます。

極端な話文字の下にアンダーバーでも良いと思います。

３）提案書に使う色は３色が無難

資料の配色は３色が無難、５色が限界です。

色のバランスは正直なところ、デザインの素人（当方含む）には難しいので、原則３色のルールを守るのをお勧めします。

端的に言うと色が沢山あるとごちゃごちゃして見えるのです。

①オススメ３色
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白・黒・赤
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②オススメ５色
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白・黒・赤・黄・灰色
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誰でも思い付きそうな配色ですが、結局のところこの組み合わせが無難です。

余談ですが、資料作りの達人になるとメインカラー、ベースカラー、補色の関係とか・・・こだわりだすとキリがないので今回は割愛しておきます。

何よりこのレベルは中級者向けです。

因みに色を最大5色にしている理由はもう一つあります。

日本人特有の考え方なのかもしれませんが、資料の「文字や表の色に意味を持たせる」傾向がありますが、色の意味付けは5±2が限界です。

人間は一度に認識できる物の数は最大で７つが限界と言われています。

これを心理学用語で「チャンク」と呼びますが、その数を超えた場合に色は意味を持たなくなります。

これは経験則上の持論も半分混ぜてのお話です。

･･･持論ゆえに話半分に聞いてもらっても構いませんが、７種類を超えて何かを伝える場合は色ではなく、図や絵で意味を伝えた方が直感的です。

色は案外難しいんですよ。

４）数字が提案の説得力を生む

何事も「多い」「少ない」などの情報は具体的なほど読み手に喜ばれます。

例え話をしましょう。

「2019年の免許証の新規交付率が５年前と比較して、大幅に減少しています。」

と言われて尻切れとんぼで終わると、『どのくらい減ってんだよ！？』と言いたくなりますよね。

「2019年の免許証の新規交付率は５年前（2014年）と比較して、39､347件減って、3.24％減少しています。」

と言われると、「すげぇ減ったな！」

と理解しやすく、説得力のある文章になります。

この話を聞いて普通のことを言っているな…と思った方は普段から具体的な数字を使って文章を書くことに慣れているのだと思います。

意外と「数字を使って具体的に説明」をやらない人が多いのです。

５）提案書の数値は「見える化」する

提案書に単なる数字の羅列を載せていませんか？

「前章で数字を載せて具体的にって書いてましたよね？」

と、思われた方もいるかもしれませんが、数字はあればいいというものではありません。

かえって、提案書を分かり辛くしていしまう原因になるのです。

ちょっと見ただけで意味が分かる見せ方にする必要があります。

今回はケーススタディとして、「年代別の新規免許証交付数」を提案書に載せるというミッションがあると仮定します。

以下、当方作成の悪い例と良い例です。

【悪い例：年代別免許証交付数一覧表】

出展　警察庁『運転免許統計（令和元年版）』より抜粋

この表の悪いところは情報が多いことなんです。

例えば、今回で言えば年代別の新規免許証交付数を知りたいだけなんですが、直接関係の無い情報も載っています。再発行数とか、失効数とか。

あって悪い情報ではないですが、伝えたいことが明確なら、まずはそこを伝えるべきです。

【良い例：年代別免許証取得率】

こちらは年代別の新規交付数をグラフ化しています。

免許証の新規交付数がどの年が高くて、どの年が低いのかが一発でわかります。

これが見える化の良いところです。説明が10秒で済みます。

情報が沢山あると読み手が解釈するために時間がかかってしまいます。

勿論、情報が少なすぎてもダメですが、その辺は質問されたら補足するくらいの気持ちで良いと思います。

因みに警察庁のデータを引用しましたが、あの表自体は不特定多数の方に見てもらうための資料なので、あの体裁は良いと思います。

何が言いたいかというと、ディスってるわけではないので誤解なきよう。

６）並べる・揃える・整える

このキーワードを見てピンときた方もいると思いますが、敢えて書いていきます。

ここに以下の図のような提案資料があったと仮定します。…見るからに気持ち悪いですね。

これを並べる・揃える・整えると見栄えが格段に良くなります。

①綺麗に並べる

読んで字のごとくです。

綺麗に整列させただけで全然イメージが違うと思いませんか？

文字や画像の端を揃えるだけで資料が理路整然としているように見えます。

ここを適当に配置すると、「提案書を作った人は大雑把で頭の中がゴチャゴチャしている人」と読み手の方はとらえます。

②フォント種類は揃える

揃えるとはこういうことです。

違いが分かりますか？

答えは「フォントの種類を統一」したです。

これは中級者でも結構いますが、フォントの種類が沢山あるケース。

今回の事例は極端かもしれませんが、フォントの形状に意味を持たせるのは無意味です。

フォントがばらつくと見栄えが悪くなります。

フォントの種類を効果的に使うのは色に意味を持たせる以上に難しいので、要らんことしないで統一が基本です。

オススメのフォントは、普通のゴシック体です。

WindowsであればMSゴシックとかメイリオとか。

明朝体は形が主張をしすぎているのでちょっと使いづらい印象はあります。

③種類ごとに整える

これも大事。

「並べるのと何が違うの？」と思った方もいると思います。

これはカテゴリー分けをしているのです。

共通項を持ったものを一つのグループに分類することで特定の箇所を見れば同じ種類の情報がまとまっていることが分かります。

目線・・・ここでは敢えて導線と言いますが、アッチコッチを見なくて済むように配置すると読む側は無駄な時間を割く必要がなくなります。

並べる・揃える・整えるは見た目の調整がメインですが、人間は情報の7割を視覚情報から取得していると言われています。

つまり、見た目は大事なんです。

どんなに素晴らしい内容が書かれた文章もゴチャゴチャしていると読んでもらえません。

逆に言うと、どんなに内容が薄っぺらくても見た目が綺麗だとその文章をうっかり読んでしまうものです。

７）最後は目次をつけましょう！

ページが少ない場合は無理して目次をつける必要はありませんが、１０ページを越える提案書であれば絶対につけましょう！

目次はどんな内容が資料に書かれているのかを読み手に理解してもらうのに役立ちます。

提案書を見る人は役職のついている方が多かったりします。

端的に言うと忙しい方が多いので、なるべく短い時間で全体像が把握できる仕組みになっていることが望ましいのです。

他にも振り返りにも使われる可能性があるので、目次があるとそれだけで概略を思い出すためのきっかけにもなったりします。

おっと、大事なことを忘れていました。

最悪、目次が無くてもいいけど、ページは必ずつけましょう。

提案書とは誰かに目的を伝えるツールなんです。

どこに、何が載っているのか共通のキーワードで会話できることが最低条件。だからページは大事。

「さっきの○○が載っていたページみてもらえますか？」

よりも

「5ページ目をもう一度見てもらってもいいですか？」

の方が話が簡単に通じるし、スマートです。

ご自身で作成された提案書と本記事でご紹介した内容を全てチェックしてみてください。

もし、満たしていない項目があるなら当てはめてみてください。

全て対応すれば提案書の質が大分変っているはずです。

ということで、今回はこの辺にしておきます。

残念パパこといのっちでした！