#958 テキストで上手にコミュニケーションをとるための具体的テク
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
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今日は、いただいた質問をもとに放送をお届けしたいと思います。
テーマは、「テキストコミュニケーション」についてですね。
投稿者は、ケピです。ケピさん、ありがとうございます。
文章を作るのに時間がかかってしまうお悩み
【私は、子どもが小学一年生で、今はPTAの役員をやっています。
よく一年生の委員（4人）の意見をまとめて、委員長に連絡するといったことがあります。やり取りはラインのテキストです。
皆さんの意見や意図をきちんとくみ取り、うまい表現（意図は伝わりつつも気分を害さない表現）で伝えたいのですが、文章を作るのにものすごく時間がかかってしまいます。
うまく文章で表現することも練習が必要だなと思いつつ、小田木さんに何かヒントをもらえたらうれしいなと思い、投稿させていただきました。】
ケピさん、テキストコミュニケーションのテーマを今日は一緒に考えてみたいと思います。
質問ありがとうございます。
このテーマに名前をつけるとしたら、「上手にテキストでコミュニケーションをするコツ」こんな感じですかね。
PTAのラインに関わらず、相手とテキストコミュニケーションをとる中で、ケピさんが書いてくれたように、ちゃんと意図を伝えたいなとか、誤解されたくないなとか、そういったことを踏まえて考えれば考えるほど、時間がかかってしまうな、こういうお悩みを感じたことがある人って、たぶん私も含めてめちゃくちゃたくさんいるんじゃないかなと思います。
改めて思うんですけど、文章とかテキストコミュニケーションって難しいんですよね。
PTAのラインもそうだし、チーム内のコミュニケーションもそうだし、上司や顧客やパートナー、あらゆる相手とちゃんとテキストコミュニケーションをとろうと思うと、それなりのエネルギーもかかるし、技術も必要だ。
私も本当に同じく思います。
今日は、ケピさんの「上手にテキストでコミュニケーションするコツが知りたい」を取り上げまして、私もいろいろ試行錯誤したり、こういうことかな？と思うところがありますので、小田木所感として、三つ、お伝えしたいと思います。
テキストで上手にコミュニケーションをとるコツ
小田木的な三つを共有させていただくんですけれども、皆さん、最初の二つはさらっと聴き流していただいてOKです。
最初の二つは、そりゃそうだよねというところですので、さらっと聴き流していただいて、私的には三つ目が意外と盲点になりやすいかなと思っていますし、ケピさんのPTAラインのケースにもしかしてお役立ちになるのは三つ目かなと思いますので、一つ目と二つ目はウォーミングアップで聴き流し、皆さん、三つ目によかったら着目して聴いてみてください。
書いた上で直接コミュニケーションを組み合わせる
上手にテキストでコミュニケーションをするためのコツ（小田木所感）の一つ目は、直接コミュニケーションを組み合わせる。
最初からこれを織り込んでやったほうがいいんじゃないかなと思います。
文章だけで、もれなく、確実に、誤解なく、背景だとか、意図・趣旨も含めて、完璧に伝え切るってやっぱり難しいんですよね。
なので、誤解なく伝えたい、そして相手のリアクションだとか、受け取る感情も含めて、ちゃんとフォローしたいと思ったら、やっぱり直接コミュニケーションを組み合わせる。
これが一番だと思います。
ただくれぐれも、これは「とにかく、だから、面直で」このメッセージとは全然違うんですよね。
直接コミュニケーションを取るにしても、書くとか、テキストで表現するということを一切しないのは、効率もパフォーマンスもだだ下がりだと思いますので、ちゃんと書いた上で、直接コミュニケーションを組み合わせる。
これが最強だと思っています。
書くことで、お互いが同じものをちゃんと見られるじゃないですか。視覚で。
そうすると、コミュニケーションを取ってることがちゃんと構造で見えるし、構造というのは、例えば、目的は何で、手段は何で、懸念されることが何でとか、この構造の項目はいろいろですけれども、ちゃんと構造で理解ができるんですよね。
その上で、もれなく、早く、伝わって、さらに考えるべきことをお互いに挙げながら、深く理解ができるという流れになります。
一方で、しゃべるだけや聞くだけだと、漏れるは、忘れるは、その時に受け取った認識が途中で変わっていくは、あとから結局またコミュニケーションを取り直すということが何度も生じることが多いんじゃないかなと思いますので、誤解なく伝えたい、ちゃんとフォローしたいという場合は、書いた上で直接コミュニケーションを組み合わせるというのが、私は最強だと思っています。
早い段階で他者の目を入れて、精度をあげていく
二つ目は、これもさらっといきますけれども、精度を上げたい、でも時間をかけたくない、この場合は、さっさと他者の目を入れる。
これに限ると思います。
他者の目を入れるというのは、自分以外の誰かにチェックしてもらってフィードバックを受ける。
一人でうんうんと30分考えるよりも、5分でさくさくと作って、いったん他者に見てもらう。このぐらいの、極端な話、スピード感ですよね。
そうすると、当然、自分が気づける範囲と、違う相手が気づくことって全然違いますので、相手が見て、「ちょっとこれだと伝わらないかもな」とか、 「こういう印象を受けちゃうな」もしくは、「回りくどすぎて、よく分かんない」とか、こういうフィードバックを途中で受けて、直すことに時間を使ったほうが、結果的にかける時間は短くなり、文章の精度も上がっていく。
こういうメカニズムになっていると思います。
なので、私たちのチームは、特にお客様に送るメッセージやメールは、「これで誤解なく伝わりますかね？」こんなやりとりやフィードバックの依頼が、ビュンビュンとチームの中で飛んでいますので、早い段階で他者の目を入れて、精度をあげていくという手段がいいんじゃないかなと思います。
PTAのラインだと、これはちょっと難しいと思うかもしれないですけど、例えば、学年の委員と話している段階で、「ここまでってこういうことかな？」と、軽くメモやテキストで「この三つだよね、ここまで出てきた話は」そんなものをメモしておいたり、もしくは、ラインの中でやり取りしたりすると、「そうそう、そういうこと」「ちょっとこれだとニュアンスが違う」みたいなコミュニケーションが、まずは仲間と取れるんじゃないかなと思いますので、うまく試せるといいなと思います。
位置付けと相手への期待を添える
ようやく三つ目なんですけれども、皆さん、ここじゃないかなと私は思うんですけど、どうでしょうか。
誤解なくちゃんと伝えるためには、文章の伝える中身そのものじゃなくて、それに対して、ちゃんと位置付けと相手への期待を添える。
これが意外と漏れちゃうことが多いんじゃないかなと思うんですけど、いかがでしょうか。
伝えたい中身の本丸そのものじゃなくて、外堀ですよね。
メッセージやメール内容の位置付けと、受け取った相手への期待をちゃんと添える。
どういうことかというと、受け取る側になったときに気づくんですよね。
受け取る側になったときに、テキストコミュニケーションが来て、「あれ？なんでこれ？」とか「中身は分かるんだけど、どうしてほしいのかな？」とか、どう受け取っていいのか分からない。
こうなることって、受け手になったときに結構ありませんか。
だから位置付けと相手への期待を添えるんですけど、位置付けというのは、例えばこういう感じですね。
こういう経緯であなたにこれを送っていますとか、ここに書いてあるのは概要だよ。詳細じゃなくて、まずは概要だよ。もしくは、まだ5割段階で経過の共有だよ。
こんな感じで、中身そのものじゃなくて、中身の位置付けをまずちゃんと伝える。
その上で、相手への期待というのは、詳細はあとで説明してほしいとか、もしくは、漏れがないか見てほしいのか、伝わっているか心配なので、分かりにくいところは突っ込んでほしいのか。
位置付けと相手への期待が書いてあってはじめて、相手がこの文章をどういうスタンスで見て、何を返すかというのが、くっきりはっきりするので、「はい、了解」こうなるんですよね。
これがちゃんとできていないと、概要なのに細かいツッコミが必要なのかな？と推察して解釈して、細かく突っ込むんだけれども、「いやいや、これは概要だったので、そこまでのフィードバックはいらないです」みたいな感じになったりとか、結局相手が何をしてほしいのかよく分からないので、スルーされちゃったりとか。
こういうミスコミュニケーションを格段に減らせるのも、位置付けと相手への期待をちゃんと言葉にして添えるということだと思います。
ということで、前の二つは流しながら三つ目を聴いてねとお伝えしましたけれども、皆さん、伝わりましたでしょうか。
皆さんがテキストコミュニケーションする中での工夫があれば、ぜひ教えてほしいなと思っています。
そして、質問者のケピさん、ありがとうございます。
私なりの所感でしたが、その中でケピさんのお役に立てるものがあればうれしいなと思っております。
それでは、「上手にテキストでコミュニケーションするコツ（小田木所感）」は以上です。
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続きはぜひVoicyでお聴きください。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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