もう手放せない！忙しいあなたのためのAI秘書ツール5選と具体的な活用事例
「やらなければいけないことが多すぎる…」
起業家やフリーランスとして働く方なら、日常の業務でこのように感じることも多いのではないでしょうか。
忙しい中で少しでも業務効率を高め、時間を確保したいという悩みを抱えている方も少なくありません。そんなとき頼れる存在が、AI秘書です。
AI秘書を導入することで、スケジュール管理や書類作成などの日常業務を自動化・効率化でき、時間の節約が可能です。
この記事では、生成AIプロンプトエンジニアの視点と、本業・副業でAI秘書を実務活用している経験から、日々の業務を効率化するために役立つおすすめのAI秘書ツールを5つ紹介します。
さらに、具体的な活用事例についても解説するので、どのように活用すれば最大限の効果を得られるかがイメージしやすくなります。
1. AI秘書の種類と特徴
AI秘書には様々な種類があり、利用者のニーズや目的に応じた選択が必要です。まず、自作のAI秘書と既製品のAI秘書ツールの違い、そして代表的な機能について確認していきましょう。
自作のAI秘書と既製品ツール
自作のAI秘書：自分の業務スタイルに合わせてカスタマイズできるため、特定の業務や独自のワークフローに対応した機能を追加することが可能です。例えば、ChatGPTや他の生成AIをベースに、質問応答やリマインダー機能を設定し、スケジュール管理や簡易的なリサーチ機能を持たせることができます。ただし、カスタマイズや設定には多少の技術力が求められるため、導入には時間と手間がかかることもあります。
既製品のAI秘書ツール：カレンダー管理やタスク管理、ドキュメント生成など、すぐに使える基本機能が備わっていることが多いです。技術的な設定なしでスムーズに導入したい場合には、こうした既製品のAI秘書が適しています。操作の手軽さやサポートが整っているため、時間をかけずに業務に集中することが可能です。
主なAI秘書の機能
スケジュール管理：カレンダーの整理やリマインド機能で日々のタスクを効率的に管理。
ビジネスプラン立案：新しいビジネスアイデアの発案や戦略的なプランニングを支援。
リサーチ機能：関連情報をインターネットから素早く検索・整理し、情報収集の時間を短縮。
メッセージ作成と応答：メールやチャットでの返信を自動化し、スムーズなコミュニケーションが可能。
書類作成：契約書や報告書の雛形を自動生成し、書類業務の効率化を支援。
2. おすすめのAI秘書ツール5選
ここでは、導入が簡単で実用性の高いAI秘書ツールを5つ紹介します。それぞれのツールが持つ強みを理解することで、あなたのビジネスニーズに合ったツールが見つかるはずです。
1. 文書作成
特徴：契約書など、ひな形を作成するのが非常に面倒ですが、このアプリさえあれば、ひな形を作成してくれるだけではなく、簡易リーガルチェック（弁護士チェック）をしてくれて、Wordでひな形をアウトプットしてくれます。
価格：1,000円
おすすめの業務：契約書などの作成
2. ビジネスプラン立案
特徴：ソフトバンクの孫さんも活用しているという、自分の設定した専門家5人に議論をさせて新規事業アイディアを創出させて、事業PLまで書かせられるGPTsです。
価格：2,000円
おすすめの業務：新規事業アイディア・既存事業伸長アイディア創出、リスク・コンプライアンス項目洗い出し、教育・育成方針策定支援など
3. FAQアプリ
特徴：自分の知識やノウハウなどを事前学習させておき、自分の代わりにユーザー対応してくれるアプリです。カスタマーサポートを自分に代わって対応してくれます。これがあることで、24時間365日AI秘書があなたの代わりに働いてくれます。僕の場合は、自分の代わりに生成AIについて回答してくれるアプリになっています。
価格：50,000円～（個別製作のため）
FAQのAI秘書製作依頼はこちらから
おすすめの業務：FAQ対応
実際に制作して納品したアプリ
テイカーを見破るアプリ
ありがとうございます！
— じゅんまるパパ｜【OASOBI】主宰 (@Junmaru_) November 8, 2024
弊社とコミュメンバーのけんちゃん （ @OWZ6LnOIGT78030 ）とコラボして制作しました！テイカーマインドの人を除外できるので大変便利です✨
4. リサーチ系AI秘書
特徴：自分がリサーチしたいことを入力すると、WEB検索を自動的におこなってくれて、マインドマップ生成やパワーポイント生成までやってくれる、超スグレモノ！僕も非常によく使います！
価格：無料（2024年11月9日現在）
リサーチ系生成AI：Felo
おすすめの業務：リサーチ、レポート生成など
他の検索系生成AIの記事も参考にどうぞ。
5. Youtubeの台本作成
特徴：Youtubeの台本作成をサポートしてくれます。Youtubeを作成するときの作業の一つに、台本作成がありますが、このアプリがあるとないとでは、作業スピードが圧倒的に変わってきます。
価格：1,000円
おすすめの業務：Youtubeの台本作成
3. AI秘書の作り方（プロトタイプ作成）
僕はChatGPTのマイGPTsを中心にAI秘書を作って、本業と副業と使える時間を2倍に増やしましたが、自分だけのAI秘書を作ることで、パーソナライズされたサポートが可能になります。
特に、特定の業務に最適化した秘書をカスタマイズする場合、自作のAI秘書をプロトタイプから作成する方法がおすすめです。以下に、プロトタイプ作成の手順を紹介します。
1. プラットフォーム選択：ChatGPTやGPT-4 APIなど、カスタマイズ可能な生成AIプラットフォームを利用しましょう。APIを利用すると、各機能を自分仕様に設計できます。GeminiだとGemというものがあるようですね。
2. 基本機能の設計：まずはスケジュール管理やタスクリスト、FAQボットなどの機能を設計します。業務に必要な機能をリスト化し、優先度に合わせて構築していきましょう。
3. 設定と学習：AIの性能を引き出すために、業務の流れや特定のタスクに関する情報をAIに学習させることが大切です。リマインダーの設定やリサーチのキーワード指定など、日々の使用を通じて改善を図ります。
このプロトタイプづくりは、時間も労力もかかるので、自作する場合にもアドバイスが受けられると、より効率的に時短できるようになります。
作成相談の個別コンサルも受け付けてますので、お気軽にご相談ください。
4. 具体的な活用シーン
AI秘書は多岐にわたる業務に対応でき、さまざまなシーンで活用可能です。ここでは具体的な活用例を紹介し、それぞれの場面でどのように業務効率化が図れるか解説します。
FAQボット：カスタマーサポート用のFAQボットを作成し、顧客からの問い合わせに24時間対応。問い合わせ対応時間を大幅に削減。
契約書などの書類ひな形作成：契約書や合意書などのひな形を自動生成し、法務業務の手間を軽減。必要事項を入力するだけで、迅速に書類が完成。
YouTubeの台本作成：YouTubeチャンネルの台本を自動で生成。アイデアを入力するだけで、視聴者に伝わるコンテンツを効率的に作成可能。
新規アイディア創出：ブレインストーミングをサポートし、新しいビジネスやマーケティングのアイデアを創出。
競合分析：競合のウェブサイトやSNSのデータを収集・分析し、市場における自社の強みや改善点を洗い出します。
5. AI秘書の導入効果と注意点
AI秘書を導入することで得られる効果は非常に大きく、業務効率の向上、コスト削減、そして柔軟な対応力が挙げられます。例えば、日常的な事務作業を自動化できれば、本来集中すべきプロジェクトや戦略策定に多くの時間を割けるようになります。
しかし、導入にはいくつか注意点もあります。プライバシー保護の観点から、重要な情報や機密情報はAIに依存しすぎないようにすることが大切です。また、AIツールの利用料金やサブスクリプションの費用も把握しておく必要があります。コストと効果をバランスよく見極め、最適なAI秘書を選ぶことがポイントです。
まとめ
AI秘書を活用することで、忙しい業務の効率化が進み、スケジュール管理や書類作成の負担が軽減されます。この記事で紹介した5つのツールは、それぞれ異なる特徴と強みを持ち、ニーズに合わせて選択することで、あなたのビジネスをよりスムーズに進められるでしょう。今すぐ自分に合ったAI秘書を見つけ、業務の効率化と時短を実現しましょう！