会議や打ち合わせは準備で変わる？？

仕事で会議や打ち合わせ（以下「会議等」）は頻繁に登場する。
しかし、会議等が嫌い！という方は多いのではないだろうか。
そして嫌いな理由は、「時間を取られる」、「結論が出ない」、「目的が不明」、「意見が出ない」、「話を聞くだけで終わり」などではないかと思う。皆さんの職場で行われる会議等は？？少し考えてみてほしい。

一方、仕事を進めていく中で、職場内や委託先、取引先等との情報共有や相談などは必要なことであり、会議等を行わないといけない場面も多くあると思う。ではどのように行っていく必要があるのか？？答えは簡単で、会議等を「効率的」で「効果的」に行うことが重要だ。そして、「効率的」で「効果的」に行うためには、事前の準備が不可欠である。

私も以前は会議等の事前準備を行っていなかった。その結果、時間が長くて結論が出ない会議等が多くなり、時間がもったいないと感じてイライラしていた。しかし、冷静に原因を考えてみると、会議等の事前情報が不足しているため、参加者は準備不足の状態となり、活発な議論ができていないということが見えてきた。

そこで、会議等を行う際には、突発的なものを除いて、以下のとおり事前準備を行うことにした。
①開催目的を改めて考えて文字にする
②話したいことや聞きたいことを箇条書きでピックアップ
③〇〇までを決めるというゴールを設定する
④時間を設定する（30分以内に終了等）
⑤準備しておいてほしいことを箇条書きでピックアップ
⑥①～⑤を全てメール本文に記載して参加者全員に共有
⑦当日の会議の流れや議論の方向性などを確認
⑧意見をまとめていくホワイトボードの使い方をイメージ
そして当日は、
①開催目的を参加者で改めて共有
②今日のゴールを共有
③時間を共有（30分以内に終了等）
④ホワイトボードを使って意見をまとめていく

事前準備をして会議等を行ってみると、参加者全員が目的やゴールを共有しているため、議論の方向性がまとまり、決められた時間の中で活発で効率的な議論ができるようになった。また、活発な議論が行われるため、質の高い結論を導き出すことができ、効果的な会議等になっているということを実感している。事前準備と聞くと大変そうなイメージを持つかもしれないが、メール本文に必要なことを書いて送るだけでいいので、実際はそれほど手間はかからない。会議や打ち合わせが嫌い！と思っている方ほど、ぜひ実践していただきたい。

会議や打ち合わせを準備で変えよう(〃艸〃)ﾑﾌｯ
会議でのホワイトボードの使い方は以下に。