時は金なり！フリーランスの時間管理と効率的なリフレッシュ方法とは？

フリーランスは自分の好きなように仕事ができるのが大きなメリットですが、納期を守ることや仕事量の調整など、自分のキャパシティや予定の見通しを持ち、コントロールする力も求められます。例えば「余裕があったのに締め切り間際になって慌てて取り組む」「だらだらと仕事を続けてしまい結局休めない」といったことが起きると、時間にも生活にも余裕がなくなってしまいます。

今回は「時間管理」に着目し、メリハリのある生活や収入アップなどそのメリットについて解説します。リフレッシュの仕方なども参考にしてみてくださいね。

時間管理の必要性

時間管理がうまくできることで得られるものとはなんでしょう？メリットだけではなく、時間管理ができない場合に起こりうる事態についても解説します。

時間管理ができることによって得られる恩恵

自由な時間が増える
1日は24時間であり、これを変えることはできません。しかし、時間管理によって「自由に使える時間の割合」を増やすことはできます。自由に使える時間の割合が増えれば、時間を理由にやりたかったことをあきらめる必要はなくなります。

気持ちに余裕ができる
どんなに完璧な計画を立てたとしても予定通りにいかないことはあります。ただし、あらかじめ見通しを立てているのといきあたりばったりで過ごすのとでは全く意味が違います。

自分のペースを知り、余裕のある過ごし方を計画的に作っておくことで、予定外の変更があった場合にもすぐに修正することができます。

アウトプットの質が高まる
時間をかければ良い仕事ができるとは限りません。無駄に時間をかけるよりは時間管理をし、集中できる環境で効率的に業務をこなした方が質の良いものができあがるでしょう。適切な時間管理はアウトプットの質にも影響を与えます。

周囲から信頼される
時間管理ができていることは、自己管理ができているということでもあります。納期や締め切りを守るのはもちろん、時間に余裕があれば他のメンバーの仕事にも目が行き届き、気づくことも増え、配慮も生まれるでしょう。時間管理は自己管理につながり、周りからの信頼にもつながります。

時間管理が苦手なタイプとは？

時間が資源であることを理解できていない
お金と同じように時間も「限りある資源」のひとつですが、目に見えず皆に平等に与えられているものなので時間を「資源」だという意識を持っている方は意外と少ないかもしれません。

時間という資源がないと、どのような不便が起こりうるのでしょう？
時間や自己の管理ができておらず、常に時間に追われる生活をしていると、気持ちの余裕がなくなり、仕事の質も下がってしまいます。

時間管理が苦手な人には、時間が資源であることを理解していない場合が多いですが、その事実を直視したくないという心理状態もあるのかもしれません。

時間感覚のズレに気づいていない
時間感覚とは時間の経過を体感で感じ取る能力を指しており、これにはある程度生まれ持った性質も影響すると言われています。「自分は集中すると2時間を1時間くらいに感じる傾向がある」など、自分の時間感覚と実際の時間とのずれを自覚していれば、時間の管理もしやすくなります。

自覚することで自分の感覚に頼らずに時計を見る習慣ができますし、万が一変更が生じても支障が出ないように、余裕をもった予定を立てることができます。

すぐにとりかからない
すぐにとりかからないこと、つまり先延ばしにしてしまう癖があると納期を守ることができず、計画倒れになってしまいます。

先延ばしにしてしまうことにはさまざまな要因があるでしょうが、多いのが優先順位を決められていないことです。どの仕事を優先すべきかがわかっていないと、どれから手をつけたらいいのかわからず、先延ばしにしてしまう……。思い当たる節がある方は、まず優先順位を決めてすぐにとりかかるようにしてみましょう。

出来ないことを断れない
「Noが言えない方」は時間管理がうまくいきません。自分より他人の都合を優先する優しい方はついついこの状況に陥りがちです。

急な業務に対応しなければならない場面は、仕事をしていれば当たり前のようにありますが、予定外の業務が発生した際の取捨選択ができないと、他の仕事にも影響が出てしまうかもしれません。

「No」と言えない理由はそれぞれだと思いますが、なんでも請け負っていると時間管理も難しくなってくるもの。自分のキャパシティや今ある仕事の優先順位を見極め、しっかりと取捨選択を行いましょう。

上手に時間管理するコツとは？

時間管理にはいくつかのポイントがあります。
実現可能で無理のないスケジュールを立てるのはもちろんですが、実行しながらも進捗状況を管理して自分がどれくらい達成できているのかを可視化すればさらに効果的です。

業務を整理しスケジュールに反映させる

まず、自分が今抱えているタスクを洗い出して優先順位をつけることから始めます。何をいつまでにしなければならないのかを視覚化し、漏れがないように正確に把握しましょう。

頭の中だけの整理では抜けや誤りが出る可能性が高いため、必ず可視化しておくことをおすすめします。もし、複数のメンバーで担当している案件やプロジェクトがある場合には、メンバー同士の情報を共有することも必須です。
タスクを洗い出す場合は、「日時や締め切りが決まっているタスク」と「デスクワークなど常時取り組むタスク」の2種類に大別してください。そこからさらに優先順位をつけていきます。
優先順位をつけることで、無意識のうちに苦手なタスクを後回しにすることなく、計画的に進められる可能性が高まります。適切に管理をするためには、「緊急度」「重要度」についても可視化できるようにしておくといいでしょう。
一般的には締め切りが迫っているなどの緊急度が高いものを優先しますが、「緊急性は高いが重要度は低い仕事」に過剰な時間をかけてしまうと重要度が高い業務を後回しにしてしまい、クライアントやメンバーに迷惑をかけてしまう可能性も。
また、万が一遅れが出た場合にも修正ができるよう、スケジュールには余裕をもって計画を立てるようにしましょう。
タスクに対する優先順位付けや、実際に実行した際の時間の配分についてフィードバックできる機会を作るようにするとなお良いでしょう。
体調や環境によって、同じ作業なのに効率的にできることもあればそうでないこともありますね。一般的には午前中にパフォーマンスがあがるといわれていますが、自分が一番集中できる時間帯や状況などをあらかじめ把握しておくとより効率アップが見込めます。

進捗管理を仕組み化する

一人で仕事をする際には、自分がどの業務をどれくらいできているのか進捗管理を可視化することが重要です。
チームで進行しているプロジェクトでは、メンバー同士のタスクや時間管理を共有することは重要ですが、共有に時間をかけすぎては本末転倒です。
プロジェクトスタート前に、進捗管理を効率化できるような方法を選定しておきましょう。時間管理の精度を上げるためには、リアルタイムでタスクの進捗を正確に把握することが必要です。

ネガティブな報告こそ迅速に

思いがけないアクシデントなどで遅れが生じることも。そんな時に遅れを報告しづらい……と重要な報告を先延ばしにすると、クライアントや他のメンバーに迷惑がかかるだけでなく、信頼も仕事も失うという最悪の事態を招く可能性があります。
よく「嫌な仕事を先に片付けることで効率が上がる」と言われますが、ネガティブな報告も迅速に行うようにしましょう。トラブルを迅速な対応で解決できれば、信頼度アップにもつながります。

リフレッシュも忘れずに！

納期が近い時や多くの案件を抱えている時は、どうしても作業時間が長くなりがちです。フリーランスの仕事は一人で行うものが多く、パソコンに向かって長時間座りっぱなしになったり、誰とも喋らずに作業に没頭したり、ということも少なくないでしょう。

同じ姿勢で作業を続けていると、身体やメンタルに不調が生じます。疲れが溜まると効率も下がり、長時間稼働した割には集中できず、仕事の質が低下してしまうという可能性も。

働く時間や場所を選べるフリーランスだからこそ、質の良い休息をとることも忘れないようにしましょう。

週3日以上在宅ワークをしている方に「在宅中のリフレッシュ方法」を質問したところ、一番多かったのは「散歩する」だった、という調査もあるようです。2位以下には、「好きな飲み物を飲む」「ストレッチをする」「仮眠をとる」「おやつを食べる」がランクインしています。

仕事の合間にできるリフレッシュ法

仕事の合間にもできる簡単なリフレッシュ法をご紹介します。

肩や腰への負担を軽減する方法
深呼吸し、両腕をゆっくり回したり伸びをするなどのストレッチは簡単にできる上に効果が高いと言われています。
できれば立って行うのがベストですが、座ったままの姿勢でも構いません。休息を取る際に数回繰り返すと、より高い効果を得られるのだとか。

目の疲れを軽減する方法
パソコンなどのデジタル機器に囲まれて作業していると目が疲れますよね。パソコンやスマホの画面の光は目にとって大きな負担です。
目が疲れたと感じたら疲れを軽減させましょう。遠くの景色を眺める、目の周りを軽くマッサージする、瞼の開閉を10回ほど繰り返す、蒸しタオルや疲れ目用のリラックスシートなどを用いる、などの方法がおすすめです。できれば1時間に1回、どれでもいいので実践してみてください。

足の疲れやむくみを軽減する方法
座ったままの姿勢で片足を伸ばし足首をグルグルと回します。両足に対して左右交互に行います。
次に、両足をそろえてつま先から足の甲をまっすぐにのばしたり、かかとを突き出すように曲げたり、を繰り返します。どちらの動作も足の血流を良くしてむくみにくくなる方法です。

休日にしたいリフレッシュ法

一人で仕事をしていると、忙しくてなかなか思ったような休息が取れないことも。本来であれば最低でも数時間ごとに休息時間を作っていただきたいところですが、それが難しいなら、休日にしっかりリフレッシュするようにしましょう。

散歩、ウォーキング
散歩やウォーキングはお金や道具を必要としない一番簡単なリラックス方法です。歩くことは健康にいいだけではなく心もリフレッシュできます。近くのコンビニに行くだけでも、外の空気を吸うことが気分転換になりますよね。

温泉など、のんびり過ごせる場所に行く
平日に休みが取りやすいフリーランスにおすすめなのが、人の少ない場所に出かけて心身ともにリフレッシュすることです。
最近では都心でものんびり過ごせる温泉があります。広々としたお風呂に浸かって身体をほぐすこともできますし、マッサージを受けたり過ごしやすい環境でゆっくり休むこともできます。

本や映画に没頭する
仕事で使う資料ばかりに囲まれていると、自分の観たいものや読みたいものに触れる時間が少なくなってしまいます。

時間が取れたらカフェや図書館、映画館などに足を運んでみてはどうでしょうか。しかし、今は新型コロナウイルス感染症の感染者が増えている状況ですから、出歩くのがためらわれるという方も多いでしょう。
出歩かずにさまざまな作品に触れることのできる電子書籍やサブスクなど、今は便利なサービスがたくさんあります。自宅で好きな作品を思い切り楽しんでみてください。

「休日にできなかったことをやろう」とアクティブに動きたい方はもちろん存分にスポーツやアクティビティなどを楽しんでください。
実は、ただぼんやりと何もせずに過ごすこともじゅうぶん良質なリフレッシュになることをご存じでしょうか。常にフル稼働している身体や脳には知らない間に溜まっている疲労もあります。「何もしない」時間をあえて作るようにすることで、さらにリラックス＆リフレッシュして仕事に挑むことができますよ。

まとめ

時間管理は誰もが当たり前のようにやっているように見えますが、時間管理をしっかり行うことが生活や仕事の質を高め、信頼度を上げることにもつながっていきます。

余裕をもった作業ができず、納品物の品質が下がってしまうことがあれば、信頼を損ない、仕事を失うという最悪の事態を招くことも。

タスクを整理整頓し習慣化することで、自分のパフォーマンスを高めることができますし、効果的なリフレッシュも適切な時間管理の一つです。
時間管理を習慣化することで効率的に最高のパフォーマンスを発揮できる環境を作っていきましょう。