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展示会奮闘記2024～不測の事態に動じない～

【PIXTA】機械学習データサービス

こんにちは、野本です。
去る2024年2月20日(火）〜22日(木）の3日間、ビッグサイトで開催されたAI Worldに出展しました。

PIXTA機械学習データサービスチームとしては3度目の展示会出展となりました。
当日ブースにお立ち寄り頂いた皆様、ありがとうございました！

前回の出展では搬出入に四苦八苦…
今回はよりスムーズに搬出入を終えて、早く打ち上げに行くぞ無事にお客様をお迎えするぞ！という気概で、準備を進めました。
が、前回と比べてうまくいったこと・うまくいかなかったこと、どちらも同じくらいあります…。
このnoteが、これから同規模の展示会に出展される企業様のお役に立てば幸いです。

事前準備・改

前回の失敗を踏まえて、次の観点で装飾内容を再考しました。

  • 搬出入のしやすさ

  • 情報が充分伝わるか

  • 通路からの見栄え

搬出入のしやすさ

前回は搬入はそこまで大変ではなかったものの、撤収時にまさかの宅配便で送れないサイズだということが発覚し、撤収完了までにかなりの手間と各所のお気遣いをいただく羽目になりました…。
そのため、今回はコンパクトで、尚且つ、梱包や保管が簡単な素材で装飾を検討することにしました。
今回は横断幕とタペストリーを選択！パネルは一切なし！！
布製なので、扱いが簡単で、たためばコンパクトになることが決め手でした。
パネルって発色がいい反面、大きさに比例して重いし、傷つけないか心配になるし、扱いに気を遣うんですよね…。

情報が充分伝わるか

情報の伝わりやすさは装飾や文字の大きさが影響しますよね。
前回はA0×2枚のバカでかパネルをメインに据えてアピールしていました。
ピクスタ社ができること、キャッチコピーのメッセージ性などの内容やデザインには修正が要らないと判断し、パネル用のデザインをリサイズして横断幕に転用することにしました。
また、前回はブース側面に貼っていたA1パネルの内容をかいつまんでタペストリーにアレンジ。

通路からの見栄え

前回の良かった点としては、通路から見た時にメインパネルが必ず目に入る大きさだったところでした。
横断幕やタペストリーについても、文字が小さくなりすぎないように配慮してデザイン作成/リサイズしました。
また、ブース全体の色味が統一されていて、まとまりのあるコーディネートになっていたと思います。
そこは今回も踏襲し、ブースのコンセプトカラーを緑に設定し、床や横断幕、タペストリーの色味も緑のデザインを採用しました。

搬入

パネルの搬入や設置が不要になったので、今回は全て自力で設営することにしました。
高い場所の装飾の設置はDIYが得意な社員が大活躍。

たのもしい！

今回は順調に終わるかと思ったんですが…それは起こりました。
なんと。

横断幕が届かない…。😱😱😱

まさかの運送ミスで開催2日まで横断幕が届かないことが発覚！
あんなに念入りに、早めに発注したのに…なんと…なんと……。

凹んでいてもしょうがない！と切り替えて、代案として横断幕と同じ大きさの紙ポスターを急遽作成することにしました。
デザインデータを携えて、近場にあるACCEAさんに駆け込みます。
入稿データの内容と、印刷用紙の兼ね合いで、翌朝の納品になることに。
果たして開始時間までにブース装飾は終わるのか…。

メイン装飾の余白が目立つ…。

当日運営

迎えた当日朝、
朝イチでACCEAさんに駆け込み、ポスターを受け取ります。
慌てすぎて入稿サイズを2度も間違えたにもかかわらず、完ぺきな出来です。
急いで会場入りし、何とか無事に装飾し、ブースが完成しました…！
TOC有明店さん、本当にありがとうございました。

ブース完成！

紙ポスターでも見づらかったり、発色が弱かったりすることなく、パネルと遜色ない仕上がりで、メイン装飾の役割を果たしてくれました。
光沢紙よりも、マット紙がおすすめです！！
あと、紙ポスターが途中で剝がれないかも心配だったのですが、展示会ブース業者さんからお勧め頂いたこちらの両面テープにとても助けられました。
布も紙も剥がれづらいのに跡のこりもしない、最強です！

バタバタで初日を迎えましたが、会期中、おかげさまで多くのお客様にお立ち寄りいただきました。
機械学習向けのサービスよりも、PIXTAの画像素材サービスの方が圧倒的に認知度があり、もっとがんばらねば…とさらに気合が入りました！

搬出

あっという間に最終日を迎えました。
最後の「蛍の光」（終了時間になると流れます）を聞き終えて、
おわった～～～～！！！
と一息つく暇もなく、搬出作業が始まります。（ここまで前回と同じ）

撤収は総力戦

自分たちで設営したので、当然自力で撤収しなくてはなりません。
でも、今回はとっても楽に撤収を終えられました…！
布製のものはコンパクトに畳めたので、全備品を梱包しても、最終的に段ボール箱2つ分の荷物に収まりました。
撤収時間、前回の1/5くらいかもしれない…。

総括

展示会は準備が命。まさかはつきもの、慌てない心が大事。
前回の反省を活かして、搬出入フローや設営を想定して装飾選びができました。
搬出入の手間も時間もかなり圧縮できましたが、反面、不測の事態によって当日朝まで装飾が足りない事態に…。
コンパクトな装飾であれば、会場に当日届けてもらわずに、オフィス等で受け取るというのもリスクヘッジとして良いかもしれません。
今回は運よく近くに印刷サービスがあったため、すぐに代案を採用して進めることができました。
今後も、大なり小なりまさかはつきもの…と肝に銘じて、冷静な対応に努めたいものです…。

おまけ

2日目に届いた横断幕。仕上がりは素晴らしい！

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