仕事の基本：5W1Hをおさえること

こんにちは。ぷらいむ です。

他チームから原稿確認の依頼がきました。
…が、締切日が書いてない。

依頼元に納期を確認して、戻ってきた回答は
「来週末まで」

依頼元は金曜の深夜に返信し、
依頼先は翌週の月曜の朝に中身を確認

何が起きたかというと、
納期に１週間の認識ズレが生じてしまいました…

5W1H を押さえればミスは減る

新入社員の頃に、ビジネスマナーで教わる5W1H

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
Why（なぜ）
How（どのように）

これに How much（いくらで） を加えて5W2Hとしたり、Which（どちらに）、Whom（誰に）も加えて７W2Hにすることもありますが、この5W1H に具体的な内容を当てはめていくと、モレや認識ズレを防止することができます。

「正しい順番」は気にしなくてよい

この5W1Hに「正しい順番」があるのか？というと気にしなくていいです。
順番を気にすることで、かえってその順番に縛られてしまい、やりにくくなるからです。

まずは、5W1Hを網羅しているか？
当てはめていくことを優先してみてください。

そして、人に依頼する、通知文書を書く、企画案を作るなど、シチュエーションによって、ストーリーを組み立てていけば良いです。
（内容によっては、5W1Hすべてが必要でないこともあります。）

当てはめには日にちや数字、固有名詞を使う

今回の例では When（いつ）を言っているものの、「来週末」という単語を使ったため、発信側の意図と受信側の理解がズレてしまいました。

このようなズレを防止するためには、具体的な日にちを言うべきでした。

ですので、5W1Hに当てはめる時のポイントは、日にちや数字（人数や金額など）、固有名詞（人名、場所・建物など）をなるべく使用することになります。

さいごに

色々なビジネスフレームワークがありますが、5W1Hは日常業務の中で今でも重宝しています。

ミスの防止に役立つのはもちろん、企画時のモレ防止にも役立つので、ぜひ、活用してくださいね

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