小規模イベントの収支管理に使える無料Excelテンプレート&おすすめアプリ
イベントづくり先生のオーガナイザーM（@organizermanual）です。
このnoteは、インターネットや趣味の繋がりを活かして自分のイベントを立ち上げたばかりの初心者オーガナイザーさんに向けて、個人主催イベントから起業して10年以上プロイベンターとして活動した私の経験を元に「転ばぬ先の杖」となる知識や情報をご提供しています。
今回は、第二部「イベント収支管理」の最終回です。
これまでご紹介してきた小規模なイベントや事業のお金の管理を効率的に行うためのおすすめツールをご紹介していきます。
それでは行ってみましょう！
何はなくとも使えるようになっておきたい万能選手＝エクセル（Excel）
と言いつつ、いきなり身も蓋もないことを言うと、やっぱりExcelをはじめとした表計算ソフトが使えるようになるのが、個人イベント主催者にとってはいちばん良いと思っています。
表計算ソフトとは？
表計算ソフトというのは、こんな感じでセルと呼ばれる四角いマスがたくさん並んでいるアプリケーションのことです。
それぞれのセルには文字や数字を入力することができ、「関数」と言われる式を用いて、セル内の数字を足したり、引いたり、掛けたり、割ったりして、事業に必要な数値を導き出すことができます。
例えばこんな感じです。
使ったことが無いと最初は取っつきにくそうですが、慣れると非常に便利です。また、代表的な表計算ソフトであるMicroSoftのExcelやGoogleのSpreadSheetは、インターネット上で使い方の解説記事や動画がたくさん見つけられるので、意外と簡単に使うことができます。
ExcelやSpreadSheetを用いることで、予算づくりや売上、経費の実績管理が簡単に行えるようになります。
エクセル（excel）を使った予実管理
私がイベントを立ち上げる時に最初にする作業は、Excelを開いて予算を組むことです。例えば、こんな感じ↓で入力していきます。
売上のカテゴリには、こちらの記事で紹介したビジネスモデル、支出カテゴリにはこちらの記事で紹介した５大経費に紐づけて「予算」づくりをします。
また、実際にイベントづくりが始まって、売上や支出が発生したら「実績」シートに個別の収支を記録していきます。
こうした管理は表計算ソフトが使えない場合は、紙の帳面を使って行うことになります。手書き管理の場合は、カテゴリ別の集計や予算との比較を手作業で行いますが、アプリではそれが自動化できます。
このように↓
このように「予算」と「実績」の比較（一般的に「予実管理」と呼びます）を行うと、数字によるイベントの現状把握ができます。
このイベントは「当初の予定より集客がやや少なかったものの、協賛と物販が好調だったお陰で収益はプラス。しかし、想定よりも人件費が嵩んだことで、黒字ではあるものの、当初の見込みほど利益が残らなかった」ということが読み取れます。
ダウンロードして直ぐに使えるテンプレート
先ほど紹介したExcelを使ったイベント収支の予実管理シートは↓にUPしておきます。
こちらは参考に見ていただいてもけっこうですし、あらかじめ入力されている文字や数値を一旦削除すれば、テンプレとしてもご活用いただけます。
以下、テンプレ活用する際の注意事項となります。
Excel収支管理表テンプレート 使用上の注意
このファイルは「予実管理」「予算」「実績｜売上一覧」「実績｜経費一覧」「入力規制」の5つのシートで構成されています。各シートは画面下の色付きのタブで切り替えることができます。
「予実管理」は全て自動入力・自動計算となるので手を加えるところはありません。また「入力規制」のシートも使いません（どちらも不用意に改変するとファイル自体が機能しなくなる場合があります）
入力は「予算」と「実績」のシートで行います。青く着色したセルにはあらかじめ関数が入っているので、白いセルのみ編集してください。
最初は上手く操作できないことも多いと思いますが、表計算ソフトは非常に便利なアプリケーションなので、ぜひ少しずつ覚えていって下さい。
チケット販売、参加者リスト管理
ここからは、もっと簡単に使えて、イベントのお金の管理に役立つアプリをいくつかご紹介します。
まずは、Webチケットアプリケーションの「Peatix」や「LivePocket」です。
WebチケットアプリPeatix
https://peatix.com/
LivePocket
https://t.livepocket.jp/
これらのアプリはその名の通り、入場券を前売りしたい時に役に立つアプリケーションですが、副次的に次のような効果があります。
・チケット売上の自動集計
・購入者の傾向分析
・顧客データベースづくり
・過去参加者へのメール送信
「顧客データベース」×「メール送信」は、集客ツールとして非常に強力です。もし、あなたのイベントが入場無料だっとしても"事前登録制"として、Webチケットアプリで0円のチケット販売（？）を行うことで、簡単に来場者のリスト化が完了します。
ぜひ、試してみてください。
見積書・請求書
もう一つは、初心者オーガナイザーが事務負担を感じやすい「見積書」や「請求書」の発行を簡単にできるアプリケーションです。
単に、「見積書」「請求書」を作だけのWebアプリも無数にあるのですが、今回ご紹介するのは、会計までまとめてできるものです。
マネーフォワード
https://biz.moneyforward.com/
この2つは、小規模事業者の多くが導入している会計ソフトです。その中で使える書類作成機能が非常に優れています。
複式簿記が分かる人は帳簿を付けよう
もしあなたが高校や大学で少しでも簿記を習ったことがあるなら、ぜひこれらのアプリを使って帳簿を付けてみましょう。
マネーフォワードは元々家計簿ソフトから進化した経緯があり、初心者でも比較的取っつきやすいのが特徴です。また、どちらも「仕訳科目」という会計初心者の難関を自動推測機能で補ってくれる特徴があります。
知らない人は無理に使わなくてOKです（それよりはExcelの使い方を覚える方が優先度↑↑↑です）。
まとめ
ということで、今回はお金の管理に使えるアプリのご紹介でした。
表計算ソフトが使えるようになるだけで、イベント主催者として出来ることがかなり増え、仕事の効率も高まります。YoutubeでExcelの使い方を紹介している動画もたくさんありますので、この機会に勉強してみてはいかがでしょうか？
次回からはイベント主催者にとって最も大切なスキルと言っても良い「プロジェクト管理」についてやっていきます。
ぜひ、この後も最後までお付き合いください！