HubSpotで作ったフォームに届いたお問い合わせをSlackのユーザーグループに自動で通知する方法
はじめまして。
Mintoという会社でマーケティングやプロモーションのSNS広告運用などを担当している小野寺と申します。
自社のマーケティングに携わっている中でHubSpotを触ることがあり、「HubSpotで作ったフォームに届いたお問い合わせって、Slackのユーザー単位やメールには通知できるけど、ユーザーグループには通知できないのか…？」と思い調べたものの、方法がまとまっている記事が無かったのでまとめておきます。
※フォームの作成方法やワークフローの基本的な説明などはHubspotのナレッジベースをご参照ください。
HubSpotのフォームに届いたお問い合わせをSlackのユーザーグループに自動で通知する流れ
大まかな流れとしては、以下の通りです。
1.SlackのユーザーグループのIDを取得する
2.HubSpotとSlackを連携する
3.HubSpotでワークフローを作成する
1.SlackのユーザーグループのIDを取得する
SlackのユーザーグループのIDを取得するためには、本来はAPIを用いることが一般的なようですが、SlackのWeb版でログインしてユーザーグループの設定画面のURLから取得する方法が簡単でした。
以下のURLからSlackのWeb版でログインして、
サインイン | Slack
UserGroupの設定画面からIDを取得したいUserGroupを指定すると、以下のようなURLが表示される。 "user_groups" というパスのあとにあるのがUserGroupのIDです。
https://app.slack.com/client/{Client_ID}/browse-user-groups/user_groups/{UserGroup_ID}
もしSlackの権限が「オーナー / 管理者」ではなく、ユーザーグループの設定画面が見れないときは、IDを知りたいユーザーグループへのメンションのリンクを取得して、Notionにペーストすることでも確認できます。
※!subteam^ 以降の英数字がIDです。
2.HubSpotとSlackを連携する
HubSpotとSlackの連携は、HubSpotのナレッジベースに記載の通り行うことで問題なく連携が可能です。
まず、連携を行うための要件があるので、作業する人が要件を満たしているか確認しましょう。
・スーパー管理者であるか、またはHubSpotアカウントでアプリマーケットプレイス権限を付与されている必要があります。
・連携をインストールするSlackワークスペースの管理者であること。Slackの管理者でない場合は、管理者に連絡してアクセス権の付与を依頼する必要があります。
・HubSpotにユーザーとして登録しているEメールが、Slackでユーザー登録しているEメールと一致していること。
次にHubSpotを開き、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンをクリックして、「アプリマーケットプレイス」を選択します。
アプリマーケットプレイスを開いたら、Slackを検索して選択します。
Slackを選択後、右上の「アプリをインストール」をクリックすると、新しいブラウザータブまたはウィンドウ上でSlackにリダイレクトされ、HubSpotとSlackの連携は完了です。
3.HubSpotでワークフローを作成する
最後にHubSpotのワークフローを用いて、Slackのユーザーグループに自動で通知する仕組みを作ります。
HubSpotでワークフローを開き、右上の「ワークフローを作成」をクリックします。
「コンタクトベース」と「空白のワークフロー」が選択されていることを確認して、右上の次へをクリックします。
「トリガーを設定」をクリックし、「フィルター条件への適合時」を選択します。
フィルターカテゴリーで「フォーム送信」を選択します。
フォームを選択から、通知を受け取りたい任意のフォームを選択します。複数のフォームを選択することも可能です。
また、登録トリガー上部の「再登録」より、「ワークフローの完了後にコンタクトの再登録を許可」をONにしておきましょう。
この設定がOFFの場合、2回以上フォームを送信したユーザーからの通知が届かなくなります。
次に、コンタクト登録トリガーの下にあるプラスボタンをクリックし、左側のアクションの選択から「コミュニケーション」の中にある「Slack通知を送信」を選択します。
フォームの送信を通知したいSlackのチャネルを選択し、ユーザーグループはメッセージの中で指定します。
1.で取得したユーザーグループのIDを、<!subteam^ユーザーID>の形式でメッセージの中に記載することで、ユーザーグループへの通知（メンション）が可能になります。
※メッセージにユーザーグループのIDを入れる仕組みは、HubSpot
Communityの投稿を参考にさせていただきました。
設定後、ワークフローの「確認と公開」をクリックし、フォームの送信が行われると以下のようにSlackのユーザーグループにメンションが届き、お問い合わせがあったことが通知されます。
ちなみに、メッセージにユーザーグループの名称を「@○○」のような形でそのまま入れてもメンションされず、通常のテキスト扱いになってしまうため注意が必要です。
HubSpotたのしい
最初はHubSpot固有のデータの名称や構造を覚えたりするのが大変でしたが、プロパティやワークフローを駆使して効率化・自動化していくのは楽しいなと思っています。
HubSpotはカスタマイズ性が高いので、今後も工夫して使っていきたいと思います。