【生産性アップ：STEP 4】タイムブロッキングで1日を効率的に過ごす方法
現代の忙しい日常の中で、限られた時間を最大限に活用する方法を探している人は多いでしょう。家事、仕事、趣味、そして休息。やりたいことが山積みなのに、1日が終わると「何も達成できていない」と感じることはありませんか？そのようなとき、私は「タイムブロッキング」という方法に出会い、生活が劇的に変わりました。今日はそのタイムブロッキングを使って、どうやって1日を効率的に過ごすかをお伝えします。
タイムブロッキングとは？
タイムブロッキングとは、1日の時間を「ブロック」することで、各タスクに集中する時間を割り当てる手法です。Googleカレンダーなどのツールを使って、仕事や休息の時間をブロック単位で管理します。たとえば、朝の1時間をメールチェックに、午後の2時間をプロジェクトの進行に、夕方の30分を運動にといった形です。
なぜタイムブロッキングが有効なのか？
1日のスケジュールをきっちりと決めてしまうことで、集中力が増し、無駄な時間を減らすことができます。また、時間をあらかじめ決めていることで、あれこれと考える余地がなくなり、その時間に取り組むべきタスクに集中できるのです。
どうやって始める？
タイムブロッキングは難しく見えるかもしれませんが、実はとてもシンプルです。ここでは、ステップバイステップで始め方を紹介します。
ステップ1: すべてのタスクをリストアップする
まず、1日の中でやるべきすべてのタスクを書き出しましょう。小さなタスクでも、見逃さないことがポイントです。朝のメールチェックや、ちょっとした家事、さらには食事の時間までもリストに含めることで、1日の全体像が見えてきます。
ステップ2: 優先順位をつける
リストアップしたタスクの中で、最も重要なものから優先順位をつけていきます。どのタスクが最も成果につながるか、またはデッドラインが迫っているかを考慮しましょう。優先順位をつけることで、タイムブロッキングにどれだけの時間を割り当てるかが決まってきます。
ステップ3: カレンダーにブロックする
次に、Googleカレンダーや紙の手帳を使って、それぞれのタスクに時間のブロックを設定していきます。たとえば、朝8時から9時はメールチェック、9時から12時は重要なプロジェクトに集中する時間など、具体的にスケジュールを作っていきます。
この時、無理なく進められるよう、適度な休憩時間も忘れずに入れましょう。集中力を持続させるためには、休息もタイムブロッキングの一部です。
タイムブロッキングのメリットと共感できる悩み
タイムブロッキングのメリットは、時間を効率的に使えるだけでなく、ストレスが軽減されることです。何かに集中しながらも、他のタスクが気になって集中力が散漫になることはよくありますよね。
私自身も、以前はマルチタスクに苦しんでいました。メールを見ながら会議の準備をして、途中で別の依頼が来るとそちらに気を取られてしまう。結果として、どの仕事も中途半端に終わってしまうことがありました。
あなたもこんな経験はありませんか？
タイムブロッキングを取り入れてからは、「今はこれに集中すればいい」と考えられるようになり、他のことに気を取られることが少なくなりました。これが、タイムブロッキングの最大の強みです。
実践的なタイムブロッキングのコツ
タイムブロッキングはただ時間を区切るだけではなく、いくつかのコツを押さえることで、さらに効果的になります。
1.スキマ時間を活用する
予定と予定の間に、短い「スキマ時間」が生まれることがあります。たとえば、ミーティングが早く終わったり、予定外のキャンセルが発生した場合。このようなスキマ時間を有効活用しましょう。簡単なタスクやストレッチ、リラックスの時間に充てるのがおすすめです。
2.「テーマごと」にまとめる
一日のタスクを「テーマごと」にまとめてブロッキングする方法も効果的です。たとえば、午前中はクリエイティブな作業に集中し、午後はコミュニケーション関連のタスクを処理するといった形でテーマを決めておくと、同じ種類のタスクに集中でき、効率が上がります。
3.必要に応じて調整する
スケジュールが乱れることは必ずあります。予想外の電話やミーティングなどで予定が崩れてしまうこともあるでしょう。しかし、タイムブロッキングの良いところは、フレキシブルに調整が可能な点です。ブロックされた時間を後ろにずらす、他の日に移すなど、無理なく進められるよう工夫してください。
効果的な趣味でメリハリをつける
タイムブロッキングは、仕事だけに集中するためのものではありません。リフレッシュするための趣味や休息時間もあらかじめ計画に組み込むことが大切です。特にリモートワークが増えた今、自宅にいるとオンとオフの切り替えが難しくなりがちです。そこで、私がおすすめする効果的な趣味をいくつかご紹介します。
1. 瞑想
瞑想は、心をリセットし、ストレスを軽減するのに非常に効果的です。1日5分でもいいので、瞑想の時間をタイムブロッキングに組み込んでみてください。頭をクリアにし、その後のタスクに集中しやすくなります。
2. ストレッチ
デスクワークが多い人には、簡単なストレッチや軽い運動を取り入れることもおすすめです。腰痛や肩こりを予防するだけでなく、体を動かすことでリフレッシュ効果も期待できます。
3. 読書
新しい知識を得ることは、自己成長につながります。趣味として読書の時間をタイムブロッキングに入れると、学びの時間を確保しつつ、リラックスできます。
タイムブロッキングに役立つ3つのアイテム
タイムブロッキングをスムーズに進めるために、私は以下の3つのアイテムを活用しています。
1.Googleカレンダー
タイムブロッキングに最適なツールの1つがGoogleカレンダーです。シンプルで使いやすく、どこからでもアクセスできるため、変更や調整も簡単に行えます。
2.タイマー
ポモドーロ・テクニックと組み合わせて、25分間集中し、5分休憩するというサイクルで仕事を進めるのもおすすめです。スマホのタイマーアプリを使って、効率よくタスクをこなせます。
3.ノート
デジタルツールが主流ですが、私はアナログのノートも大切にしています。特に、1日の始まりにやるべきことを書き出す作業は、頭を整理するのに最適です。ノートを使うことで、手で書く感覚もあり、頭に入りやすいというメリットがあります。
タイムブロッキングで人生を豊かに
タイムブロッキングを使えば、1日の時間の使い方が劇的に変わります。そして、ただ効率的に仕事をこなすだけでなく、趣味や家族との時間も大切にすることができるようになります。
仕事だけでなく、充実したライフスタイルを送るための強力なツールとして、ぜひ取り入れてみてください。
タイムブロッキングを実践することで、あなたも時間をコントロールし、充実した毎日を手に入れましょう！