見よう見まねでルーティーンを自動化｜Microsoft Power Automate活用事例①
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
PowerAutomate（RPA）は怖くない！
素人でも、ルーティーンの自動化はできる
今回のテーマは、いよいよ（？）Microsoft 365のRPAツールである、PowerAutomateです！
予備知識がほしいよ！という方は、▼下記ページをご参照ください。
このシリーズでは、専門知識の習得を限りなく減らして、簡単に日常業務を自動化し、省力化することを目指します。
それでは、いってみましょー！
毎週の報告書をリマインドする
自動化したいルーティーン業務
今回は、毎週提出が必要な報告書（ここでは「週報」と呼ぶ）の提出を忘れないように、該当者にMicrosoft Teamsでリマインドするというタスクを取り上げます。
Before：上司が毎週金曜日に手動で文面を作成、該当者にメンションしてメッセージを投稿
After：文面とメンションは予め設定されており、決められた日時になったら自動でチャットが投稿される
一見非常に単純・簡単なタスクなので、「なんでわざわざ自動化しないとならないの？」と思われるかもしれません。
しかしながら、実際に自動化してみると、次のメリットがありました。
上司がリマインドするためにそのタスクを覚えおく必要がなくなり、脳内の負担が減った
参考：認知リソースとは何か？脳の能力を最大限活用する方法──『Attention Span』 - グラント (nscienceblog.com)リマインドをし忘れた結果、部下が週報の提出を忘れるという連鎖が防げた
仕事のミスが減り、上司・部下の心理面が安定、関係性が良好になった
このような単純なルーティーンって、日常にすごい数があると思うんですよ。
毎日やっていることなら習慣化できるので、そんなに負担を感じないかもしれません。
しかしながら、週単位・月単位・3ヶ月に1度だったらどうでしょうか？
業務の内容を思い出すだけでも、相当負担ですよね。
実は習慣化＝自動化なので、人体に習慣化する労力を、RPAに頼ってしまおう！という発想です。
フロー（自動化の順序）概要
毎週金曜の16:00になる
リマインド相手を設定する（Aさん、Bさん）
Microsoft Teamsでチャットを投稿する（週報を提出してください）
1が、いわゆる「トリガー」といわれるものです。
フローを回す引き金ですね。
ここでは、「毎週金曜の16:00になる」という条件を引き金に設定します。
Microsoft Power Automateを始める
▼Microsoft 365トップまたはEdgeのトップのアプリトレイ（9つの点）をクリック（一覧になければ、[すべてのアプリ]をクリック）
→Power Automateをクリック
▼左上の[+作成]をクリック
▼[スケジュール済みクラウドフロー]をクリック
▼必要項目を設定
フロー名：一覧に並んだ際、どんな内容のフローかわかるような名称が◎
開始日：すぐ開始したいなら今日（今日～開始日の間）でOK
時間：いつ発動するかの時間を設定（ここでは16:00=4:00PM）繰り返し間隔：毎週金曜日なので、1週間に設定
設定曜日：毎週金曜日なので、金曜以外のチェックを外す
この状態で、「作成」をクリックします。
（スキップして後から設定してもOK）
いかがでしたでしょうか？
これで準備はOK、次回は本格的にフローを作っていきます。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！