外注スタッフを雇っているのに忙しい理由

2024年8月24日 06:36

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。

🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

本日も

・売上が上がっているのに実務の手放しができていない方
・外注スタッフのみでチームを作りたい方

そんな方へ、マネージャー視点からの役に立つ情報をお届けします＾＾＊

私がご依頼をいただくクライアント様で多いのは、
ご自身のキャパがいっぱいになって、もうとにかく仕事が忙しい。

外注スタッフを入れているのに全然楽にならない・・・！！

というものです。

実務を裏側から見ている者としては、それはそうかなと思うことも多いです。

その理由のもっとも大きい部分というのは、
あなたが情報のすべてをもっており、判断だけをする人に徹していないからです。

今回はここを掘り下げていきたいと思います。

外注スタッフを入れても楽にならない理由は、
本当の意味で仕事を手放しできていないからです。

スタッフを入れれば、自動でなんでもしてくれるというのは到底難しいのです。

なぜならスタッフはどの範囲でなら自由に動けるのか。
どこまでであれば価値提供にあたるのか。

確固たるルールと、ルール内で動くための適切な情報をお渡しできていないと、
成立しません。

結局、スタッフはあなたからの指示を待ち、
あなたが立てたフローをもとに1から10の手順で対応をしていきます。

その指示出しを永遠にやっているからこそ、
実務の手放しを結局できていない状態になっているのです。

つまりチームを組んで、組織として機能していくためには、
あなたが「判断だけをする」というポジションを確立しなければなりません。

ではあなたが判断をするだけで動く仕組みを作るには、どうすればよいでしょうか。

それはマニュアルを作成することです。

スタッフが自動で動いてくれるマニュアルがあり、
組織として動くルールやエスカレーションが言語化ができていれば、チームは機能をしていきます。

マニュアル内で申し込みが入れば、このメールを送り、契約書を切っていく・・・等、
全体のフローが整っており、必要な情報がどこにあるのかが明確になっている時、
マニュアルを元にスタッフが動くことができます。

その状態になって初めて、あなたは「判断だけをする」という人になっていくことができるでしょう。

なかなか言いにくいかもしれませんが、
スタッフにも一定の組織のルールを設定しておくと良いでしょう。

例えば、
・質問の仕方はなるべくYes,かNoで答えられるように上げてもらう
・対応は24時間以内には1次返信をいただく　等など

スタッフが現場に立つためのルールを言語化しておくことで、行動の指標となりますし、
互いのルールの成立があれば、自分も安心してお任せできますよね。

自分が安心するための現場のルールがあれば、見通しをつけて作業もできますよ。

外注スタッフさんを入れた後、自分の実務の手放しを進めるためには「判断する人」に徹することが大事です。
そのためには環境の設定と人の選定、そして、マニュアルの作成が不可欠になります。

現場を任せられるほどのリーダー格が出てくると、
バックオフィス業務の相談もできるようになります。

そんな方とご縁があると、良きビジネスパートナーとなり、
今の現状から次にアプローチをかける施策も仮設できる未来も手に入れられるはずです。

外注スタッフさんをすでに抱えている方は、
まずは環境の設定とマニュアルの作成から進めてみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

★★　匿名のご質問あればどうぞ　★★

匿名のご質問があれば承ります！

・チームを組みたいがどう進めればいいかわからない方
・ご自身の売上が上がっているのに手いっぱいの方

何か聞いてみたいことがあればお気軽にマシュマロをお投げください。
お答えできる範囲のものがあれば、記事に取り上げていきたいなと思っています＾＾＊

それでは、また。

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