必見！年間数十万節約！オフィス節約術【プリンタ篇】
以前、仕事で訪問した会社の社員の名札の裏面にこのような標語が書かれていた。
「一円の節約は一円の利益」
私は売上UPしか考えていなかったので、この発想にビックリした事を今でも覚えている。
昨年、私は職場でオフィスの機材管理を任された。オフィスにほぼ必ずあるプリンタ・複合機。何も考えずに印刷する社員、そして毎月高額な印刷関係の経費…
使い方を社員全員が意識すれば、結構な経費節約が期待出来るのではと思い、上司に掛け合い、全社員に印刷に関しての講習会を行った。すると翌月から、印刷関係だけで月数万の節約が実現された。
100人の会社でも、一人が年間2,000円の節約をすれば
100人×2,000円 = 200,000円
20万円の節約…馬鹿に出来ない。私なりに色々な角度からまとめてみた。是非、読んで頂き、職場の経費節約に役立てて欲しい。
※本ページは費用を算出する為、モノクロ印刷を2円/枚、2色カラー印刷を10円/枚、カラー印刷を20円/枚として考える。
①安いコピー用紙を使う
「我が社は●●社の超高級コピー用紙しか使わない！」という古い考えの上司がいなければ、購入する用紙を見直した方がいい。私も色々なコピー用紙を購入し、品質と価格を比べてみた所、個人的には「ブランコ」のコピー用紙が一番良かった。安価で高品質。おススメである。Amazonリンクを貼っておくので、一度試して頂きたい。
②両面コピー
両面コピーは、印刷コストだけを考えると、一見何も得をしていないように感じるが、用紙の枚数が半分で済むという大きなメリットがある。
片面印刷で、仮にA3の資料を年間4万枚印刷する場合、紙代だけで59,200円かかる。(A3用紙2500枚で3,700円の場合)
しかし、全て両面印刷にすると、紙の枚数は半分となり、紙代も半額の29,600円となる。
余談だが、両面印刷は、紙の消費を抑え、エコにもつながり地球に優しい。問題無ければ、両面印刷をおススメする。
③裏紙を使う
使い終わった用紙・印刷ミスの紙は、捨てるのではなく、裏紙として使用して欲しい。上記で述べた通り、紙代の経費節約になるからである。
※ただし裏面の内容がマズいものは処分しよう。
④印刷設定のデフォルトを「モノクロ」にする。
これは超重要項目である。以前、うちのある社員のPCのプリンタ印刷設定を見た時、鳥肌が立った。印刷設定のカラー設定のデフォルト(初期値)が「カラー」になっていたのである。毎日毎日、モノクロの資料をわざわざカラー印刷で出力していたのである。モノクロ印刷で十分な資料を、その社員が年間1,000枚カラー印刷をした場合、
(カラー20円×1,000枚) - (モノクロ2円×1,000枚) = 18,000円
すぐに社内の全PCをチェックした所、数台のPCのデフォルトが「カラー」になっていた。是非、皆さんの会社でも一度チェックする事をおススメする。
●デフォルトの変更方法(Windows10の場合)
コントロールパネル→「デバイスとプリンター」→プリンタを選択し右クリック→「印刷設定」→カラー設定を「モノクロ」に変更※
※プリンタによる
⑤2in1機能を使って印刷
1枚の紙に複数ページを集約して印刷する機能。カットする手間がかかるが、この技を使えば、印刷経費が半分となる。
例えば、A4で400枚のカラー印刷を行う時、通常ならこうなる。
カラー印刷20円×400枚=8,000円
これを2in1機能を使い、A3用紙に印刷すれば
カラー印刷20円×200枚=4,000円
B5の場合はB4用紙に印刷すればOK。
月に4,000枚のカラー印刷を行う場合、40,000円/月の経費節約となる。
これはモノクロでも同じ技が使えるが、カッターで切るコストを考えた上で行って頂きたい。カラー印刷の場合は、大きな差が出るので、是非おススメしたい。
ちなみに我が社が愛用するカッター。かなり便利。
⑥大量印刷する場合、最初は1枚だけ試し印刷。
試し印刷をせずにいきなり大量印刷し、大量ミス…という事は意外とある。一人年間1回でも、100人いたら、相当の枚数である。印刷経費・紙経費のダブルで無駄が出る。
「10枚以上印刷する場合は、試し印刷を行ってから印刷」というルールを決めるだけで、おそらく年間数万円は節約可。カラー印刷の場合は、印刷単価が高いので徹底した方がいい。
⑦2色カラーで印刷する
ほとんどの複合機には、2色カラー印刷という機能がある。例えば、黒と赤しか使っていない資料を印刷する時、「カラー」だと20円/枚かかるが、2色カラー印刷をすれば半額の10円/枚である。
我が社で講習会を開いた時、2色カラーの存在を知らなかった社員が結構いたので、是非全体に周知した方がいい。
⑧カラーがあるページだけカラー印刷
以前、社員旅行に行く際、ある社員に貼り紙の作成を依頼した。
↑上記のように、A3の紙に1文字ずつ印刷し、かつ「●●」という回数の部分だけ、赤字で印刷するように伝えた。するとその社員は、「●●という部分をカラーで印刷しないといけない」という先入観から、全文字をまとめてカラー印刷していたのである。
このような場合は、●●という赤文字部分だけ、2色カラーで印刷し、それ以外の黒文字部分はモノクロ印刷をすれば良い。その社員には、旅行後に優しく注意をしてあげた。
上記の内容を、全社員が意識すれば、確実に経費節約につながる。「一円の節約は一円の利益」を意識し、無駄のないオフィスを目指そう！(おまけとして下記は究極編)
●究極篇①印刷機の導入
複合機よりも印刷機の方が、印刷単価が安いので、毎月大量印刷する場合、印刷機を導入するのも一つの手。私の会社には無いが、おススメはRISOのオルフィス(リンク無し)
●究極篇②ペーパーレス化
これは究極。資料をPDFやクラウド管理にするなりして、媒体として紙を使うのをやめる。経費はかなり節約出来るが、社員のITリテラシー向上が必須となる。