紙書類を毎日整理すること。

私の職場は、まだ紙が仕事の中心にあり、内部決定、説明・報告、情報共有など、至るところに紙書類が溢れている。先進的な企業に勤めている方なら、時代遅れ！と思うかもしれないが、毎日新たな紙書類が大量に生まれる状況が続いている。社内でも、新たなシステムを導入するなど、紙書類を削減するための取組が進められているが、紙に慣れ切った企業の体質はすぐには変わらないのが現状だ。

私はそんな大量の紙書類を、データで保存されているか？、紙書類で残す必要があるか？、すぐに使用するか？、自分に必要なものか？などを基準に毎日整理し、不要と判断した紙書類は全て廃棄している。その結果、机の上には書類が一切なくパソコンだけという、仕事に取り組みやすい環境が生まれている。

私が毎日整理する理由は、他にも二つある。
まず一つ目は、時間を無駄にしないことだ。紙書類が整理されていない状況でよくあることが、どこに何があるのか分からなくなり、必要な紙書類を探すのに時間が掛かるということだ。限られた業務時間の中で効率的に仕事を進めていくためには、できる限り無駄な時間はなくさないといけない。
そして二つ目は、仕事の全体像を考えることだ。紙書類が必要かどうかは、自分が担当している仕事の内容と併せて、企業や職場の仕事の全体像を考えないと判断できない場合がある。仕事の一部分だけでなく全体像を考えることは、仕事に対する視野を広げ、より良い仕事をすることにつながる。

私のこれまでの経験では、「必要かもしれない」と思った紙書類は不要なケースが圧倒的に多いので、「必要」と判断しなかったものは、勇気を持って廃棄している。そして、時間の経過とともに、必要と判断した紙書類も不要になることがあるので、定期的に整理することを心掛けている。

紙書類を整理することは、仕事に取り組みやすい環境を生み出すとともに、効率的に仕事を進めることにつながると実感している。皆さんの机の状況は？ぜひ、明日から紙書類の整理を実践していただきたい！

最後になるが、最も大事なことは新しく生まれる紙書類を減らすということだ。私の職場では、様々なシステムが導入され、以前に比べると紙での出力が必要な書類は圧倒的に減っている。しかし、紙でないと見にくいなどの理由で紙書類を作成する体質が現在も生きており、不要な紙書類が作成されるケースが後を絶たない。システムで確認できるものはシステムで確認する、データの共有はメールで行うなど、職場内のルールを徹底し、紙書類の削減にも併せて取り組んでいきたい。