#1104 今必要な「仕事の受け方」スキルをアップデート！
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
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仕事の基本のアップデートシリーズ「仕事の受け方」
今週も木曜日です。
毎週木曜日恒例の一緒にこのチャンネルを運営するなつさんの質問コーナーをお届けしたいと思います。
なつさんは先週から木曜質問コーナーで、仕事の基本のアップデートシリーズというシリーズを自分で立ち上げて質問を考えてくれるんですけれども、今週はどんな感じにしたのか見てみましょう。
【今月末に向けて、ママ友とお花見会を企画しているなつです。
今日は、先週から3週連続でお届けする「仕事の基本のアップデートシリーズ」第二弾です。
今回は、仕事の受け方についてです。
私が行っていた新入社員研修の中では、期限や質の確認、自分の理解を言語化して確認するなどのポイントをおさえる内容でしたが、今は上司や先輩も経験がなかったり、成果があいまいな業務を受ける機会もあると思います。
このような上司にとっても、初めてや曖昧な業務の依頼を受けた際の仕事の受け方やポイントについて教えてください。】
という内容です。
なつさん、ありがとうございます。
先週は「報・連・相」のアップデートポイントをテーマにしていただきましたが、今週は仕事の受け方をピックアップしてみたということでいただきました。
改めて質問のポイントです。
3回ぐらいのシリーズで、仕事の基本のアップデートをテーマに小田木所感を深掘りしたい。
今回のテーマは仕事の受け方です。
小田木さんが考える仕事の受け方のアップデートポイントってどんな点だと思いますか？
これに小田木所感でお応えしていきたいと思います。
仕事の受け方ですが、入社時にどんな教育を受けたか全然覚えてないな。
でも、古くは、ちゃんとメモを取ろうみたいなところからスタートだったなということをぼんやり記憶しています。
なつさんがNOKIOOの以前に事業会社で人事をされていたので、「ああ、なるほど、そういうことを研修していたのね」というところは、質問を読みながら思いました。
仕事の受け方のアップデートポイントですけれども、私も皆さんとめっちゃ共有したいことが二つほどありますので、小田木所感ではありますが、受け方のアップデートポイントを共有できればなと思います。
タスクと成果を分けて確認する
まず一つは、タスクと成果を分けて確認する。
これが、今、めちゃくちゃ重要だなと思います。
タスクと成果を分けて確認する。
タスクは何で、成果は何かというと、タスクは平たくと言うと、やることですよね。私たちの日常、いろんなタスクがあふれていて、いろんなタスクが飛び交っていると思います。タスクはやること。
成果はやった結果実現すること。達成状態とか言いますよね。
タスクはやることそのもので、成果はやった結果実現すること。
なので、タスクと成果はまったく別物。これはオッケーですよね。
この二つをちゃんと分けて確認することが、仕事の受け方の超大事な大事なアップデートポイントだと私は思います。
ちょっと具体的にイメージしてみてください。
毎日いろんなタスクを完了させていくじゃないですか。
でも、タスクは完了したけど、成果は出てないということが往々にして起こりがちだと思いませんか？
例えば、「議事録を書いて」と言われたとするじゃないですか。議事録を書くというのはタスクですよね。そして、書きました。議事録を書いたけれども、読み手が理解できていない。これは、タスクは完了したけど、成果はあがってない、例えば事例ですよね。
これは何によって起こるかというと、タスクを受けて、そのタスクを完了させることが目的化しちゃって、そもそもどうしたいんだったっけ？とか、どうなればいいんだっけ？と、成果に目が向いていなかったり、成果を仕事の指示者と共有できていない時に起こりがちですよね。
私たちは忙しいとついタスクをこなすことにまい進してしまって、私もタスク処理マシーンだった時代がありますので、それも踏まえて言わせていただきますと、タスクをこなすだけの人になると、頑張ってもそもそも成果があがってないんですよね。
成果があがらないから、モチベもあがらないし、成長実感もない。
このスパイラルにはまらないためにも、タスクでだけで仕事の指示をやり取りするのを脱却していくというのは、めちゃくちゃ重要なテーマだと思います。
なので、タスクと成果を分けて確認する。
仕事の着手時に達成状態をきちんとすり合わせする
じゃあ、どうやって？というところなんですけど、例えばさっきの例で、議事録を書いてというタスクがあったとするじゃないですか。タスクは議事録を書くことですよね。
この段階で、じゃあ成果は何か？これを確認したり、すり合わせたりするんですよね。
例えば、読み手が最短で決定内容が分かる議事録を書いてほしいと言われるケース、指示者がそれが成果だと思い描いて依頼するケースと、一方で誰がどんな発言をしたのか、記録をちゃんと残す議事録を書いてほしいと言いながら依頼されるケースもありますので、達成状態をきちんと指示者とすり合わせた上で着手するというのは大事ですよね。
そんなシチュエーションで成果を確認しようとすると、どうなればいいのか？とか、何が実現されればいいのか？これを確認する癖や習慣をつけることが、アップデートポイントだと思います。
なんでそうする必要があるのかというところですけど、なつさんも質問の中で、上司や依頼側にも経験のない仕事に取り組むケースが増えてますよねと書いてもらった通りで、定型化されてる仕事だとか、今までこうしたらうまくいくという経験がチームの中にある仕事であれば、タスクの完了はイコール成果の実現というパターンが多いと思うので、タスクが完了すると成果も実現するというケースもあると思います。
すごく極端に言うと、期限までに請求処理をすると顧客から入金がある。これは、期限までに請求処理をするというタスクを完了させれば、およそ成果の実現が見えている仕事ですよね。
でも、これが定型化されてない仕事だったり、経験がなかったり、複雑だったり、そもそも状況が以前と変化している仕事であれば、タスクの完了と成果の実現はイコールじゃない。
こういうケースに、特にタスクと成果をちゃんと分けて確認する必要がますます重要になっている。
例えば、顧客にメルマガを配信するのがタスクですけれども、成果が、顧客に情報を届けてちゃんと支持をしていただけるということであれば、メルマガだとそもそも開封されないよねとか、ただ情報が羅列されているだけだと支持もされないよねと、そもそも達成したかった成果が実現されてないというケースがあるんですよね。
なので、くどいようですけれども、タスクと成果を分けて確認する。
これが超重要なアップデートポイントだと思います。
分からないことをすぐ確認する
仕事の受け方の私が思うもう一つのアップデートポイントなんですけど、分からないことをすぐ確認する。
これは、「当たり前じゃない、今まで通りじゃない？」と思うかもしれないですけど、でも本当にすぐやっているかというと、疑問が残ると思いませんか？
例えば、「自分なりに考えてから聞かないと」みたいな感じで、考えても分からないことに時間を使ってませんか？
ここですよね。
もっと言うと、「すぐに聞いて、考えないやつと思われたくない」こういう気持ちが邪魔して、考える時間を取っちゃうんですけど、ちょっと言い方を変えると、考えているポーズを取りたいだけですよね。「私もちゃんと考えています」みたいな。
でも、これをチームに言わせると、「お願いだからポーズを取ることに時間をかけないで」という感じじゃないですか。
望むべくは、早い段階で確認してすり合わせをすることで、短い時間で成果をあげる。
自分が分かるか分からないかとか、考えないやつと思われるか思われないかというのは、どっちかというと、優先順位が低いんですよね。
とにかく求められてることは、短時間で成果をあげること。
短時間でゴールを達成すること。
これを勘違いして、「ちょっと自分なりに考えないとな」と言って、分からないことを考えることに時間を取ったり、考えているポーズを示すことに時間を取っちゃう。
これは、今すぐアップデートしたほうがいいポイントだと思います。
指示者と受け手で、一緒になって具体化していく
こんなことを伝えると、「そうすると、メンバーが考えなくなっちゃいませんか？」という上司やリーダー立場の心配もあると思うんですよね。
これね、大丈夫です。
そもそもざっくり自分で考えてというのが、やっぱりアバウトすぎるんですよね。
そういうざっくりしたアバウトな指示を出しちゃうがために、ポーズに時間を使わせたり、手戻りが多すぎて生産性を落としたりするので、「あれ？考えてないな」とか、「相手のレベルや経験であれば十分に考え得るのに、考えられてないな」と思うことがあれば、何を考える必要があったか、どう考えると効果的かを、ちゃんとフィードバックしたり、教えていくということが、育成のスピードをあげるという観点でもすごく重要なんじゃないかなと思います。
そんなわけで、二点ほど共有させていただきましたが、仕事の受け方というキーワードを使ってもらいましたけど、仕事の着手時に上手にすり合わせができるというのは、もはやビジネスパーソンの必須スキルですよね。
指示の曖昧さとか、達成状態の曖昧さ、これを指示者と受け手で、一緒になって具体化していくことが大事であり、指示者の立場でも受け手の立場でも、それができる仕事のやり方を、習慣にしていけたらいいななんて思っています。
皆さんは、仕事の受け手側、もしくは依頼側で、どんな工夫をされていますか？
なつさん、仕事のアップデートシリーズの質問を、どうもありがとうございます。
来週も楽しみにしています。
先週の一番放送は、「自分とメンバーの考え方が違う」という悩みを考える＆今週のコメントご紹介
続きはぜひVoicyでお聴きください。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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