会議をムダに終わらせないための心得
会議を開催する頻度が多い企業も多数存在しているかと思いますが、参加したけど会議に費やした時間が無駄になっていると考える人も多いのではないでしょうか。
例え1時間で終わらせると予定された会議でも、無駄にならないようにすることは業務の支障にも影響を与えるものですから、いくつかのポイントを押さえて開催することが重要ですよね。
1時間の会議時間が無駄になれば、その間にできる仕事があるのにもかからず無駄な時間を費やすことになるわけですし、無駄だと感じさせてしまえば開催する意味も損なわれてしまいます。
会議を無駄に終わらせないためのポイントは、資料を事前に配布しないこととその場でアイデアを出し合うこと、この2つです！
会議の中では営業報告などのような報告会が行われることもあるのですが、報告だけの会議は無意味だと思うのです。
資料は事前に配布しない、これは賛否両論があるかと思われる部分ですが、会議が始まる直前や会議中に資料が配布されると、資料を読むための時間が出て来る恐れはないとは言い切れません。
しかし、事前に配布を行っても参加者全員がそれに目を通すとは限りません。
資料を事前に配っていたとしても、必ずしも参加者からの有意義な意見および提案がでることはないなど、資料は事前に配布しないことがポイントの一つ目です。
その場でアイデアを出し合う、これは進行をつとめる人の技量にかかる部分ではあるけれども資料と同じく事前にアイデアを考えるようにと通達したとしてもそれを考えずに会議に参加する人もいるので、その場でアイデアを出し合うよう進めれば無駄な時間を過ごす必要もないわけです。
報告だけの会議は無意味、これは誰もが感じることが多い会議スタイルといえましょう。
報告だけであれば全員が集まる必要もありませんし、メールなどで資料を展開すれば済む話です。
参会者を集めるための理由には何があるのか、これを考えれば報告会のような会議を行うこともなくなるわけです。
今までそれでやってきた！というルールを崩すのは簡単ではないですが、誰かが何処かでストップをかけない限り、ムダな会議は無くなりません…
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