#223 これからの社内公用語はITツール
今週も一週間が始まりました。
今日はどんな話をしようかなって思ったのですが、私達の会社にもですね、年間を通して、いろんな新しいメンバーが入ってきてくれています。
何年も何年も見ていく中で、ふと気付いたこと、考えたことがあるので、それをここでシェアできればなって思います。
ITツールの慣れ度が、立ち上がりの時間になる
何に気付いたかというと、いろんな面白い多様なメンバーが入ってきてくれる中で、経験してきた業種だとか、その人自身の個性やスキルにかかわらず、入ってきた時にスッと立ち上がるケース、組織に馴染むというのか、新しい仕事のやり方にさっと慣れるというのか、そういうケースとですね、立ち上がりにちょっと苦労するケースと見れるなって思います。
最終的には、みんなちゃんと立ち上がって活躍していってくれるのですけれども、かかる時間の一人ずつの違いとか、個性、これってなんだろうな？って最近考えてみたんですね。
私的にこんなふうに気付いたというところなのですが、ITツールがかなり影響してるなって思いました。
例えば、今コミュニケーションの基盤や業務そのものを進めるプラットフォームって、ほぼ私達の場合だとクラウドツールなんですね。
ここへの慣れ度というのが結構影響してるなって思いました。
一人一人の経験だとかスキルそのものというのは、めっちゃ良いものを持ってるんですよ。
ただ、それをうまく新しいチームだとか、職場で発揮していくために必要なOSというか、フィットするOS、ここのかみ合い度合みたいなものに違いが出るのかなって思ってます。
「何言ってんの？」っていう話ですかね。
ちょっと分かりやすく噛み砕くと、イメージ的に言語、言葉が近いのかなと思うのですけれども、ちょっと皆さん妄想してみていただきたいのですけれども、転職した会社があるとするじゃないですか。
転職した会社の公用語が英語だったとする。自分自身は英語で仕事したことがない。かつ私の場合もそうですけど、日本語しか話せない。
となると、持っているスキルとか経験とか知識がピカピカでも、それを発揮するためにまず英語をマスターしないといけないじゃないですか。
このイメージに近いのかな。
そうか、英語が使えないといけないんだと思って、英語をマスターしようとするのですけれども、これってすでに話せちゃってる人に、例えば、「どうやって話すんですか？」、「どう話したらうまく話せるんですか？」って聞いても、「なんか自然とやっちゃってるからな」、「使って慣れるしかないかな」みたいなこと言われたら、「はー」ってなる、こんなイメージですかね。
ちなみに私達の会社だと、例えば、基本の業務プロセスっていうのは、Teamsをメインで使ってまして、これがいろんな業務基盤になっていたり、コミュニケーション基盤になってますし、業務プロセスもここに書いてあるし、利益や進捗の情報もすべてここ。ミーティングもこれを起点に行われていく。
Boxを使って、これがファイルストレージになっていて、かつ顧客との情報共有もここ。
その他、例えば、売上原価管理はboardとか、勤怠管理はfreeeとか、CRMでSynergyを使って、MAでKairosを使って、その他、Zoomとか、Questantとか、Slack とか、Yammerとか、Streamとか、こんな感じなんですよね。
ここだけを聞くと、そんなに使う必要ありますか？とか、いろんなものを横断的に使うことで使いにくくないですか？って思うかもしれないですけれども、これって言葉として慣れると、なくてはならないツール、かつこれがない場合が考えられない言語として、日々使われるわけなんですよね。
ここへのフィットにかかる時間とか、適応度みたいなものが、たぶん立ち上がりの時間につながっていくのかなって思います。
ブラックボックスにならず情報がオープンになることのメリット
例えば、今まではメールのやり取りがメインだったとするじゃないですか。お客様ともそうだし、社内同士も基本メールのやり取りだった。
そうなると、情報のやり取りって1to1がベースなんですよね。
複数人に送るとしても、宛先を指定するので、情報を見られる人がその時点で絞られるし、限られるというのがメールじゃないかなって思います。
そうなると、業務のやり取りも完全にブラックボックスになるし、「あの情報どこだっけ？」って探すのも大変だし、「じゃあ、ちゃんとフォルダ分けしよう」というと、この整理に時間がかかるし、途中までそのプロセスに関わっていない人に、何かあったときに説明しようと思うと、膨大に時間がかかる。これがメールじゃないかなと思います。
これに対して、仮にグループウェアを使うと、チーム全体で情報をオープンにするという、メールとは真逆の発想で仕事をしていくことになるんですよね。
なので、この情報をどこでやりとりすべきかとか、この情報はどこでアーカイブされるとより効率的かというのを、絶えず瞬時に判断しながら仕事をしていくし、それによって特定の誰かしか知らないことっていうのが、チームの中で最小限になって、情報共有にかかる手間や時間というのも最少になりますし、何か起こった時、もしくは、起こる前の事前の兆候に気付いて手を打つというのが、非常にスピーディーになっていくんじゃないかなと思ってます。
これからの社内公用語はITツール
そんなことを考えながら、さらに妄想したのですけれども、これからはITツールを業務上適切に使いこなすっていうのが、共通のビジネス言語になるのかな、なんて考えています。
いわゆる公用語ですよね。
もちろん、組織とかチームごとに傾向もあるし、ルールが違う部分も当然あると思うのですけれども、一回どこかのチームや職場でマスターすると、多少の違いというのは、すぐチューニングできると思うんですよ。
なので、そういった仕事のやり方を磨くって大事だなって思うのと、そういったものを怖がったり、恐れたり、拒否らずに使いこなしていこう、もしくは、オープンに受け入れていこうという感度もすごく大事なのかなって思います。
やってないと、「大変じゃん」とか、「めんどくさそうじゃん」って思うかもしれないのですけれども、一度体験したりマスターできると、すごく良い未来が広がるなって私自身は思っていて、一つは、仕事を抱え込まずにすむってこういうことかなって思います。
チームで情報をオープンに共有し続けるというスタイルの中で仕事をしているということが大前提になるのかな。
さらに、仕事のスピードもパフォーマンスもあがるな、そういう効果って必ず期待できると思いますし、何より私たちにとって、働き方の柔軟性が広がりますよね。
リモートで仕事ができるかできないかって、コミュニケーションを同じ場所にいなくても円滑にとれるかどうかというところにかかっていると思いますし、時間を自分でマネージメントしたいと考えれば考えるほど、無駄な時間、仕事のための仕事というのは、やっぱり最少でないといけないし、みんなが自律的な働き方ができているということが大前提になるのかなって思います。
ITツールを避けずに、オープンに受け入れていきたい
私が感じる限りですけれども、柔軟な働き方をしてたりだとか、オープンでフラットな関係性の組織や会社というのは、やっぱりITツールを使いこなしているし、だからそういう働き方ができるということがあるのかな。
なので、柔軟な働き方だったり、オープンな関係性をつくっていくための公用語が、ITツールを適切に使いこなすことなのかなって思いました。
これを聞いて、「はー」って、ため息をつく人がいないことを心から願うのですけれども、大丈夫です。私の経験上、始めれば誰でもマスターできることかなって思います。
例えば、日本語を知らずに生まれてきますけれども、しゃべれない人はいないじゃないですか。
語学についても、いくつになっても「やるぜ」と向き合えば、マスターしていけると思うんですよ。
なので、今そういう働き方をしてないことだとか、そういう働き方をすることに自信がないというガッカリは、ぜひしないでいただけたらなって思います。
然るべき環境で「やるぜ」って向き合えば、自分だってできるんだ。
むしろ、恐れちゃったり、避けちゃったり、苦手だと思い込んじゃうことをなくしていけたらいいのかなって思います。
なんていう社内公用語ITツール的な話をしながら、ふと思ったのですけれども、私、実は外国語学部出身のくせに、何の語学もマスターしていないっていう、そういう状況なので、「お前が言うなよ」って、ちょっと自分にツッコミを入れたくなりました。ごめんなさい。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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