子ども会ペーパーレス化計画を振り返る

らくらく連絡網導入元年、いろいろ試行錯誤しながらなんとか１年の任期をこの３月に終えた。（詳しくは「子ども会ペーパーレス化計画」参照）最初はいろいろ言われたけど使ってみて、まぁうまくいったかなと個人的には思っている。以下私の使い方。

連絡網の流れ
指導者から文書作成依頼を受ける
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USBに入っている前年度のを参考（コピペ多用）に文書（紙ベース用）を作って保存する（word/excelだけでなくPDFでも保存し共有アカウントのgoogle driveに上げる）
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メール送信用も同じ内容で作る（メールなので多少文面は変える）
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メール送信用とgoogle driveに上げたPDFを役員のグループLINEで共有し、内容チェック
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OKなら、以下のメール送信設定を確認し、一斉送信
・メールの種類（読了報告、出欠確認…）
・宛先（代表者のみ、全員、個別…）
・添付ファイル（google driveに上げたPDF）
・回答期限や催促メールの設定
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紙ベース用文書は１枚印刷して引き継ぎファイルに保存
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既読/未読や出欠の確認はメンバーごとに担当の役員を決めて、それぞれ担当者が行う

だいたいこんな感じ。たしかに紙ベースだった去年までに比べると手順は多いけど、コロナ禍でよくある急な変更やお知らせには役に立ったし、わざわざ紙に印刷してまで配る必要のなさそうなちょっとした連絡や、個別に連絡が取りたい場合にも電話より便利だった。それに、出欠確認の集計も楽になったと思う。

なんだ、できたじゃん。というのが私の感想。