職場で人に指示を伝える時わかりやすく相手に伝える方法3選

「筆者含めほとんどの人は伝えることが苦手」

会社に入りある程度年数が経つと、ほとんどの人が上司となり新人を教える立場になります。

また、職場で人に指示を伝える時、結論や具体例を用いずにこそあど言葉を多様する人が多いです。しかし、相手には内容は伝わりません。

結論、職場で人に何かを伝える時は、以下の3つの手段を用いればわかりやすく相手に伝えられます。

✅結論から伝える
✅具体例を用いて伝える
✅こそあど言葉を多用せずに伝える

筆者も何か伝える時はこの手段を意識して伝えています。少し意識するだけで指示の伝わり方が変わります。

ご参考になれば嬉しいです✨

それではLET'S GO!!

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✅結論から伝える

筆者が指示を出す時に1番意識していることです。人に伝える場合、結論から伝えると全体像が把握できます。

普段の仕事でこのような場面があります

「AさんとBさんに来週までに資料作ってきてと頼まれて進捗を聞かれたときです。」

Aさん「資料はおおかた出来ました。後は見直すだけです。」
Bさん「今は本文書いて内容を見直しています。後は結論とまとめを書いて」

ご覧の通り、内容から順を追って伝えるよりも、結論から伝えると相手も全体像を把握しやすくなります。

まとめると、人に伝える時は、結論から話すと全体像を掴めやすく、相手に内容が伝わりやすいです。

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✅具体例を用いて伝える

人に伝える時、先程話しました結論から伝えることは凄く難しいです。

誰でも簡単に、且つわかりやすく伝える方法があります。「具体例を用いて伝える方法です。」

あなたが仕事場で掃除を任されたとします。

Aさん「ここ掃除しておいて」
Bさん「机と床を雑巾で掃除しておいて」

このように、掃除に置き換えても、具体的な場所を指示して伝えると、相手も理解しやすくなります。

具体例で伝えると書くと、このような反論が必ず来ます。

上司「慣れていたら指示に具体例はいらないのだよ。」

あなた自身は仕事に慣れているかもしれません。
しかし、新人含めわからない人は具体例がないと仕事のイメージがつきません。

まとめると、結論から伝えることが難しい場合、具体例を用いて伝えるとわかりやすく相手に伝わります。

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✅こそあど言葉を多用せずに伝える

今までは難易度が高い伝え方を書きました。今回書く話は筆者の身の回りの人含めほとんどの人が多用している伝え方です。

それは！？「こそあど言葉を多用して伝えることです。」

筆者が働いている農家を例にあげるとこのような指示がよく飛び交います。

上司「あそこからあれを取ってきて。」
         「今栽培の作業するからあれの準備しといて」などです。

先程の話同様わかる人には分かります。こそあど言葉で指示を出すことは楽なのです。

伝えるうえで大切なのは「自分はわかるではなく、相手がわかってくれるか」です。 

言い換えると、わかりやすく伝えるためにこそあど言葉は必要ありません。

まとめると、こそあど言葉は楽な言い方ですが、相手に理解して伝えるためには、結論から話したり、具体例を用いて伝えましょう。

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まとめ

職場で人に指示を伝える時に相手に伝える方法として、書きました。

✅結論から伝える
✅具体例を交えて伝える
✅こそあど言葉を多用しないで伝える

職場では相手の理解力は様々です。「すぐに理解する人もいればなかなか理解されない人もいます」

誰からもわかりやすい指示を行えると、伝える場面ではこそあど言葉が使えないなどが分かります。

今回話した内容は慣れていない人は難易度が比較的高いことばかりですが、実践すると少しずつですが信頼されるようになります。

ぜひチャレンジして取り組んでみましょう！！

本日もありがとうございました

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