#83 集中タイムのつくり方～本来の仕事にかけられる時間を確保したい～
タイトルコールで「おはようございます」と申し上げましたけれども、また今回も夜撮りをしております。今日もちょっと予定があって、いつもより寝る時間が遅くなってしまったんですけれども、もうこの時点で明日早起きできない確固たる自信があるんですよね。なので、Voicyを途切れさせるわけにはいきませんので、夜に撮ろうと、頑張って今録音しております。
今日は「集中タイムの作り方」という、こんなテーマで放送できればと思うんですが、先週のオンラインスクール育休スクラの運営の中で、メンバーとの面白いディスカッションがあって、それが「集中タイムの作り方」だったんですね。
めっちゃ盛り上がってすごく面白かったし、結構考えさせられるポイントも多かったので、今日はこれをVoicyを聴いてくれている皆さんとも共有したいなと思いました。
クラスに参加してくれていたメンバーの皆さんはありがとうございます。
軽く復習だと思って一緒に聞いてください。
皆さんは「集中タイム」が十分にとれていますか？
まず、この「集中タイム」というキーワード、その名の通りに中断なしに集中して仕事ができる時間のことを集中タイムと呼んでおりますが、皆さんはこういう時間が十分とれていますか。
例えば目先の業務だとか、オペレーション的な作業だとか、あと緊急対応に追われて、なかなか自分のための集中時間が持てないという人が多いんじゃないかなと思います。
ちなみに私も今、この課題にどっぷりつかりきっております。
もう少しこの「集中タイム」を深堀して、何に集中するのかっていうところなんですけど、いろんな見方があると思うんですが、例えば一つは、本来業務に集中する時間なんじゃないかなと思います。
私の本来業務ってなんだろうっていうところからになると思うんですけども、例えば営業であれば、顧客と対話する時間、お客様と会ってニーズを聞いて提案して信頼関係を作りながら受注活動する時間という人もいると思いますし、開発担当者であれば、開発自体に向き合う時間、マネージャーであれば、通常業務の改善策を考えたいとか、問題について情報収集をしたり、打ち手についてじっくり考える時間が持ちたい。
本来業務に集中する時間っていう定義が一つあるかなと思います。
他にはどうか。
よく言うところの重要度は高いが緊急度が低い。
こういうテーマに向き合う時間も集中タイムとして確保したいですよね。
じっくり考えたいとか、考えたことをアウトプットしたい、企画書にするのか計画にまとめるのか、それをもとに仲間と対話したい。こういったことも挙げられるかと思います。
そして他に考えられるところとしては、カロリーの高い仕事。
これ、皆さんイメージつきますか。いわゆるまとまった時間をかけたい、集中してやりたい、自分にとっては難易度が高いのでじっくり取り組みたい。人によって、何がカロリーの高い仕事かっていうのは違うと思いますけれども、これたぶん皆さんパッと思い浮かぶ何かがあるんじゃないかなと思います。
こういったことにかける時間、本来業務に集中する時間や重要度が高くてカロリーが高い仕事に向き合う時間を「集中タイム」っていう呼び方をしております。
ここまで話した時点で、この「集中タイム」をキーワードにしながら、いろんな想いとか、問題意識が頭の中をぐるぐる回る方もいるんじゃないかなと思いますが、皆さんいかがでしょうか？
なぜ集中タイムが必要なのか？
じゃあどうするかっていうところを話し合う前に、まず一旦、なぜこの集中タイムが必要なのかというところの整理をちょっとしておきたいなと思います。
一つはやっぱり作業能率の観点。
必ず上がってきますよね。集中してやったほうが生産性が高いっていう考え方。あと、一人一人が本来業務に割く時間が増えることで、チームの成果もあがるよね。こういう観点もあると思いますし、集中タイムがとれるとやっぱり気持ちがいいじゃないですか。仕事に向き合う私たちとしても。それがやりがいにつながったり、一つのテーマをやりこなすことで、達成感が半端なかったりしますよね。こういったものって、いわゆる仕事への愛着、エンゲージメントっていうところにもつながってくるんじゃないかな。
生産性とか、成果とか、エンゲージメント。だから、私たちは集中タイムが欲しいんだな。
どうして集中タイムがとれないのか？
ここから問題に切り込んでいくと、なんでこんなにも欲しいのに、集中タイムがとれないのかっていう、ここに話が進みますよね。
これね、クラスの中ではめちゃくちゃたくさん出ました。ちょっとざっとを読み上げますので、皆さん自分にどんなものが当てはまるか、考えながら聴いていただければと思うんですけれども。
まず社内で起こること。
多すぎる会議、人手不足、そして多すぎるビジネスチャットだとか、グループウェアのメッセージやメール。あと、緊急緊急とか言いながら切り込んでくる上司、みたいな声も上がってました。
あと、社外が影響するケース。
例えば顧客対応に想定以上に時間がかかるとか、手戻りが生じるとか、急な依頼やメッセージ、そしてクレームだとか、予測しにくい即対応が必要なことが起こり得るのも、社外との関係のなかでは多いに起こり得ますよね。
最後に、自分が影響するケース。
例えば、何か心配事を抱えていて集中できないとか、人によって集中できる環境とか傾向って違いますので、例えばリモートで家族がいる場所で仕事をしているとか、一方で周囲でざわざわしているとなかなか集中できない、気になっちゃうっていう傾向がある人もいるんじゃないかなと思います。
他に出てきたのは、ついついまとまった時間が取れたらやろうと思って時間探しをしてしまうとか、こんな声も上がっていました。
こういった現状を踏まえて、じゃあどうやって集中タイムを確保していくのかっていうところですよね。
個人テクニックレベルでは、これもまたたくさん出てきました。
カレンダーブロック、いわゆる集中タイムをカレンダーに入れておくだとか、集中タイムで集中するための事前準備を事前にいろいろやっておく、仲間に協力を依頼するだとか、会議の時間をまとめる、場所を変えて気分を変えて集中できるようにする。
いろんなテクニックレベルでは出てきますし、これって自分のタイプだとか、チームや業務の傾向に合わせていろいろ工夫できるところってあると思うんですよね。
個人で工夫する以上にチームの工夫が効く
ただ、今回はですね、この集中タイムの作り方っていうのを、個人の工夫とテクニックでなんとかする部分だけの発想ではなくて、チームでみんなが集中タイムを取れるような工夫を考えることができないだろうか。
ここをぜひ皆さんとですね、一緒に考えたいなと思います。
だってさっき出てきた、集中タイムがあることでどんないいことがあるかっていう話の通りで、わたしにとって良いだけじゃなくて、チームにとっても絶対みんなが取れた方が、より大きな価値ってあるはずじゃないですか。
あと、自分だけでできる工夫っていうのは、どうしても最後に周りの影響って多大に受けてしまうと思いますので、みんなが集中タイムをそれぞれ持ってた方がいい。チームのためにも、本来業務に集中する時間を各々作っていこう。
こういう考え方の共有だとか、合意形成があると、おそらくですね、個人テクニック工夫レベル以上の集中タイムの作りやすさ、そしてそのためにいろんな工夫の実現可能性というのも上がりながら、最後チームとして、よりみんなが働きやすくて、成果が出せるようなコミュニケーション、協力関係が作っていけるんじゃないかなと思います。
なんて言ってるうちに9分を超えてしまいましたので、今日は問題提起までみたいなかたちで終わっちゃって恐縮なんですが。
みなさんが自分の集中タイムを確保するためにやっている工夫ですとか、チームでこんなことやってそれぞれが集中タイムとれるようになったよ、みたいなアイディア、もしくはせっかくだからこの問題意識や、どうしていきたいかをチームでの話題にしてみよう、そんな賛同などもあればですね、ぜひコメント欄に書き込んでいただければと思います。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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