「資料作成の裏側、全て見せます！」CASE1『0ベースから1枚もの資料を作成』【前編】

「資料作成が苦手で頭がイタイ・・・」

この記事は、そんな悩みを抱えるあなたに向けて書きました。

私は、東証プライム上場企業で資料作成業務を担当する傍ら、フリーランスの「資料作成の相談役」として活動しています。これまでに営業資料、企画書、社内資料など、累計3,000件以上もの資料を作成してきました。

この仕事をしていると、「どうやったら資料が上手く作れるようになりますか？」と質問をいただくことがありますが、資料作成が苦手だった私の経験からすると、上手い人のやり方を参考にするのが最も近道だと思っています。
（それについては、別記事でも詳しく書いています『「資料作成が苦手」と嘆くあなたに伝えたい"原因"と"対処法"～資料アレルギーの私がなぜ克服できたのか～』）

しかしながら、「資料作成」に関しては、作成工程を細かく説明している記事が少なく、パワポの使い方などのスキルに関するものばかりです。

そこで、少しでもお役に立てればと思い、私が実際に資料を作る工程をお見せすることにしました。今回は、『0ベースから1枚もの資料を作成』というテーマで、前編・後編に渡ってお見せします。

記事を読み終える頃には、今までセンスだと思っていた資料作成がロジカルに考えられるようになり、①考え方　②意識するポイント　③参考サイトが理解できます。

後編の最後には、「資料作成」をする上で最も大切なこともお伝えしますので、自分なりに答えを考えながら、読み進めてみてくださいね。

また、後編まで読んでくださった方には、プレゼントもご用意していますので、ぜひ、前編・後編合わせてご覧ください。

今回のテーマ『0ベースから1枚もの資料を作成』

今回は、『0ベースから1枚もの資料を作成』する工程を説明していきます。というのも、日ごろお仕事の依頼をいただく中で、1枚もの資料を作って欲しいという声が多数あり、悩んでいる方が多いと思ったからです。

ちなみに今回は、私自身の営業資料を題材にしてみました。
実際の作品が、こちらです。

下記の5ステップに沿って、この資料を作った全工程をお見せしていきます。

STEP1．なぜ作る？資料を作る目的を明確にする
STEP2．何を伝える？重要なカテゴリを選別する
STEP3．どう伝える？各カテゴリの内容を決める
STEP4．どう見せる？デザインの全体像を決める
STEP5．どう彩る？カテゴリごとのデザインを考える

なお、冒頭でもお伝えした通り、今回は前編・後編でお届けします。

前編の本記事では、「構成」を作成するSTEP1~3。後編では、「デザイン」を作成するSTEP4~5を取り上げていきます。

では、いきましょう！

STEP1．なぜ作る？資料を作る目的を明確にする

はじめに、なぜその資料を作るのか、目的を明確にします。なぜなら、そもそも目的によって作るべき資料は変わりますし、場合によっては資料そのものを作らなくてよい可能性すらあるからです。

具体例として、今回の資料を作ろうと思った「背景」と「目的」を挙げてみます。

背景：
・フリーランスとして資料作成事業の説明をする際、口頭だけでは同じことを何度も説明しないといけないし、形に残さないと話した内容を忘れられてしまう
・説明する時間がなくても、資料を送るだけで内容を伝えられる

目的：
・友人や知人に事業を紹介するために、手軽に渡せる資料が欲しい
・どんな資料を作れるかというポートフォリオの意味合いも込めたい

この目的を達成するために、今回はあえて1枚にまとめることにしました。複数ページでは最初の方しか見てもらえない可能性があるため、”手軽に”というのを意識しました。

また、読み手を「資料作成に困っている方」と設定しました。対象を明確にすることで、その方が資料作成を依頼するために最低限必要な判断材料に絞り込み、シンプルな構成にしました。

資料作成が苦手と思っている方は、案外この「資料を作る目的を考える」というステップを飛ばしていることが多いです。非常に重要な工程ですので、ぜひ取り入れてみてください。

STEP2．何を伝える？重要なカテゴリを選別する

資料を作る目的が決まったら、資料に含める重要なカテゴリを選別します。目的に沿って、どんな内容を入れるべきかを決める工程です。

ここでのポイントは、「とにかく他の資料やサイトを参考にする」ことです。

私の場合、ネットで「会社概要　資料」や「事業　資料　作成」などで検索し、上位10記事を全て読み込みました。それ以外にも、企業の説明資料が閲覧できるサービスを利用するなど、あらゆるものを参考にしました。

調査を進める中、様々な資料に共通するカテゴリで、自分に当てはまる要素をメモしていきます。今回は、要点を4つに絞りました。

▽選択した要素
・自己紹介のための「プロフィール情報」
・何をやっているかを伝えるための「サービス内容」
・料金はいくらなのかを伝えるための「料金プラン」
・納品までのイメージを持ってもらうための「ご利用の流れ」

「誰が・何を・いくらで・どのように」を伝えることで、「資料作成に困っていて、かつ誰かに依頼したいと思っている方」に安心感を与えられることに重点を置きました。

STEP3．どう伝える？各カテゴリの内容を決める

資料に含めるカテゴリが決まったら、それぞれどんな内容を書くかを決めていきます。

今回は、「プロフィール情報」「サービス内容」「料金プラン」「ご利用の流れ」の4カテゴリを、それぞれ下記のように洗い出しました。

・プロフィール
ネットで「プロフィール　作成」などで検索し、様々な情報を参考にした結果、次の要素を入れることにしました。

肩書き
名前
アイコン
経歴、実績、得意なこと
SNS
ポートフォリオサイト
使用ソフト

SNSやポートフォリオサイトは、どんな作品を作るのか、仕事を依頼できるかをイメージしやすく、安心してもらうために入れています。

・サービス内容
同業である資料作成代行会社のサイトを10サイトほど参考にして、私の事業に合うものを考え、3つのサービス内容を入れることにしました。

・料金プラン
今回の資料を作ったタイミングは事業立ち上げ初期だったので、料金はどのくらいが良いか分かりませんでした。

情報を集めるため、資料作成代行会社のサイトを調査した結果、1ページあたりいくらという料金設定が多いことが分かりました。しかし、私としてはあくまでも1資料の価値を届けたいと考えていました。

そこで、サービスごとに1資料単位の最低料金を設け、見積り対応と設定しました。

・ご利用の流れ
ここも、資料作成代行会社のサイトを10サイトほど参考にしつつ、自分が実際に対応するシーンを想像しながら、流れを作りました。

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構成段階でバシッと内容を決める方もいますが、私の場合、パワポで作りながら考えた方が発想が出るため、構成は、ザックリした感じで作っています。

後編へ続く！

ここまでは、資料の構成を作るステップをお見せしました。長くなりましたので、デザイン作成のステップは、後編でご紹介します。

次回の投稿を、お楽しみに！