スタッフへ業務をお渡しする時のコツ

2024年11月6日 05:34

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

今回はスタッフへ業務をお渡しする時のコツなどについて、
まとめていきたいと思います。

例えば、外注するスタッフさんに
作業を渡すとなった時、

指示がざっくり過ぎたり、不明瞭な部分が多いと
かえって、指示が拾いきれず、ミスにつながることもあります。

詳細を追記しまくる必要はありませんが、
ディレクション、マネジメントを行う者として
プロジェクトを成功させるためには、

すべてを自分で抱え込まず、
効果的にタスクを委任することが不可欠です。

今回は、タスクの委任におけるポイントと
その方法についてアウトプットしていきます＾＾＊

委任するタスクの明確化

まずは、委任するタスクを明確にすることが必要です。

すべてのタスクを把握し、
どれが他者に任せられるものかを選定しましょう。

タスクの全体量を
ざっと箇条書きにしてみるのも良いでしょう。

自身の優先業務に集中しつつ、
チーム全体のパフォーマンスを上げるために役立ちます。

【ポイント】
- 優先順位をつけ、業務の重要度を見極める。
- チームメンバーのスキルや経験に合ったタスクを選ぶ。
- 委任した後も進捗をフォローし、必要に応じてサポート。

タスクを委任する際には、
指示を明確に伝えることが不可欠です。

曖昧な指示は誤解を生み、
作業の遅れやミスにつながります。

作業の目的、作業の着地。
いつから着手し、いつ完了を目指すのか。

目標や期待値、納期をはっきりと伝えることが重要です。

【具体例】
- タスクのゴールや成果物の具体的な内容を伝える。
- 納期や進捗報告のタイミングを設定する。
- 必要なリソースやサポート体制を確認する。

業務を振り分けて、はい！終わり・・・ではなく、
その後、事故無く対応ができているのか。
とくに初動の進捗を確認すると良いでしょう。

基本的にはスタッフの自主性を尊重し、
口は出しすぎないという形で良いと思います。

ただ委任を通じてメンバーが成長できるよう支援し、
適宜、フィードバックを入れることも大事です。
改善点を共有することも、時には大事ですよ。

また成功を称賛することで、
チーム全体のモチベーションが向上します。

効果的なタスクの委任は、
マネジメントとしてのリーダーシップを高める大きな要素です。

タスクを適切に委任し、
メンバーをサポートしながら信頼関係を築くことで、

プロジェクト全体のパフォーマンスが向上し、
成功に導くことができます。