【チームのトラブル】衝突を避けるためのルール作り

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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今回は、チーム編成を3年にわたってやってきた経験から、
チーム内での衝突を避け、スムーズな業務進行を実現するために
気をつけるべきポイントについてお話しします。

業務委託のチームを作る時、本当に大事なんですよ・・・！
これがなーなーになっていると、不平不満の温床となり、
結局、誰かがチームの離脱をしてしまうことになります。

この記事を読めば、チームの仕事をうまく分けたり、ルールを作ることで、
みんながスムーズに仕事を進められるようになります。

お互いにぶつかることが減り、プロジェクトが順調に進んで、
自分もチーム全体の成果も良くなっていくはずですよ・・・！

なぜ役割分担やルール作りが大事なのか

冒頭でも伝えましたが、業務委託でチームを構成する時は、
とっっにかくルール作りが肝です。(声デカボイス

なぜなら業務委託スタッフは、自分にとって都合の良い仕事がしたいのです・・・！

私だってそう思いますよ。
だからこそ、時間の融通を利かせられるフリーランスを選んでいるんです。
在宅ワークを選んでいるんです。

だからこそ、一緒のチームで働いているスタッフから
無責任に「あ、これ今日できなかったんでやってほしいですーー！！！」って投げられた時には、
たまったもんじゃないんです。

1度目は許したとしても、もう2度目3度目があれば、
もうそのスタッフはチームから確実に離れてしまいます。

だからこそ、明確に役割分担をし、明確なルールが決まっていることで
トラブル発生を防ぐことができます。

１、役割分担を徹底する

チーム内での衝突を避けるために、まず最も重要なのは役割分担の徹底です。
誰がどの仕事を担当するのかが明確でないと、仕事が重複したり、責任の所在が曖昧になり、
トラブルが発生しやすくなります。

特に大事なのが責任の所在が明確になっていることです。
これがはっきりしていない場合、改善もできませんし、人によっては「私じゃないのに・・・」みたいなことにもなりかねません。

チームメンバーそれぞれの強みを活かし、役割を明確に割り振ることで、
効率的に業務を進めることもできますよ。

２、同じ領域の仕事にはルールを決める

どうしても同じ領域で複数のメンバーが作業を行う場合、
ルールをしっかり決めておくことで円滑に業務は進みます。

例えば、以下のようなルールを設定することで、チーム内の混乱を避けることができます。

・一度着手した仕事は自分でやりきる
・業務着手のタイミングを決めて、互いにスケジュールを共有する
・納期に間に合わない場合は、クライアント様と再設定をすり合わせ、
　自分のできる範囲にスケジュールを調整する

こちらは一例になりますが、ルールを決めているだけで、
ルールの範囲で創意工夫がしやすくなります。

また作業の進行やスケジュールにズレが生じることを防げますよね。
ルールの設定は、全員が共通の認識を持って動けるようになります。

３、譲渡ルールを作る

どうしてもその時の仕事に着手できない場合や、急な対応が必要になった場合には、
譲渡ルールを作っておくことが、かなり有効です。

誰かに仕事を引き継ぐ際には、次のようなルールを設定しておくと、
スムーズな引き継ぎができます。

・どこまで進めたのかを明確にした引継ぎを作る
・引き継ぎ相手がすぐに着手できるように、マニュアルや指示書を準備する
・いつなら再稼働可能か明示する

作業とスケジュールの見通しを共有することで、
引き継がれた相手も負担なく作業が可能です。

また仕事が滞ることなく進行し、チーム内の衝突や混乱を避けることができます。

チームの長続きは環境がすべて

チーム内で衝突を避け、スムーズな業務進行を実現するためには、役割分担やルール作りが不可欠です。
その環境が設定できるかが、リーダーやマネジメントの腕の見せ所になります。

今回紹介したポイントを意識して、チーム全体が円滑に動ける環境を整えることで、
衝突やトラブルを未然に防ぐことができます。

チーム全体の効率を高め、より良い成果を出すために、
ぜひこれらのポイントを実践してみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。