【ブラックボックスをなくそう！】業務可視化のための工夫＆使用ツール
突然ですが、会社内で他の人がどんな仕事をやっているか把握していますか？
古いシステムで複雑化していく業務、自分しか把握していないプロジェクト…。
そんな業務のブラックボックス化を食い止めるために、プラスジャムが業務改善として取り組んでいる工夫や使用しているツールについてお話しします。
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１）TimeCrowdで過去・現在の業務を見える化
TimeCrowdとは？
過去・現在を共有することでチームの時間を見える化する在宅勤務・テレワーク対応時間管理ツール
在宅ワークが増えてきて、業務中に何を行っていたのか毎日メールで報告している方も少なくないのではないでしょうか？
TimeCrowdなら過去もしくは現在、自分がどんな案件を担当して、どれほどの時間をかけたのかリアルタイムで記録されます。
記録は毎日自動的に報告されるので、業務を振り返りメールで報告をする必要はありません！
また、上の図のようにメンバーの業務も確認できるので、どんな案件が動いているのか一目瞭然！
２）Notionでプロジェクト確認やタスク管理
Notionとは？
メンバーに共有することをドキュメントで残したり、プロジェクトやタスク管理、メモとして使用できるWebサービス
進行中のプロジェクトやそれぞれのタスクはNotionで管理しています。
TimeCrowdとの違いは未来に発生するであろうプロジェクトも確認ができること。
プロジェクト以外にも記録やメモをドキュメントとして残せるので、プラスジャムでは規則や経理関係もNotionにまとめています。
他にも、社員メンバー紹介や月間random王（歴代random王）、会社に関わるちょっとしたニュースも掲載しているので、たまに見ると息抜きにもなります！
↓random王については、福利厚生の記事でも紹介しています！↓
３）ミーティングで状況把握
ディレクターと制作陣（デザイナー、コーダー、エンジニア）に分かれて週1回30分、業務把握のためのミーティングを行っています。
自分一人で悩まないように、共有の場を作ることでコミュニケーションも生まれます。
また、参加したセミナーの共有や興味深い新情報のアウトプットの場として活躍することもあり、知見が広がることも！
４）slackで成果を報告
案件がひと段落した時にはslackで報告！
プロジェクトに参加したメンバーの発表や、勉強になった点などを会社全体でメンバーに共有して次に繋げます。
また、slackは報告や業務連絡だけでなくスムーズなコミュニケーションの場としても活躍しています！
詳しくは↓の記事をどうぞ！
５）Googleカレンダーで予定を共有
ミーティングの予定は、誰でも確認ができるようにGoogleカレンダーで共有しています。
slackの返事が遅いときはミーティング中だったりするので、状況がわかるだけでもホッと安心。
他にも私用外出の予定や自宅以外で勤務する場合もGoogleカレンダーで分かるように管理しています。（業務に支障が出ないことを確認して上長やメンバーに報告が必須です。）
【番外編】タスク管理は自分が使いやすいツールで！
上記で紹介した工夫やツールは業務把握のために会社として行っていますが、自分のタスクは自分の管理しやすいツールが一番！
パソコンのメモ帳、アナログ管理、カレンダー登録など、個人が使いやすいツールで漏れがないように注意しています。
ちなみに私、古井はエクセルで自分のタスク管理表を作成しています。
必須のタスクを日付ごとに洗い出し、完了したら色を変えて漏れがないように管理しています
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一番怖いのは自分しか知らないブラックボックスが爆発した時…そうなる前に一人で抱え込まずにみんなで知恵を出し合うのがプラスジャム流。
顔が見えない分、相談していいのか迷うこともあるかと思いますが風通しのよさが抜群なので、メンバー全員が全力で相談に乗ってくれますよ！
とはいえ、風通しはみんなで作っていくもの！リモートワークでもコミュニケーションを欠かさないような工夫を行なっています。
以上、古井でした。
↓↓他にもリモートワークを主流としているプラスジャムが、社内で行っている工夫が満載！