【読書感想】世界で一番やさしい会議の教科書
以前読んだ「世界一やさしい資料作りの教科書」がとても良かったので、上記も読んでみました。
この本を読んで何を学びたいか
会議終了後のもやもやをなくしたい
内容
この本の内容としては主に以下から構成されています。
①確認するファシリテーション（隠れファシリテーション）
②書くファシリテーション（隠れファシリテーション）
③隠れないファシリテーション
④Prepするファシリテーション
ファシリテーションには隠れファシリテーションと隠れないファシリテーションがあるという事を知りました。上記の①と②は隠れファシリテーション③以降は隠れないファシリテーションになります。
確認するファシリテーション（隠れファシリテーション）
以下の３点を確認する
（１）会議の最後に決まった事ややるべき事を確認する
以下３点を明確にする。
・誰が
・いつまでに
・何をするか
（２）会議の終了条件を確認する
どういう状態になったら会議が終了と言えるのか誰もがイメージ
できる状態を確認する。
（３）議題毎の時間配分を確認する
会議を予定時間通りに終わらせるために、議題毎の時間配分を
確認する。
（１）は会議終了後、（２）（３）は会議開始前に確認します。（２）を事前に決める事で会議が脱線しても、もとに戻しやすくなりますし、脱線している事を指摘する事ができます。
書くファシリテーション（隠れファシリテーション）
会議の内容を意見、論点、決定事項を意識して書き分ける
意見・・・発言をそのまま書く
論点・・・質問や議題等を「問」として明記する
決定事項・・・決まった事、やるべき事を「決」として明記する
・終了条件
・時間配分
・結論
・やるべき事
この方法を本書ではスクライブといっています。本書で印象に残った言葉が「書きやすいように議論してもらうのが大事」という事です。確かに、書きやすい議論は筋道がしっかりしており、結論もわかりやすいですよね。
隠れないファシリテーション
ここからは、会議の進行として前に出てファシリテーションする方法です。以下の「課題解決の５階層を意識する」以外にも色々とありましたが、これが一番印象に残ったので、書きました。
課題解決の５階層を意識する
・５階層 効果 どの施策が効果が大きいのか？
・４階層 施策 どんな解決策があるのか？
・３階層 原因 なぜそれが発生するのか？
・２階層 問題 具体的にどう困るのか？
・１階層 事象 何が起こっているのか？
下の階層から議論をスタートします。下の階層で意見が一致しないと、上の階層では絶対に意見が合わないです。すでに、下の階層での意見が一致している場合は、上の階層からスタートさせます。
また、ごちゃごちゃした議論は、それぞれ別の階層で議論する事によって発生することが多いので、ファシリテーターはここの階層をあわせるように、会議を進行する事が重要で、もし議論が噛み合わないときは下の階層まで戻るという事もします。
Prepするファシリテーション
会議の準備では以下の４つのPをそろえます。
・Purpose（目的）・・・終了条件の確認
・Prosess（進め方）
・・・終了条件にたどり着くための会議の流れを考える
・Peple（参加者）・・・終了条件にたどり着くために必要な人を呼ぶ
・Property（装備）・・・会議室、プロジェクター、資料等
準備というとPropertyを主に考えている人も多いと思いますが、それは準備の内の１つにすぎません。これらの準備を本書にあるPrepシートというのを用いて行います。Prepシートの書き方については、まだ理解が足りないので何度も読んで実践して理解していきたいと思います。
気づきとTODO
・【気づき】会議の司会でなくてもファシリテーションできる
・【気づき】会議室や資料の準備だけが、会議の事前準備ではなく、進め方を考えるのも事前準備
・【気づき】会議の種類によって、プロセスが異なる
・【TODO】スクライブする
・【TODO】課題解決の５階層を意識して議論する
・【TODO】Prepシートを使用して会議の準備をする
・【TODO】会議の目的別プロセスチャートを意識して会議を行う
感想
ファシリテーションの方法がとても実践的に書いてあり、前半の隠れファシリテーションについては試しやすい内容も多かったです。ただ、後半の隠れないファシリテーションについて理解できていない点がまだまだあるので、記事を書くのに時間が結構時間がかかってしまいました。会議の都度、本書にかかれている事を何度も実施して、理解を深めていきたいと思います。