レスポンスを早くするためのビジネスメールの工夫
返事が返ってこないことが遅延につながる
情シスって、メールが多い部署だと思います。バックログなんかも使いますけど、連絡やら相談やら、チャットで済まない案件はそこそこある。
しかし、大事なメールほど返事が返ってこないことってありませんか。
返ってきたらこちらの想定と大きく違っていたりしてね。
「こちら都合」で送るのはＮＧ
割と大事なメールの返事が返ってこなくてマネージャー（私）がフォローすることって、何度かありましてですね。
相手に対して理由を聞くと大体こんな感じでした。
・タイトルで内容がわからないから放置
・本文が長くて読むのが大変なので後回し
・期限が明確でないからいつでも良いと思った
・めんどくさそうな内容だからそのままにした
・あまりにこちらを考えていないのでむかっときて放置
相手にも問題を感じますが、確かに読み返してみると「こちら都合」で書いてある。
で、出した本人に聞いても「よくわからないけど確認しろって言われたからそのまま出した」とか。
そもそも出した本人が何を聞きたいのかよくわかっていない的なね。
それか、こちら都合で相手へのわかりやすさを考えていないとか。
なんてのもありがちですな
50代とかだったりすると、なんだよこれ、社会人一年生からやり直してこいみたいなことを感じますが、そんなわけにもいきません。
件名を変えるだけで、メールの既読率は増えるぞ
まずこれ。タイトルわりと大事。タイトルで8割決まりますぜ。
私はこんな感じで書いています。ぱっと見て、確認なのか報告なのか、いつが期限なのか、返信が必要かみたいな、アクションがわかるように書く。
「〇〇について急ぎ確認させてください」
「〇〇の決定についての最終確認」
「【4/12期限】〇〇についての確認」
「【要返信】〇〇のお問い合わせについての回答」
相手がわかるように書く
これも割と大事。「関係みなさま」ってよくありますけど「みなさま」って誰だよ的なね。
みたいな感じになることも
ちなみに、ユーザに何かを連絡しようとしたときに「誰が担当かわからないので全員あてに送ってください」っていうのもあります。
これは結構な確率で誰も読まない状況に陥りますので、こんなケースの場合は管理監督職に送って「担当の方にお伝えください」という方が適切です。
相手がどんな環境で読むのかを考えて書く
これもちょっと気を付けてます。営業さんで携帯で読んでいるようなときはぎゅっと凝縮して書きますし、PCで読む方は、行間を空けたり見出しに気を付けてぱっと見たときに読みやすくなるように書く。
メールを出す前に事前に一報入れる
これはメールの書き方というよりも、レスポンスをよくするための対策として、出すときに相手に一報入れるというのがあります。
「すみません。〇〇についてメールを送りましたが、急ぎご返信が欲しいので、〇〇くらいまでにご一読いただけますか？」みたいな内容をチャットで一報入れたりしてます。
そうすると相手は考えるのも面倒なので、だいたいその場でさっと読んでわからないことは質問してくれるし、その場でMeetしちゃってもいい。
以前は電話でアポ取ってご説明に上がったりしてたんですけどね。ほら、リモートなので、コミュニケーションスタイルを変えてます。
あ、ちなみにやりすぎると、送ったとたんに「見ました！すぐ確認するのでリマインド不要です」なんて来たりしますので、気を付けましょう。
カレンダーを見てからメールを出す
メールって、来る順に見るじゃないですか。で、当然カレンダーが空いているときの方が既読率もレスポンスも上がるわけです。
逆に会議がみっしり詰まっている日のメールは落ちやすかったりするので、一日寝かせたりね。
さらに、さっと返せるメールならすぐ片づけちゃいますからね。私もそうだけど。
しかしメールの書き方って難しいですね。いろいろと本も出ていますが、業界や世代でも常識違うので要注意だと思います。
一冊本を読んで考え方を理解しておくと、レスポンスが大分違ってきます。
処理速度も大事。以前知り合いで「12時間ずっと返信してます」という連絡がきたことあるけど、ためすぎだろ。
おしまい。