#1288 スケジュール管理はオンラインに移行しても、紙の手帳を使う理由
おはようございます。
小田木朝子です。
このチャンネルは、チームワーキングで私たちの仕事の景色を変えるためのの日々に役立つヒントをお届けします。
祝日は放送をお休みします
祝日あけの火曜日です。
今週初回の放送となるわけなんですが、昨日4日の月曜日は放送をお休みさせていただきました。
万が一にも、アップしているかなと思ってチャンネルをチェックしてくださった方、本当にありがとうございます。
このチャンネルの運営管理画面で視聴の動向を見させていただいた時に、祝日配信の放送は平日のオンタイムになってから聴いてくださる方が割りと多いなという傾向を拝見しまして、「そうだよな、祝日だもんな、放送がたまって荷物にならないように私も休ませてもらっちゃおうかな」そんなふうに考えまして、これから祝日も日曜と同様に配信をお休みさせていただこうかななんて思っています。
もし、ちょっと待ったみたいなご意見があれば、ぜひコメントで教えていただきたいと思っていまして、ご意見をお聞かせください。
というわけで、三連休だったという方も多いんじゃないかなと思いますが、なかなかいい天気でしたよね。気温もぐんぐん上がって、11月とは思えないなって思ったんですが、昨日祝日月曜日は、私は浜松市内にあります浜名湖ガーデンパークという過去に浜名湖花博をやった会場になるんですけれども、ここが広大な緑があふれる公園になっていまして、そこに数時間お出かけしてまいりました。夫と次女ちゃんと一緒に。
長女ちゃんはテスト前ということでテスト勉強をしていたはずなんですけれども、高校生にもなると親とお出かけということはほとんどしてくれなくなりますね。
なので3人で出かけて芝生を歩いたり、ファミリー自転車というみんなでこぐ自転車と、自転車ルートがあるんですけれども、そんな自転車をファミリーでこぎながら、マジで体力もスタミナも本当にないな、そんな実感を持ったりしていた今日この頃です。
皆さんは週末をどんなふうに過ごされましたでしょうか？
今週8日に開催です！人事関連法改正 全容早わかりセミナー
今日は本編に入る前にお知らせをさせてください。
続きはぜひVoicyでお聴きください。
#私は手帳派
今日は、Voicyさんが全体で展開するハッシュタグテーマに基づいてお届けをしようと思います。
今日のハッシュタグはこちら。
『 #私は手帳派 』
年末も近づいて、時事テーマって感じですよね。
皆さんは手帳派ですか？それともオンラインアプリ派ですか？
今日の放送は平たく言えば、私小田木はこうしていますをお届けする内容になると思います。
ですので、聞き方としては「あー、小田木さんはそうなんですね」ぐらいな感じでカジュアルに聴いていただけるといいと思いますし、他者はどうしているという情報の中で、ご自分との共通点や違うところ、そこから私らしさの振り返りになるかもしれませんので、そんな風に聴いていただければいいなと思います。
私は今、手帳併用派です
ということで、『#私は手帳派』というテーマについて私自身の傾向と思うところを放送させていただきます。
まず、私は手帳派かどうかという点に関しては、私は今、手帳併用派です。
アプリやオンラインツールだけじゃないし、一方で手帳オンリーでもない、そんな手帳併用派です。
私はもともと手帳はずっと愛用してきています。スケジュール管理とタスク管理に欠かせないツール、それが私にとっての手帳のスタートラインだったんですよね。
紙の手帳をこよなく愛してきたんですけれども、そこから、例えばこのチャンネルでおなじみの「将来時間予約」だとか「ブロック時間管理」こういった考え方は、バーチカルタイプ、24時間が時間軸になっているタイプの手帳があるじゃないですか。この手帳を使いこなして、どうやって効果的に仕事を進めたり実現したいことを実現させようかという中で生まれた技術だったりします。
なので私自身の仕事の歩みと手帳というのは、切っても切れない関係性にあったのですけれども、実は今現在は、スケジュール管理とタスク管理については、オンラインに完全移行しています。たぶんここ5年ぐらいはオンラインに完全移行済みですね。
なんでスケジュール管理とタスク管理をオンラインに完全移行したかというと、チームで仕事をする中で予定が共有できる、これがマジで不可欠なんですよね。
なのでスケジュールもタスクも、今、何をやっていて、将来に向けて何をやっていくかというのも、完全にオープンに開示するということが、チームで仕事をする上で不可欠になっているんですよね。
なのでチームで共有するためにオンラインに完全移行しましたし、オンラインに完全移行することで、メンバーと必要な時間をお互いに埋め合えるということができるんですね。この時間にこういう会議をしたいということもそうですし、こういうコミュニケーションをここで取っておく必要がある、こういったことをいちいち個別のコミュニケーションをせずに、完全にスケジュールを予約していくベースで、それを合意形成のプロセスの一つにしていくという中で、やっぱりオンラインは欠かせない。
そういったチームレベルでのスケジュールマネジメントが走る中で、タイムリーに確認してメンテしていくというのは、オンラインでなくてはならないという中で、スケジュール管理とタスク管理はオンラインに完全移行しています。
私のお気に入りの手帳
じゃあ、なぜ今でも手帳を使っているのか？そして、もともと私が手帳を使ってきた中で、スケジュール管理とタスク管理が主な役割だったとしたのであれば、紙の手帳さんはどんな役割にシフトしたのかというのを、ちょっと整理をして言語化をしてみました。
まず具体的にどうしているのかというと、私は紙の手帳は併用しているんですけれども、もう何年も使っているお気に入りがあるんですよ。
ちょうど先週、12月スタートの新しい手帳を買ったところなんですけれども、これをもう何年も使ってるお気に入りのバージョンがあります。
それは何かというと、日本能率協会さんが出している手帳で「NOLTY」というシリーズがあるんですよね。割りとガチのビジネス手帳シリーズなんですけど、この「NOLTY」のいろんなバリエーションの中でA5サイズの週間方眼タイプという手帳があるんです。これが特徴を一言で言うと、書いてるんですけど、ほとんどメモ。メモ優先タイプ。これが「NOLTY」さんのA5サイズの週間方眼タイプのコンセプトで、これが本当にいいんですよ。
見開き1ページの中に、一応一週間の日付は書いてあるんですけれども、見開き1ページの9割が、隅から隅まで方眼を張り巡らせた完全フリーのメモページになっているんですよね。
これがスケジュール管理とタスク管理をオンラインに完全移行した今の私にもっとも必要な形だと思っていまして、これを本当に愛用しています。
スケジュール管理ではない、手帳を使う理由
じゃあ、9割が方眼のフリータイプのこの手帳をどう使っているのか？何をそこに書いているのか？というところなんですけど、今年2024年の手帳を見返してみても、なぐり書きの情報しかここには書いてありません。
週次の見開きの中に、その週に書き込んだなぐり書きの情報がざーって書いてあって、たぶんこれは何も知らない人が見ると、「うわ、汚い」と、整理もされていなければ、色付きもされていないし、ただよく分からない情報がひたすらなぐり書いてあるという、そんなような使い方をされているんですけれども、これがスケジュールタスク管理はオンラインに完全移行した今の私が手帳が必要な理由なんだなって思います。
じゃあ、何が書いてあるのかというところなんですけど、まず週間見開きのページに書いてあるのは、頭の中に浮かんだ未分類のことがなぐり書いてあるという、そういう状態です。
未分類のことというのが、たぶん最大のポイントなんですよね。何に関連する情報であるとか、もしくはこの経緯の中で整理された情報やアジェンダであるということは、当然にグループウェアの中にそれを書き込むスペースというか分類された情報ボックスがあるので、整理されたものであればそこに直接書けばいいんですよね。そうすることで、自分だけではなく、それに関与する全員がその情報に触れることができるので。
でもここで問題になるのが、整理される前の情報をどう扱うかということなんですよ。
なので頭の中に浮かんだ未分類のことというのは、例えば、「これを今、考えておくべきことじゃない？」ということがふと頭に浮かんだ時に書き留めておくとか、もしくは「ひらめいた」ですよね。例えば、企画書そのものはパワーポイントだとか、その全体になる構成として特定のワードやテキストファイルに書いているんですけれども、情報をこんなふうな構造でまとめればいいなとか、そもそもこういった問いについて答えを出す必要があるな、そういうことって書いてる作業中じゃないときにぱって思い浮かんだりするんですよね。
これをなんらかで書き留めて可視化しておかないと、どんどん頭の中で流れ出ていってしまうので、そういったひらめきを、文字で書く時もあれば、図的な構造で書くときもあるんですけれども、それをきちんと書き残しておくというところが、未分類の情報の役割になるかなと思います。
その中にVoicyのテーマなんかも含まれてきますよね。「これ、いいじゃん、放送にしようかな」そういったことはどんどん頭の中から流れていってしまうので書き留めておくということが結構重要になるなと思います。
これが週次の見開きページになぐり書いてある情報ですね。
未分類未整理の情報を書き留めておく
あと手帳全体を見渡した時にどんなことが他に書いてあるかというと、「NOLTY」のメモ優先タイプというのはフリーの方眼のノートページがめちゃくちゃ多いんですよね。
そこに書いてあるのは、月一の私の大事なメンター1on1のメモがなぐり書いてあります。
整理されてないなぐり書き状態。
その時に考えたこととか、心に留め置いておきたいこととか、その段階で客観視できた自分の思考というのが、バーってなぐり書いてあって、そのときはなぐり書きかもしれないけれども、後で見返すことによって、未分類未整理から分類された整理された情報にきちんと言語化されていくという、そういう流れの中で欠かせないのが未分類未整理の情報を書き留めておくということだなと思っています。
つまり私は今、手帳をどう使っているのかでいくと、たぶん頭の一部、外付け記録媒体的に使っているんだなと思います。
これがスケジュール管理とタスク管理がオンラインに完全移行しても、なくせない欠かせない、手帳の今の私にとっての役割になってるなという感じなんですよね。
未分類未整理、整理される一歩手前の情報というのが、自分自身が考えていることを自覚させてくれたり、深めたり、広げたり、シャープに削ぎ落とりしたりという中で、本当に欠かせないプロセスでして、そういったことを扱うのは、特定のボックスやファイルが固定されたオンラインではなくて、自由になぐり書ける紙なんだなって思っています。
そんな中で私は手帳併用派ということで、今年も愛用のほとんどメモで構成されている「NOLTY」さんの手帳を使っていこうと思っています。
皆さんは手帳を使っていらっしゃいますか？そして手帳派の方は、どんなふうに手帳を機能させていますか？
よかったらコメントをください。
最後までお聴きいただきありがとうございました。
今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子（おだぎともこ）プロフィール
人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
“気合・根性・長時間労働の働き方を変えるヒント”をnoteとVoicyで毎日配信中。
仕事・キャリア・人生に効くサプリメントをあなたに。
＊Voicy｜明日の景色を変える「仕事サプリ」｜https://voicy.jp/channel/1240
＊スクラ公式HP｜https://schoola.jp/
＊Facebook｜スクラ｜https://www.facebook.com/schoola.jp
＊Instagram｜@odagitomoko｜https://www.instagram.com/odagitomoko/
＊Twitter｜@odagitomoko｜https://twitter.com/odagitomoko