「見えない仕事」を可視化し⇒チーム生産性を飛躍させたAさんの事例
こんにちは。【ザ・プロフェッショナル】® 主宰の海東です。
「うちは今、人を増やしたほうが良いのか、足りているのか、どっちなんだろう・・・」
このような課題感を感じている方は多いようです。複数のプロジェクトが同時進行。チームメンバーは忙しそうに働いているものの実際の進捗状況が把握できないため、スタッフ数と業務のバランスが合っているのか可視化できず、新規案件の受注判断に迷うことがある、というパターンです。
この課題、多くの経営者が共感されるのではないでしょうか。
今回は、この「見えない仕事」を可視化し、チーム全体の生産性を向上させたアカデミー受講生で、税理士事務所の代表であるAさんの取り組みをご紹介します。
■ 可視化の第一歩は「15分単位の作業記録」から
Aさんが最初に取り組んだのは、スタッフそれぞれの15分単位の作業記録です。
「最初は社員から反発もありました。でも『監視ではなく、あなたのの働きを正当に評価するために必要なのです』と丁寧に説明しました」（Aさん）
記録のポイントは下記の3つです。
「その他の業務」という項目を作らない
割り込み作業も必ず記録する
予定と実績の差異も記録する
■ 見えてきた「3つの無駄」
2ヶ月間の記録を分析したところ、下記の問題が明らかになりました。
・予定外の割り込み作業が全体の25%を占める
・複数のプロジェクトの締切が月末に集中
・スキルの偏りにより、特定社員への依存度が高い
この「見える化」により、次の施策を実施しました。
月次での工数配分見直し会議の実施
プロジェクトのマイルストーン分散化
バディー制によるスキル共有
■ 具体的な改善効果
施策実施から6ヶ月後、下記の効果が表れました。
・残業時間：月平均22時間削減
・プロジェクトの早期完遂率：向上
・新規案件の受注判断：検討期間を平均2日に短縮
「可視化して目の前にみえることで、チーム全体の課題が明確になり、具体的な対策を打てるようになりました」（Aさん）
□ 明日からできるアクション
全メンバーで15分単位の作業記録を2週間試行する
週次での振り返りミーティングを設定する
「割り込み作業」の種類と発生頻度を分析する
「監視」ではなく「支援」のための可視化という意識をしっかり共有することが大切です。ダイエットも、最初は記録から始めることで成功しやすくなります。まずは小さく始めて、着実に進めることをお勧めします。
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わくわくを通じて、ありがとうの輪を広げる。そのためのビジネスのサポートができたら嬉しいな、と思っています。
今の現状にもし不満な要素が少しでもあるとすれば、それはあなたのせいではありません。多くの経営者は頑張っているし、本来はもっと素晴らしい結果成果を出して当然の方（かた）です。
そうなっているのは、世の中の間違った情報によって、頑張りの方向がほんの少しズレてしまっているからです。
おかげさまで多くの業種の経営者の方と接点をいただいているため、事例がたくさんあります。ご相談事項があれば、メッセージください。一緒に今ある強みの磨き方を考えましょう。
