ある商品部スタッフのつぶやき

エクセルは普通にできるけど、SNSは苦手。
だって自分の行動を世にしらしめるなんて　とてもとてもと
デジタル逃避していた50代後半のおじさんです。
一念発起して、この機会にデジタルを修得し、
業務のムダ・ムラを改善できないかと考えております。

自部署の中の業務でデジタルを活用して改善できそうな事項を
がんばって、聞き込み調査してみました。

１．自部署の構成

担当商品グループを担う部長の下、MD・BY・DB・リプリ・スタッフの計43名で　担当部門22部門への商品供給を担っております。基本、MD・BY・DB・リプリでチームを組み、1部門を担当。評価は、担当部門の数値となります。アシスタントも入れると総勢50名弱の大所帯？。コミュニケーションは、比較的取れている部署ですが、まだまだ、アナログ業務満載の商品部です。

注：MD（マーチャンダイザー）・・・品揃計画を立案する人
　　BY（バイヤー）・・・・・・・・MDの計画を基に取引先と商談・
　　　　　　　　　　　　　　　　　買付けする人
　　DB（ディストリビューター）・・計画どうり品揃えができているか
　　　　　　　　　　　　　　　　　進捗確認する人
　　リプリ（リプリニッシャー）・・補充発注を管理する人

２．業務課題の洗い出し

　　　（商品部スタッフの困りごとミーティング）

今回自分含めて４名にヒアリングを実施しました。参加メンバーは自分のほかに、計画コーディネーターMGと販促担当・52週MD担当スタッフです。
（ちなみに私はアナリスト兼ショップ管理担当です）
他にもEC担当がいますが、今回、在社がバラバラだったのでこの４名にヒアリングとなりました。
やはり、裏方として商品部を支える人達。商品部員の困りごとを良くご存知でした。
1時間程度のヒアリングでしたが、やっぱりひとりで考えるよりいろいろ意見が出てきます。困っていることプラスで細かい意見や感想まで聞けたので楽しかったですが、ちょっとデジタルに対して期待度が高く、私の勉強するレベルで解決できるか不安を感じました。
このあと自分の分と他の3名にヒアリングして出てきたことを整理してまとめてみました。

３．困りごとを課題リストにしてみた

さらに頭を整理するためにリスト化してみました。
項目は合計８個です。デジタルで解決できるかどうかの判断基準になればいいなと思います。
※デジタルの難易度はよくわからない部分も多いので？も入れてます

①毎週月曜日出力の商品別販売実績取得に時間がかかる

まず、異口同音に、毎週月曜日の商品別販売実績のデーター取得に時間がかかるという課題とこの課題をデジタルで自動化できないかという要望が出てきました。商品部員は、出社と同時に前週の商品別販売実績をサーバーにアクセスして取得し確認・分析し、今週・次週に向けての対策を立案・実施していくのですが、アクセスが集中するとサーバーが遅延orダウンしてしまい、データーの取得に不必要な時間を要しているとの事でした。

②部署全体の商品別販売実績が定型化されていない

さて、上記のように苦労して取得した商品別販売実績ですが、各商品部員がそれぞれつくっていて計算式もバラバラ。担当が変更になったときに大変という意見。他の部署もみんなそれぞれつくっているので、統一のフォーマットが欲しいよねという結論に。また、店舗も原則、1人の店マネージャーが見るので大変だと思います。

③期首の販売計画と実績との差異把握に時間がかかる

商品調達は商品部員の醍醐味ですが、自由に調達できるわけではありません。小売業にとって、仕入れは最大の投資ですので、シーズンインする６か月前に、商品調達予定の品番別の計画を会社として承認頂き実行しております。承認頂いた期首の販売計画との進捗差異の確認も、データーをサーバーより抽出・加工し、進捗管理するのに時間を要しています

④EC強化で商品マスター登録作業に時間がかかっている

我が社もEC強化が会社政策であり、商品部としても政策遂行に邁進しております。しかしながら、リアルショップ用の商品マスター登録とECショップ用の商品マスター登録に共通性・互換性がない為、商品部員のマスター登録への負荷が増大傾向です。
デジタルを推進する為に、アナログがどんどん増えている現実。最終的に改善されるだろうとは思っておりますが、デジタルを学んで、当面の作業負荷を軽減できないものかと感じる今日この頃です。
デジタルを学んで、共通する項目の入力を自動化し、ECショップで重要な「画像」や「レコメンド」により力を注いでいければと考えております。

その他にも、自分のパソコンのスキルの無さやＰＯＰ作成、店舗が発注ミスした時の対応が大変となどいろいろ出てきました。
また自分が最初に書き出した、毎週月曜日出力の商品別販売実績取得の自動化はできたらすごく助かるという言葉も頂きました。
ヒアリングしてみれば同じことで困っていることって結構多いなという感想でした。

４．洗い出した課題は、DXで解決できそう

いろいろ困りごとを出しましたが、最終どこを目指すか（解決したいのか）は、はっきりしてきました。デジタルを使用した業務効率改善にまず取り組んでいけたらと感じております。
ヒアリングして出てきた数々の業務課題の中よりデジタル難易度が高いと考えられる課題は、一旦、業務課題から外しました(一例：自動で、陳列指図書を作成できないか)。デジタル難易度が高すぎて個人の力ではどうにもならないと思ったからです。今は。デジタル初心者ですので、もっと学習・研鑽を積んで、そう遠くない近い将来への課題とさせて頂きたいと思います。
自分が目指すべきは関わる人数・頻度は高く、デジタル難易度が低いものとしました。現状そこまで困ってないけどあったら便利だなと思うものがまずは改善できたらいいなと思います。そこが多くの人の業務改善に少しでも繋がれば嬉しいです。
もし1日10分改善できれば、1カ月で約200分の時間短縮と考えればすごい！
まずは、デジタルをしっかり学習して、４つの課題解決にチャレンジしていきます。また、今回は、主に自部署である商品部内での業務課題解決を取り上げましたが、エリアの業務課題もデーターに抽出範囲を修正すれば解決に繋げていけると考えておりますので引き続き取り組んでいきたいと考えております。ご覧頂きありがとうございました。